Implementação do DHIS2 para o eLMIS para melhorar a gestão das reservas de malária na Guiné Equatorial

Há mais de uma década que o Projeto de Eliminação da Malária das Ilhas de Bioko (BIMEP) colabora com o Ministério da Saúde e da Segurança Social da Guiné Equatorial na aquisição de produtos de combate à malária que são distribuídos às unidades de saúde pública, incluindo materiais de prevenção, material para testes de diagnóstico e tratamentos antimaláricos. O BIMEP desenvolveu várias iterações de sistemas electrónicos de informação de gestão logística (eLMIS) baseados em Excel para gerir o inventário do seu armazém central, registar as distribuições de stocks e informar as aquisições de produtos para a malária. Embora tenham sido úteis para apoiar os esforços de manutenção de registos, as análises mais complexas – como a previsão de taxas de consumo, a triangulação de dados sobre stocks e serviços de saúde e a estimativa das necessidades de aquisição – constituíram um desafio.

À medida que os orçamentos para as actividades relacionadas com a malária continuavam a diminuir e as cadeias de abastecimento globais se tornavam cada vez mais tensas, o BIMEP determinou que um eLMIS melhorado era essencial para garantir a disponibilidade de um stock adequado de produtos contra a malária para proteger as populações vulneráveis de uma das doenças mais frequentes nesta pequena nação da África Central. O projeto já utilizava o DHIS2 para recolher dados relacionados com a saúde e decidiu expandir o seu sistema DHIS2 para o integrar com um conjunto de módulos logísticos do DHIS2 para a malária, o que permitiria à equipa prever melhor as necessidades de aquisição, responder às necessidades das instalações e garantir um stock e uma gestão adequados dos produtos da malária a todos os níveis do sistema de saúde pública.

O novo sistema eLMIS do BIMEP, baseado no DHIS2, já teve impacto nos programas de combate à malária na ilha de Bioko, ajudando a evitar rupturas de stock e a garantir um stock adequado no armazém central e em todas as unidades de saúde pública, descobrindo lacunas nos mecanismos de informação internos e externos e potenciais fontes de fuga de stock, e aumentando a responsabilidade e a transparência.

Transição do Excel para o DHIS2 para melhorar a qualidade dos dados e apoiar a previsão, a triangulação e as estimativas de aquisições

Os produtos adquiridos pelo BIMEP são inventariados num armazém central pelo pessoal do BIMEP, que também gere a sua distribuição às unidades de saúde pública. Os sistemas eLMIS desenvolvidos pelo BIMEP utilizando o Excel tinham várias limitações que afectavam a capacidade do projeto para gerir eficazmente as reservas de paludismo. Sendo baseados em Excel (sem uma base de dados central, gestão de utilizadores ou fluxo de trabalho de validação), estes sistemas eram propensos a erros de introdução e perda de dados, comprometendo assim a sua fiabilidade. Além disso, todas as análises complexas que utilizavam os dados do eLMIS, como as previsões, eram efectuadas manualmente e resultavam frequentemente em atrasos na apresentação de relatórios à sede. Este facto contribuiu para a rutura de existências no armazém central, especialmente durante a pandemia de COVID-19, quando as cadeias de abastecimento mundiais estavam sob pressão.

Já equipada com uma plataforma DHIS2 robusta para recolher dados sobre os serviços de saúde, melhorar a qualidade dos cuidados prestados pelos profissionais de saúde e realizar a vigilância semanal da malária, a BIMEP viu uma oportunidade de aproveitar a sua instância DHIS2 existente para a gestão logística da malária para ajudar a resolver os problemas com o seu atual eLMIS e apoiar uma melhor gestão de stocks. Os objectivos deste esforço consistiam em configurar indicadores logísticos fundamentais para cada produto, bem como indicadores de previsão para estimar as existências actuais e os meses estimados de existências no armazém central, tendo em conta as taxas de consumo, para prever as necessidades de aquisição, e para triangular os dados relativos às existências com os dados dos serviços de saúde para compreender melhor o desempenho e as perdas de existências (existências eliminadas e discrepâncias de existências).

Aproveitando o desenvolvimento do quadro comum de dados logísticos da OMS, o pacote de metadados Aggregate DHIS2 para a logística do paludismo foi integrado na instância DHIS2 existente e adaptado às necessidades do país. O pessoal do BIMEP utiliza o módulo de logística do paludismo para acompanhar os dados de distribuição dos produtos do paludismo desde o armazém central até ao nível dos estabelecimentos de saúde. O pacote foi adaptado para incluir produtos adicionais para esquemas individuais de tratamento/prevenção da malária, bem como material de laboratório para o diagnóstico da malária. Foram configurados indicadores e visualizações adicionais para apoiar os esforços programáticos.

Um programa de eventos do DHIS2 também foi configurado para modelar as quantidades de cada produto contra a malária recebido no armazém central, juntamente com a sua data de validade e identificação do lote. As notificações do DHIS2 foram configuradas para alertar o pessoal quando os produtos no armazém central estão a chegar ao fim do prazo de validade. Além disso, os preditores do DHIS2 foram configurados para criar totais correntes tanto das existências recebidas como das existências distribuídas a partir do armazém central, a fim de gerar indicadores para as existências estimadas e para os meses estimados de existências para cada mercadoria, que são apresentados num painel de controlo para a gestão das aquisições de existências. As notificações também alertam os gestores para iniciarem procedimentos de aquisição quando o stock de mercadorias atinge um limiar crítico, tendo em conta as taxas de consumo previstas.

