Utilização do DHIS2 para uma melhor monitorização e gestão do equipamento da cadeia de frio no Malavi

O equipamento da cadeia de frio e os dados sobre o stock de vacinas – duas pedras angulares de programas de imunização eficazes a nível nacional – representaram desafios fundamentais para o Malavi nos últimos anos. As tempestades danificaram o equipamento da cadeia de frio existente e enfraqueceram a rede eléctrica e as infra-estruturas de transporte em algumas zonas, e os surtos de doenças limitaram ainda mais a capacidade de armazenamento a frio. Além disso, os registos de equipamento da cadeia de frio no Malawi têm normalmente utilizado uma manta de retalhos de folhas de cálculo não normalizadas, baseadas na Internet, mensagens de correio eletrónico e formulários em papel, o que complica a consolidação e análise de dados, bem como a atribuição e manutenção de equipamento.

Devido ao seu sucesso anterior utilizando o DHIS2 para a vigilância e resposta à Covid-19, as autoridades de saúde do Malavi decidiram, em 2022, utilizar a plataforma para modernizar a gestão e a monitorização do equipamento da cadeia de frio das vacinas (CCE). O pessoal do Programa Alargado de Imunização (EPI) e da Divisão de Saúde Digital – com o apoio da UNICEF Malawi – concebeu e testou um novo sistema de CCE no DHIS2 e formou técnicos para registar e gerir os artigos de CCE no Tracker. Os técnicos registaram e seguiram mais de 300 peças de equipamento em 20 distritos no espaço de quatro semanas. A melhoria da monitorização do CCE nestes distritos apoiou a atribuição de recursos e o planeamento da manutenção, uma vez que os técnicos podem agora ver o inventário, o estado do equipamento e as transacções nos seus painéis de controlo do DHIS2 em tempo real. Os dados de inventário que antes demoravam cinco anos a gerar estão agora disponíveis em cinco minutos.

“O sistema de gestão de equipamentos da cadeia de frio ajudou-nos a aceder ao inventário da cadeia de frio, a conhecer todas as transacções que ocorreram e a planear o próximo serviço CCE devido.” Lucius Future Chisale, assistente técnico da cadeia de frio, Zona Centro-Leste

A identificação dos fluxos de trabalho e dos metadados principais informa a configuração do Tracker e a formação dos técnicos CCE

A gestão do equipamento da cadeia de frio no Malawi tem sido feita em papel, com alguns ficheiros de folhas de cálculo electrónicas autónomas, até muito recentemente, de acordo com Blessings Kamanga, um gestor de produtos da Divisão de Saúde Digital do Ministério. Segundo ele, alguns gestores de cadeias de frio fizeram progressos iniciais passando a utilizar folhas de cálculo baseadas na Web, mas essa abordagem também apresentou desafios. “Por exemplo, se quiser saber os níveis de stock, ou talvez o estado operacional, isso era muito difícil porque significava que tinha de consolidar esses ficheiros individuais e certificar-se de que podia fazer a análise por si próprio no Excel. Portanto, essa era uma lacuna”, explicou. Anteriormente, os membros da equipa nacional do IMR tinham de se deslocar a cada uma das instalações da CCE para elaborar um inventário exaustivo – um processo que normalmente ocorria de cinco em cinco anos – e agora essa mesma informação pode ser acedida em cinco minutos. “Agora, em cinco minutos, podemos iniciar sessão no sistema e retirar os dados, atualizar o estado da funcionalidade ou sincronizar os dados com o servidor”, disse Kamanga.

Como primeiro passo importante para a digitalização e normalização dos seus fluxos de trabalho para a monitorização e gestão do equipamento da cadeia de frio, a Divisão de Saúde Digital realizou uma análise exaustiva dos formulários em papel e das várias folhas de cálculo electrónicas utilizadas. Trabalharam para estabelecer exatamente quais os itens de dados que estavam a ser recolhidos e identificaram as fases de gestão do fluxo de trabalho existente, que incluíam transacções de equipamento, estado operacional, monitorização da temperatura e muito mais. “Depois de registar o equipamento, pode ter de o enviar para outra instalação ou pode ter de efetuar uma manutenção planeada ou corretiva”, disse Kamanga sobre os processos da CCE. “Também precisamos de saber se o equipamento acionou um alarme para indicar que a temperatura ultrapassou o limite, o que exigiria a tomada de medidas.”

Com base nestes requisitos, a equipa nacional concebeu um processo para registar e gerir o equipamento, e dois técnicos do DHIS2 da Divisão de Saúde Digital desenvolveram um programa de rastreio, agora denominado “eVax Cold Chain Guard”, no âmbito do módulo nacional de vacinação eletrónica (eVax) na Plataforma de Vigilância de Saúde Única do Malavi. Depois de a equipa do PAI ter concluído os testes, o pessoal da Divisão de Saúde Digital e do PAI deu formação aos técnicos da cadeia de frio de dois distritos visados – Lilongwe e Ntchisi. Deram uma breve orientação, demonstrando como registar, monitorizar e gerir os artigos CCE no sistema, e distribuíram etiquetas com códigos de resposta rápida (QR) identificadores únicos para apoiar uma entrada de dados mais rápida e o rastreio do equipamento.

