Reforço da gestão das existências das farmácias na Somália com o DHIS2

Em situações de emergência humanitária, o acesso a medicamentos e fornecimentos essenciais pode ser perturbado por sistemas logísticos deficientes e métodos de recolha de dados desactualizados. Na Somália e noutros contextos afectados por conflitos, as unidades de saúde apoiadas pelo Comité Internacional da Cruz Vermelha (CICV) baseavam-se muito em registos em papel ou em folhas de cálculo desconexas, o que dificultava o acompanhamento dos níveis de existências médicas e a garantia de um reabastecimento atempado. Esta situação criou ineficiências, atrasou as entregas e deixou as instalações vulneráveis a rupturas de stock críticas, comprometendo, em última análise, os cuidados prestados aos doentes.

Para fazer face a estes desafios, o CICV desenvolveu o sistema de Gestão de Stocks de Farmácia (PSM), uma aplicação baseada no DHIS2 concebida para digitalizar e normalizar o controlo de stocks nas instalações apoiadas. Depois de um pré-piloto bem sucedido de 18 meses na Somália, o sistema expandiu-se para outros países que o CICV apoia e está agora ativo em 98 locais em 12 países, com 390 utilizadores activos. O PSM reduziu significativamente os tempos de encomenda de stock – de várias horas para menos de 30 minutos – e melhorou a precisão, visibilidade e velocidade dos dados de stock. Também reduziu os custos, com uma poupança estimada de 30% do valor das existências por local e ganhos de eficiência de 10-15% por ano. Esta transição digital transformou as práticas de gestão do aprovisionamento e aumentou a eficiência, a responsabilidade e a sustentabilidade das operações de saúde apoiadas pelo CICV.

A gestão digital de stocks transforma os sistemas de abastecimento em zonas de conflito

No centro da solução de Gestão de Stocks de Farmácia do CICV está o DHIS2, uma poderosa plataforma de código aberto que suporta o acompanhamento e planeamento de stocks em tempo real – mesmo em áreas remotas ou instáveis. Utilizando dispositivos móveis com capacidade offline, os armazenistas das unidades de saúde introduzem os dados mensais de stock e consumo diretamente no DHIS2, muitas vezes através da leitura de códigos de barras. Isto substitui os formulários em papel e as folhas de cálculo fragmentadas por um processo digital simplificado e de fácil utilização.

Uma vez introduzidos, os dados são sincronizados com um servidor central DHIS2, onde são visíveis para os gestores de farmácia e para os logísticos do CICV através de painéis de controlo e ferramentas de análise. A integração com o DHIS2-RTS (Real-Time Stock) permite não só a elaboração de relatórios mensais, mas também o acompanhamento transacional de cada artigo dispensado, perdido ou corrigido – apoiando a monitorização e a responsabilização contínuas.

O impacto é significativo: antes do PSM, a encomenda mensal de stocks demorava até quatro horas por instalação. Atualmente, as encomendas podem ser concluídas em menos de 30 minutos. A integração automática com o sistema de encomendas garante que os níveis de stock estão sempre actualizados e que os pedidos de reabastecimento se baseiam em dados de consumo reais, reduzindo drasticamente os erros e os atrasos.

Construir sistemas digitais escaláveis e interoperáveis

Desde o seu início como uma solução de base baseada em Excel, a ferramenta PSM foi gradualmente ampliada e profissionalizada numa aplicação DHIS2 robusta. O CICV selecionou o DHIS2 devido à sua capacidade offline, interoperabilidade e alinhamento com os sistemas do Ministério da Saúde – cruciais para o planeamento de transferências ou saídas responsáveis em ambientes frágeis.

O lançamento do PSM foi apoiado por uma implementação estruturada, formação e integração com a infraestrutura digital mais ampla do CICV, incluindo o sistema de informação de gestão logística baseado em ORACLE e Tableau para análise avançada de dados. Os dados das farmácias agora fluem diretamente para os painéis de controlo institucionais, permitindo aos gestores de saúde do CICV avaliar o desempenho da cadeia de abastecimento, identificar estrangulamentos e melhorar o planeamento do programa em vários países.

