Despliegue de DHIS2 para que eLMIS mejore la gestión de las reservas de malaria en Guinea Ecuatorial

Durante más de una década, el Proyecto de Eliminación de la Malaria de la Isla de Bioko (BIMEP) ha colaborado con el Ministerio de Sanidad y Bienestar Social de Guinea Ecuatorial en la adquisición de productos básicos contra la malaria que se distribuyen a los centros sanitarios públicos, incluidos materiales de prevención, suministros para pruebas de diagnóstico y tratamientos antipalúdicos. La BIMEP ha desarrollado varias versiones de sistemas electrónicos de información para la gestión logística (eLMIS) basados en Excel para gestionar el inventario de su almacén central, registrar la distribución de existencias e informar sobre la adquisición de productos contra la malaria. Aunque han sido útiles para apoyar los esfuerzos de mantenimiento de registros, los análisis más complejos -como la previsión de los índices de consumo, la triangulación de los datos sobre existencias y servicios sanitarios, y la estimación de las necesidades de adquisición- han supuesto un reto.

A medida que los presupuestos para actividades relacionadas con la malaria seguían disminuyendo y las cadenas de suministro mundiales se volvían cada vez más tensas, el BIMEP determinó que un eLMIS mejorado era esencial para garantizar la disponibilidad de existencias adecuadas de productos contra la malaria para proteger a las poblaciones vulnerables de una de las enfermedades más frecuentes en esta pequeña nación de África central. El proyecto ya utilizaba DHIS2 para recopilar datos relacionados con la salud, y decidió ampliar su sistema DHIS2 para integrarlo con un conjunto de Logística DHIS2 para la malaria, lo que permitiría al equipo prever mejor los requisitos de adquisición, responder a las necesidades de los centros y garantizar unas existencias y una gestión adecuadas de los productos básicos para la malaria en todos los niveles del sistema sanitario público.

El nuevo sistema eLMIS de la BIMEP, basado en DHIS2, ya ha tenido un impacto en los programas de malaria de la isla de Bioko, ayudando a prevenir el desabastecimiento y a garantizar unas existencias adecuadas en el almacén central y en todos los centros de salud pública, descubriendo lagunas en los mecanismos de información internos y externos y posibles fuentes de fuga de existencias, y aumentando la responsabilidad y la transparencia.

Transición de Excel a DHIS2 para mejorar la calidad de los datos y apoyar las previsiones, la triangulación y las estimaciones de adquisiciones.

Los productos adquiridos por la BIMEP son inventariados en un almacén central por el personal de la BIMEP, que también gestiona su distribución a los centros sanitarios públicos. Los sistemas eLMIS desarrollados por la BIMEP utilizando Excel tenían varias limitaciones que afectaban a la capacidad del proyecto para gestionar eficazmente las reservas de malaria. Al estar basados en Excel (sin base de datos central, gestión de usuarios ni flujo de trabajo de validación), estos sistemas eran propensos a errores de introducción y pérdida de datos, lo que comprometía su fiabilidad. Además, cualquier análisis complejo que utilizara datos del eLMIS, como las previsiones, se realizaba manualmente y a menudo provocaba retrasos en la presentación de informes a la sede. Esto contribuyó a que se agotaran las existencias en el almacén central, especialmente durante la pandemia de COVID-19, cuando las cadenas de suministro mundiales se vieron sometidas a tensiones.

Ya está equipada con una sólida plataforma DHIS2 para recopilar datos sobre servicios sanitarios, mejorar la calidad de la atención del personal sanitario y llevar a cabo encuestas semanales. vigilancia del paludismoEl BIMEP vio la oportunidad de aprovechar su instancia DHIS2 existente para la gestión logística de la malaria con el fin de resolver los problemas de su actual eLMIS y mejorar la gestión de las existencias. Los objetivos de este esfuerzo eran configurar indicadores logísticos básicos para cada producto, así como predictores para estimar las existencias actuales y los meses estimados de existencias en el almacén central dados los índices de consumo para prever las necesidades de adquisición, y triangular los datos de existencias con los datos de los servicios sanitarios para comprender mejor el rendimiento de las existencias y las pérdidas (existencias desechadas y discrepancias de existencias).

Aprovechando el desarrollo del marco común de datos logísticos de la OMS, el paquete de metadatos Aggregate DHIS2 para Malaria Logistics se integró en la instancia DHIS2 existente y se adaptó para satisfacer las necesidades de los países. El personal de la BIMEP utiliza el módulo de logística de la malaria para hacer un seguimiento de los datos de distribución de productos contra la malaria desde el almacén central hasta los centros de salud. El paquete se adaptó para incluir productos adicionales para planes individuales de tratamiento/prevención de la malaria, así como suministros de laboratorio para el diagnóstico de la malaria. Se configuraron indicadores y visualizaciones adicionales para apoyar los esfuerzos programáticos.

También se configuró un programa de eventos DHIS2 para modelar las cantidades de cada producto antipalúdico recibido en el almacén central, junto con su fecha de caducidad y su identificación de lote. Las notificaciones de DHIS2 se configuraron para alertar al personal cuando los productos básicos del almacén central se acercan a la fecha de caducidad. Además, los predictores de DHIS2 se configuraron para crear totales continuos tanto de las existencias recibidas como de las distribuidas desde el almacén central, con el fin de generar indicadores de las existencias disponibles estimadas y de los meses de existencias disponibles estimados para cada producto, que se presentan en un cuadro de mandos para gestionar las adquisiciones de existencias. Las notificaciones también alertan a los gestores para que inicien los procedimientos de aprovisionamiento cuando las existencias de productos básicos alcancen un umbral crítico en función de los índices de consumo previstos.