A equipa nacional supervisiona e apoia os técnicos a nível distrital para uma implementação bem sucedida

Após a sua orientação com o sistema eVax Cold Chain Guard em março de 2024, os técnicos da CCE dos dois distritos começaram a registar o equipamento nas suas instalações – colando as etiquetas de código QR e introduzindo os dados correspondentes em dispositivos móveis. Em apenas três semanas, os técnicos destes dois distritos conseguiram registar 200 peças de equipamento em 105 instalações. Uma semana mais tarde, esses primeiros técnicos deram orientação a técnicos de mais 18 distritos, que registaram mais 100 peças de equipamento numa semana, para um resultado combinado de 300 itens registados num total de quatro semanas.

Ao longo do processo de registo de equipamento nos dois primeiros distritos, a equipa nacional utilizou um chat de grupo numa aplicação popular de mensagens de texto para a resolução de problemas em direto e outros tipos de assistência à implementação, e os membros da Divisão de Saúde Digital e do EPI deslocaram-se a muitas das instalações do CCE para monitorizar o progresso e resolver quaisquer problemas em curso com o registo de equipamento. Num caso, a equipa descobriu que alguns técnicos que utilizavam os seus próprios dispositivos móveis para a introdução de dados não conseguiam carregar os dados devido a problemas com um campo obrigatório, e tomou medidas rápidas para resolver a situação editando o formulário de recolha de dados.

Para além da utilização de dispositivos pessoais para a introdução de dados, a equipa deparou-se com dificuldades de ligação à Internet em algumas das instalações mais remotas. “Utilizámos extensivamente a aplicação DHIS2 Android Capture para garantir que os dados são recolhidos nessas áreas”, disse Kamanga. Embora não fosse possível obter dados em tempo real nestas áreas devido à falta de conetividade, a utilização desta aplicação significava que os utilizadores podiam captar os dados eletronicamente no local e depois carregá-los para o servidor assim que tivessem novamente cobertura de rede.

Os painéis de controlo personalizados proporcionam transparência aos parceiros e apoiam decisões de recursos baseadas em dados

Como parte da implementação deste sistema de CCE, a equipa da Divisão de Saúde Digital do Ministério criou painéis de controlo e listas de linhas no eVax Cold Chain Guard para ver e analisar vários dados – incluindo o estado operacional por distrito, equipamento disponível por instalação, tipos de equipamento utilizados, equipamento com dispositivos de monitorização remota da temperatura e muito mais. Estes painéis de controlo fornecem novas funcionalidades aos gestores da cadeia de frio, com informações em tempo real sobre a disponibilidade do equipamento, os requisitos de manutenção e a capacidade da cadeia de frio em relação ao volume real armazenado.

“Para cada distrito, podemos ver quantas peças de equipamento estão funcionais, quantas precisam de manutenção e quantas não estão funcionais”, disse Kamanga. “Se houver necessidade de adquirir algum equipamento, podemos facilmente ver que tipo de equipamento adquirir.” Como os painéis de controlo também mostram a fonte de financiamento de cada equipamento, “conseguimos mostrar transparência e responsabilidade em termos do equipamento que os nossos doadores e parceiros fornecem ao país”. explicou Kamanga. Esta informação pode ajudar doadores como a Gavi, a Unicef e a USAID a monitorizar a eficácia do seu apoio ao sistema de saúde do Malawi e a dar prioridade a áreas para financiamento adicional.

“A gestão do inventário de dados é agora mantida num site simples e de fácil acesso [location] para análise e visualização, como modelos CCE, volume CCE, utilização de energia, etc.” Anock Sinkhonde, Assistente Técnico Zonal da Cadeia de Frio, Zona Sudoeste

Próximas etapas: Expansão para outros distritos, integração de fontes de dados adicionais e integração de mais equipamento

Desde as fases iniciais deste projeto de digitalização da gestão da CCE, o Ministério continuou a implantar o sistema eVax Cold Chain Guard como parte de um novo roteiro de modernização mais amplo a ser implementado de 2025 a 2027. De acordo com Kamanga, o roteiro apoia a expansão do eVax Cold Chain Guard para outros distritos, bem como a integração de outros tipos de dados, incluindo dados de monitorização remota da temperatura. “Estamos a pensar em realizar orientações nesses outros distritos, para que possamos garantir que todo o equipamento da cadeia de frio está registado”, disse Kamanga. “Alguns dos artigos de CCE estão equipados com dispositivos de monitorização remota da temperatura fornecidos pela Nexleaf, [and] a ideia é integrá-los no sistema que criámos, para que seja automatizado.” Além disso, o Ministério espera fazer a transição do sistema de monitorização do CCE para a faturação inversa e está a considerar a possibilidade de o expandir para incluir outros tipos de equipamento no sector da saúde.

Este artigo baseia-se numa apresentação feita por Blessings Kamanga na Conferência Anual DHIS2 2024. Veja a gravação no YouTube (começa às 24:26) e veja os diapositivos no Google Drive. Ouça as suas perspectivas sobre este projeto no vídeo abaixo.