O Mali implementa um eLMIS integrado que tira partido do DHIS2 e do MEDEXIS para uma gestão logística em tempo real

O Mali é um grande país da África Ocidental com uma população de 22 milhões de habitantes. O país tem 11 regiões sanitárias compostas por 75 distritos e 3.234 estabelecimentos de saúde públicos e privados. O sistema de saúde do Mali tem três objectivos principais: (i) Melhorar o estado de saúde das populações para que estas participem mais ativamente no desenvolvimento socioeconómico do país; (ii) alargar a cobertura dos cuidados de saúde, tornando os serviços acessíveis à população; e (iii) Tornar o sistema de saúde viável e eficaz. Para atingir estes objectivos, é necessário um sistema nacional de saúde que funcione bem e que forneça serviços de saúde às populações de todo o país, o que, por sua vez, depende de um sistema logístico eficaz que forneça às unidades de saúde material médico suficiente.

O Mali utiliza o DHIS2 como sistema nacional de informação de gestão da saúde (HMIS) desde 2016. Utilizando o DHIS2, os dados sobre os serviços de saúde e a oferta são recolhidos ao nível dos estabelecimentos. A partir de 2022, com financiamento da USAID e assistência técnica do Centro HISP da Universidade de Oslo (UiO), do HISP da África Ocidental e Central (WCA) e da I+Solutions, o Ministério da Saúde implementou um Sistema Eletrónico de Informação de Gestão Logística (eLMIS) que integra o DHIS2 com o MEDEXIS, um software LMIS. Este sistema integrado automatizou aspectos críticos da logística e do inventário de saúde no Mali, incluindo a geração de ordens de compra, guias de remessa e folhas de receção de produtos, o que reduziu a carga de trabalho do pessoal. Tornou também a gestão logística mais eficiente: Antes do eLMIS integrado, as encomendas de insumos das unidades de saúde não se baseavam geralmente em dados de consumo efetivo, o que causava escassez ou excesso de stocks de produtos essenciais e medicamentos. Ao utilizar cálculos automáticos baseados nos padrões de consumo mensal e no nível máximo de stock para cada estabelecimento de saúde, a solução MEDEXIS-DHIS2 facilita a reposição precisa e atempada do stock. Além disso, os gestores do programa registaram uma melhoria significativa na qualidade dos dados, especialmente nos dados relativos às quantidades de produtos recebidos pelas unidades de saúde. Isto porque os registos de utilização de produtos ao nível das instalações são actualizados no DHIS2 e automaticamente sincronizados com os dados do MEDEXIS eLMIS para uma gestão eficaz do inventário e planeamento logístico.

Melhorar a qualidade dos dados e a eficácia da gestão através da digitalização dos sistemas de inventário

A cadeia de abastecimento de produtos de saúde é uma componente importante de qualquer sistema de saúde. No Mali, o sistema de saúde enfrentou dificuldades no acesso e na disponibilidade de produtos de saúde, bem como no acesso atempado aos dados do sistema de informação para a gestão logística. Em setembro de 2014, com o objetivo de melhorar a gestão dos dados relativos aos medicamentos essenciais, o Ministério da Saúde, através da Direção da Farmácia e do Medicamento (DPM), implementou a ferramenta de monitorização dos produtos de saúde denominada OSPSANTE. Esta iniciativa foi facilitada pelo apoio técnico e financeiro da USAID. O OSPSANTE é apresentado sob a forma de um painel de controlo baseado na Web utilizado para a agregação e análise de dados sobre produtos de base para programas de saúde, incluindo a malária, o VIH, o planeamento familiar, a saúde materno-infantil e a nutrição.

Em 2016, o Mali adoptou o DHIS2 como plataforma nacional de gestão dos dados de saúde, incluindo os produtos de saúde. A fim de aliviar a carga de trabalho do pessoal no terreno e evitar a dupla introdução de dados, foi estabelecida a interoperabilidade entre o DHIS2 e o OSPSANTE. Os dados logísticos relativos aos produtos de saúde são introduzidos a nível de todos os estabelecimentos de saúde no DHIS2 e depois transferidos para o OSPSANTE para facilitar a produção de relatórios e a análise de dados. Isto reduziu o tempo e o custo da transmissão de cópias em papel dos relatórios logísticos. No entanto, este sistema tinha limitações: embora o OSPSANTE funcione como uma ferramenta de monitorização de dados logísticos e de elaboração de relatórios, não permite a gestão digital de inventários e a movimentação de stocks de produtos entre os depósitos de abastecimento e as unidades de saúde. Por conseguinte, foi considerada necessária uma solução eLMIS completa para reforçar a cadeia de abastecimento de produtos de saúde no Mali.