Reduzir os custos e as emissões de carbono

Com base na implementação-piloto na Somália, o CICV calculou que os ganhos de eficiência da implementação do PSM eram de 10-15% por pessoa e por ano, libertando uma quantidade significativa de tempo do pessoal das unidades de saúde que costumava ser utilizado para a elaboração manual de relatórios para outras tarefas. Dados mais precisos e atempados também levaram a poupanças de custos de aproximadamente 30% do valor do stock por local, devido à redução do desperdício de stock. No total, o CICV calculou que o retorno total do investimento (ROI) da ferramenta PSM durante um período de 5 anos foi de 254%. Isto significa que o sistema não só contribui para formas mais eficazes de trabalhar, como também permite uma poupança real de custos em comparação com a anterior abordagem baseada em papel.

Além disso, um estudo-piloto conduzido pelo UNIGE na Nigéria e na Somália concluiu que a implementação do PSM reduziu as emissões de carbono das operações humanitárias de saúde em 557 kgCO₂, devido à forma como a visibilidade melhorada das existências e a racionalização das encomendas reduziram as emissões das deslocações, da eliminação de resíduos e do transporte de abastecimentos. Isto demonstra o potencial das soluções digitais de saúde para enfrentar os desafios ambientais em contextos de poucos recursos e os potenciais benefícios ambientais da integração da tecnologia digital de saúde nos sistemas de saúde humanitários.

Liderança e colaboração nacionais para um LMIS sustentável baseado no DHIS2

Noutra implementação do DHIS2 na Somália, o Ministério da Saúde e dos Serviços Humanos desempenhou um papel central na implementação do sistema de informação de gestão logística (LMIS) baseado no DHIS2. Com o apoio do HISP Tanzânia, do HISP Centre da Universidade de Oslo e da UNICEF, a Somália integrou com sucesso o seu LMIS no DHIS2, transformando a forma como os dados de abastecimento médico são recolhidos e utilizados.

Anteriormente, os dados do LMIS não eram fiáveis devido aos sistemas manuais e às limitações de recursos, o que dificultava a comparação dos dados de consumo com os dados de morbilidade do HMIS. Ao registar o consumo, o stock disponível, as perdas e os dias de rutura de stock de mais de 263 produtos essenciais de saúde – incluindo produtos para VIH/ART, TB, malária e planeamento familiar – a solução DHIS2 LMIS permitiu uma melhor previsão, aquisição e monitorização de stocks à escala nacional.

“O sistema de informação de gestão logística (LMIS) é uma parte integrante da cadeia de abastecimento, sendo os dados de qualidade essenciais para a previsão e quantificação dos produtos de saúde, bem como para a aquisição de fornecimentos”, afirmou Mohamed Hersi, diretor de aquisição e gestão da cadeia de abastecimento do Ministério da Saúde e dos Serviços Humanos da Somália.

A implementação incluiu uma abordagem de implantação estruturada com formação (incluindo 30 formadores e 274 formandos em cascata), fornecimento de equipamento e conetividade, monitorização e avaliação e actualizações da lista de medicamentos essenciais. O sistema permite agora melhorar a tomada de decisões e a eficiência operacional, e os planos futuros incluem a transição total da gestão do abastecimento para o controlo governamental, reduzindo a dependência das cadeias de frio e dos armazéns dos parceiros.

Um modelo de colaboração para a escala, a sustentabilidade e o impacto na saúde

A integração bem-sucedida do DHIS2 para a logística na Somália demonstra o valor de parcerias fortes entre instituições nacionais, fornecedores globais de tecnologia e organizações humanitárias. Desde a inovação conduzida no terreno pelo CICV até à implementação à escala nacional pelo Ministério da Saúde, a ferramenta PSM e o LMIS baseado no DHIS2 estão a apoiar a visibilidade em tempo real, uma melhor gestão de stocks e cadeias de abastecimento de saúde mais eficientes.

Olhando para o futuro, a contribuição do CICV do código fonte do PSM para a Universidade de Oslo, e a liderança do Ministério da Saúde na Somália, posicionam o DHIS2 como uma ferramenta importante para a gestão digital da cadeia de abastecimento – abrindo caminho para uma colaboração contínua, inovação e impacto sustentável na saúde.