Los formularios en papel se llevan sobre el terreno para recopilar datos sobre la distribución de productos básicos, que posteriormente se introducen mediante la aplicación web de introducción de datos DHIS2; no obstante, se está realizando la transición al uso de la aplicación DHIS2 Android Capture. La aplicación web de captura DHIS2 se utiliza en el almacén central para introducir los datos de eventos de las existencias recibidas en el momento del aprovisionamiento.

Influir en la gestión de los proyectos contra la malaria con datos precisos y oportunos para mejorar el análisis y la toma de decisiones.

Una de las principales ventajas del eLMIS DHIS2 son los indicadores de previsión automática que estiman las existencias disponibles y los meses de existencias disponibles en el almacén central. El anterior sistema eLMIS no ofrecía funciones de previsión de las necesidades de existencias en función de los índices de consumo de productos básicos. En consecuencia, en múltiples ocasiones se agotaron las existencias del almacén central debido a los retrasos asociados a la necesidad de compilar manualmente los datos sobre servicios sanitarios y distribución, y de calcular manualmente los indicadores de adquisiciones. Cuando estos cálculos se comunicaron a la sede para su adquisición, ya era demasiado tarde, especialmente durante la pandemia de COVID-19, cuando la cadena de suministro mundial ya estaba bajo presión. Los indicadores y alertas configurados en DHIS2 proporcionaron rápidamente al personal los datos que necesitaban para la toma de decisiones mediante la previsión de adquisiciones de existencias, lo que ayudó a garantizar unas existencias adecuadas en el almacén central y en los centros sanitarios públicos.

Una ventaja igualmente importante del eLMIS es que permite al equipo triangular fácilmente los datos de distribución de existencias con los datos de los servicios sanitarios. Estas visualizaciones de indicadores ayudan al equipo a comprender mejor el rendimiento de las existencias y las pérdidas, al tiempo que les proporcionan datos para informar a los gestores de los centros sanitarios sobre cómo pueden mejorar la gestión de las existencias en sus respectivos centros. Durante el primer mes de implantación del eLMIS en DHIS2, el equipo detectó inmediatamente discrepancias de datos entre los múltiples mecanismos de información de DHIS2, a saber, los informes de distribución de existencias, los informes semanales sobre malaria y los registros detallados de pacientes. Por ejemplo, en un hospital de distrito, el número de pruebas de diagnóstico precoz entregadas a los pacientes era superior al número de pruebas realizadas según los registros digitalizados de pacientes. Además, el número de RDT entregadas a los pacientes fue superior al número total de consultas notificadas a través del módulo semanal de vigilancia de la malaria durante ese periodo.

Estas visualizaciones, que antes eran inalcanzables en tiempo oportuno, proporcionan al equipo las pruebas fácilmente comprensibles que necesitan para apoyar las investigaciones y reaccionar con rapidez. Mediante la triangulación de los datos sobre existencias y servicios sanitarios, los equipos descubrieron lagunas en los mecanismos de información internos y externos, así como posibles fuentes de fuga de existencias, que luego pudieron debatirse en las reuniones de planificación estratégica con las principales partes interesadas. Además, los datos permitieron al equipo de la BIMEP supervisar más de cerca sus propios flujos de trabajo internos, aumentando así la responsabilidad y la transparencia.

Retos y oportunidades para seguir mejorando la gestión logística con DHIS2

A pesar de los importantes logros conseguidos, el equipo de la BIMEP se enfrentó a una serie de retos a la hora de implantar el eLMIS en DHIS2. Debido a la falta de disponibilidad de ciertos esquemas de tratamiento de la malaria por parte de los proveedores farmacéuticos, muchos de los tratamientos en stock en el almacén central tuvieron que ser reenvasados para su distribución con el fin de evitar el desabastecimiento de los centros de salud. Afortunadamente, DHIS2 ofrecía medios flexibles para modelizar estos cambios, y los novedosos indicadores permitieron al equipo seguir supervisando su inventario sin complicaciones sustanciales. Además, como este eLMIS rentable no estaba pensado para sustituir a un eLMIS transaccional adecuado, el sistema está limitado en su capacidad para estimar el inventario y realizar un seguimiento de los productos básicos por número de lote en todo el sistema de salud pública. No obstante, el módulo creado para registrar las existencias recibidas en el almacén se ha configurado para que notifique al equipo cuando las mercancías se acerquen a su fecha de caducidad.

Aunque la mayoría de los retos se han superado con soluciones posibles gracias a la flexibilidad de DHIS2, el mayor reto sigue siendo inculcar una cultura basada en los datos dentro del equipo de distribución de medicamentos para garantizar una gestión adecuada de los productos contra la malaria. Aunque las herramientas están disponibles en el eLMIS, el equipo aún está aprendiendo a utilizar los datos para la toma de decisiones. Las Academias DHIS2 en línea ofrecidas a través de la red HISP y BAO Systems han reforzado las competencias técnicas del personal; sin embargo, transmitir los resultados generados en el sistema a las distintas partes interesadas es un proceso igualmente importante que requiere un conjunto diferente de competencias y formación. El BIMEP cuenta con una amplia experiencia en sistemas de información, que le ha enseñado que la creación de una cultura de uso de datos es un proceso iterativo en el que se avanza mediante el perfeccionamiento continuo de los sistemas y la información a todas las partes interesadas.

El equipo del BIMEP está buscando nuevas formas de aprovechar su DHIS2 para modelar otras actividades y productos de su inventario, al tiempo que refuerza continuamente sus esfuerzos para eliminar la malaria en la isla de Bioko.

Este artículo ha sido adaptado de un informe de Jordan Michael Smith. Obtenga más información y comparta preguntas y comentarios sobre este proyecto en la Comunidad de Práctica DHIS2.