Em agosto de 2020, a Palladium, em parceria com a FHI360, o Groupe Pivot Santé Population e a I+Solutions, lançou um projeto de reforço do sistema de saúde no Mali denominado Sinsi Walé’s smile, financiado pela USAID. Na preparação do projeto, a I+Solutions adoptou medidas para melhorar a gestão do inventário local através de reuniões técnicas de rotina e de intercâmbios com a equipa técnica da DPM. Foram discutidas várias propostas com ênfase na melhoria do sistema existente e na sua integração no ambiente DHIS2-OSPSANTE. Em última análise, o software MEDEXIS eLMIS foi selecionado para complementar o sistema integrado existente, fornecendo o elo que faltava na gestão digital de inventários e stocks de produtos. Tal como no OSPSANTE, os dados logísticos introduzidos no DHIS2 são enviados ao MEDEXIS através de uma integração direta para facilitar a gestão digital do inventário e da logística.

Conseguir a digitalização das transacções de ponta a ponta através da conceção da integração

O MEDEXIS eLMIS é uma aplicação Web de software como serviço. Trata-se de uma ferramenta autónoma para assegurar a gestão logística e o acompanhamento dos produtos de ponta a ponta, com funções integradas de elaboração de relatórios eLMIS. No contexto do Mali, as funcionalidades de introdução de dados e de elaboração de relatórios do MEDEXIS não são utilizadas, porque a introdução de dados de última milha nas unidades sanitárias já é efectuada no DHIS2, enquanto a análise e a elaboração de relatórios são tratadas pela plataforma OSPSANTE. O principal objetivo do sistema integrado é digitalizar as transacções, incluindo as encomendas, a embalagem e as expedições. Para atingir este objetivo, a I+Solutions solicitou a assistência técnica do Centro HISP da UiO e do HISP WCA para apoiar o desenvolvimento de um eLMIS DHIS2-MEDEXIS integrado. A equipa do DHIS2 e os peritos em gestão logística trabalharam com os criadores do MEDEXIS(XNR-SISBI e I+Solutions) para planear uma implementação baseada no Push Supply Model.

Neste modelo, o fluxo de dados mantém-se inalterado ao nível dos estabelecimentos de saúde. Os dados introduzidos no DHIS2 são sincronizados com o MEDEXIS, que efectua então os cálculos de reabastecimento com base em 3 meses de consumo médio mensal e no nível máximo de stock para uma instalação. As sugestões de encomenda são assim geradas pelo MEDEXIS e as notas de encomenda são enviadas para o estabelecimento através de mensagens internas do DHIS2 em formato PDF. Estas encomendas são validadas pelo estabelecimento no DHIS2 através de um programa de eventos de confirmação de encomendas. Uma vez validadas as encomendas, o MEDEXIS prepara automaticamente a expedição e envia a nota de entrega ao estabelecimento através de mensagens DHIS2. Após a entrega dos fornecimentos, o estabelecimento confirma a receção no DHIS2 através do programa Acknowledgement of Shipment Received Event.

Planeamento colaborativo, implementação faseada e formação a vários níveis para apoiar uma implementação bem sucedida

Até ao início de 2023, a solução DHIS2-MEDEXIS foi implementada em três regiões do Mali: Sikasso, Ségou e Mopti, abrangendo 26 distritos sanitários e 701 estabelecimentos de saúde. A implementação foi realizada em fases, começando com workshops de planeamento da programação e da configuração do software; configuração do servidor central e da interoperabilidade do software; testes no terreno; e, finalmente, formação a vários níveis.

Em maio de 2022, a I+Solutions e os peritos do Centro HISP organizaram um workshop de planeamento para o projeto eLMIS, que ajudou a equipa a clarificar o objetivo e o contexto estrutural para a implementação do eLMIS com base no fluxo atual e planeado de dados LMIS. O workshop foi também uma oportunidade para atribuir papéis aos diferentes actores; demonstrar a funcionalidade da interoperabilidade entre o DHIS2 e o MEDEXIS num servidor local; e finalizar a programação e os planos de configuração do MEDEXIS como parte do sistema DHIS2/OSPSANTE existente. Por fim, o workshop ajudou a equipa a determinar e validar um calendário viável para a implementação do projeto.

Em junho de 2022, foi realizado um seminário de orientação em Bamako para reforçar as capacidades dos intervenientes a nível central sobre as funcionalidades genéricas do MEDEXIS. Este workshop de acompanhamento facilitado pelos peritos MEDEXIS da I+Solution ajudou a preparar os principais intervenientes a nível central para melhor gerirem o processo de integração do DHIS2-MEDEXIS e para formarem os intervenientes a nível operacional na solução eLMIS desenvolvida.

Na sequência destes seminários, a equipa técnica configurou o servidor central a nível nacional e estabeleceu a funcionalidade de interoperabilidade entre o DHIS2 e o MEDEXIS. A equipa desenvolveu ainda um guia detalhado para ajudar os administradores do DHIS2 a gerir a configuração tanto no DHIS2 como no MEDEXIS. Seguiram-se testes em computadores e tablets para verificar a adequação e a estabilidade do sistema. Posteriormente, foram realizados testes de campo aprofundados em condições reais de trabalho no distrito sanitário de Selingue (região de Sikasso) em agosto de 2022. Os testes de campo foram realizados de acordo com o protocolo de testes de aceitação do utilizador estabelecido, o que facilita a confirmação independente da conformidade da configuração com o caso de utilização do Mali. Durante os testes de campo, foram identificados erros de sincronização que impediam a execução automática de algumas funcionalidades. Estes erros foram corrigidos e a equipa introduziu melhorias adicionais.

Após a configuração e o teste bem sucedidos da plataforma eLMIS integrada, foi realizada a formação de formadores a nível nacional e regional, em preparação para a adoção em grande escala do sistema. Estas sessões foram dirigidas às principais partes interessadas, incluindo os executivos do DMP, os farmacêuticos regionais e os responsáveis regionais do Sistema de Informação Sanitária (SIS), a fim de facilitar a apropriação local dos módulos de formação e de os equipar melhor para formar outros a nível operacional. Esta sessão de três dias teve como objetivo preparar os participantes para a abordagem eLMIS no Mali e formá-los nas funcionalidades genéricas do software MEDEXIS, incluindo gestão de utilizadores, sincronização de dados, cálculos de reabastecimento e gestão de encomendas e expedição.

Posteriormente, foram realizadas sessões de formação para as equipas dos distritos de saúde, reforçando a capacidade do pessoal de nível operacional na plataforma eLMIS. Os participantes incluíram gestores da RDC, assistentes de logística e funcionários do SIS nas regiões de Sikasso, Ségou e Mopti. A formação centrou-se na sincronização de dados entre o LMIS e o DHIS2, nos cálculos de reabastecimento e no acompanhamento de requisições/expedições no MEDEXIS. Os participantes também aprenderam a validar as encomendas e a acusar a receção da entrega no DHIS2. Entre novembro de 2022 e fevereiro de 2023, foram realizadas formações adicionais sobre confirmações de encomendas e avisos de receção para o pessoal do CSComs.

Acompanhamento da dinâmica de interoperabilidade entre o DHIS2 e o MEDEXIS eLMIS

Em dezembro de 2022, os distritos de saúde começaram a utilizar a solução eLMIS para gerir as transacções de produtos de saúde. No final de fevereiro de 2023, a taxa de utilização da solução eLMIS era de 67%.

O Mali é o primeiro país a ter implementado uma solução integrada DHIS2-MEDEXIS. A monitorização do desempenho desta solução inovadora é, portanto, essencial para a sustentabilidade e a partilha de conhecimentos. Foi criado um mecanismo de acompanhamento para melhorar progressivamente as funções do sistema e a experiência do utilizador. Este mecanismo consiste num modelo de apoio ao utilizador que inclui um documento que descreve os diferentes níveis de apoio, bem como os papéis dos diferentes intervenientes; um grupo de discussão eLMIS com canais de comunicação entre as partes interessadas envolvidas no projeto Medexis e uma reunião mensal para monitorizar as actividades do eLMIS no Mali.

Embora a solução eLMIS DHIS2-MEDEXIS ainda não cubra todos os 75 distritos de saúde do país, já começou a melhorar a logística da saúde no Mali, abrindo caminho para um sistema de gestão logística digital de ponta a ponta a nível nacional.