Os formulários em papel são levados para o terreno para recolher dados sobre a distribuição de produtos, que são posteriormente introduzidos utilizando a aplicação de introdução de dados DHIS2 baseada na Web; no entanto, está em curso a transição para a utilização da aplicação DHIS2 Android Capture. A aplicação de captura DHIS2 baseada na Web é utilizada no armazém central para introduzir dados de eventos para as existências recebidas após a aquisição.

Causar impacto na gestão de projectos de luta contra a malária com dados exactos e atempados para melhorar a análise e orientar a tomada de decisões

Uma das principais vantagens do eLMIS DHIS2 é a previsão automática de indicadores que estimam as existências e os meses de existências no armazém central. O sistema eLMIS anterior não oferecia funcionalidades para a previsão das necessidades de existências, tendo em conta as taxas de consumo dos produtos. Consequentemente, houve várias ocasiões em que o armazém central registou rupturas de stock devido a atrasos associados à necessidade de compilar manualmente os dados dos serviços de saúde e de distribuição e de calcular manualmente os indicadores de aquisição. Quando estes cálculos foram comunicados à sede para aquisição, já era demasiado tarde, especialmente durante a pandemia de COVID-19, quando a cadeia de abastecimento global já estava sob pressão. Os indicadores e alertas configurados no DHIS2 forneceram rapidamente ao pessoal os dados de que necessitavam para a tomada de decisões através da previsão das aquisições de existências, o que ajudou a garantir existências adequadas no armazém central e nas unidades de saúde pública.

Um benefício igualmente importante do eLMIS é que permite à equipa triangular facilmente os dados de distribuição de stocks com os dados dos serviços de saúde. Estas visualizações de indicadores ajudam a equipa a compreender melhor o desempenho das existências e as perdas, ao mesmo tempo que lhes fornecem dados para informar os gestores das unidades de saúde sobre como podem melhorar a gestão das existências nas respectivas unidades. No primeiro mês após a implementação do eLMIS no DHIS2, a equipa notou imediatamente discrepâncias de dados entre os vários mecanismos de notificação no DHIS2, nomeadamente relatórios de distribuição de stocks, relatórios semanais sobre a malária e registos detalhados de pacientes. Por exemplo, num Hospital Distrital, o número de RDTs emitidos para os pacientes foi relatado como sendo maior do que o número de testes realizados de acordo com os registos digitalizados dos pacientes. Além disso, o número de RDTs emitidos para os pacientes foi maior do que o número total de consultas notificadas através do módulo semanal de vigilância da malária durante esse período.

Estas visualizações, que anteriormente eram impossíveis de obter em tempo útil, fornecem à equipa provas facilmente compreensíveis de que necessitam para apoiar as investigações e reagir rapidamente. Através da triangulação dos dados relativos às existências e aos serviços de saúde, as equipas descobriram lacunas nos mecanismos de informação internos e externos, bem como potenciais fontes de fuga de existências, que poderiam depois ser discutidas em reuniões de planeamento estratégico com as principais partes interessadas. Além disso, os dados permitiram à equipa BIMEP acompanhar mais de perto os seus próprios fluxos de trabalho internos, aumentando assim a responsabilidade e a transparência.

Desafios e oportunidades para melhorar ainda mais a gestão logística com o DHIS2

Apesar dos resultados significativos, a equipa do BIMEP enfrentou uma série de desafios ao implementar o eLMIS no DHIS2. Devido à indisponibilidade de certos regimes de tratamento da malária junto dos fornecedores farmacêuticos, muitos dos tratamentos em stock no armazém central tiveram de ser reembalados para distribuição, a fim de evitar rupturas de stock nas unidades de saúde. Felizmente, o DHIS2 forneceu meios flexíveis para modelar estas mudanças, e os novos indicadores permitiram à equipa continuar a monitorizar o seu inventário sem quaisquer complicações substanciais. Além disso, uma vez que este eLMIS rentável não se destinava a substituir um eLMIS transacional adequado à sua finalidade, o sistema é limitado na sua capacidade de estimar o inventário e de acompanhar os produtos por números de lote em todo o sistema de saúde pública. No entanto, o módulo criado para registar as existências recebidas no armazém foi configurado para notificar a equipa quando as mercadorias se aproximam da data de validade.

Embora a maioria dos desafios tenha sido superada com soluções tornadas possíveis pela flexibilidade do DHIS2, o maior desafio continua a ser: incutir uma cultura orientada para os dados na equipa de distribuição de medicamentos para garantir uma gestão adequada dos produtos da malária. Embora as ferramentas estejam disponíveis no eLMIS, a equipa ainda está a aprender a utilizar os dados para a tomada de decisões. As Academias DHIS2 em linha oferecidas através da rede HISP e dos Sistemas BAO reforçaram as competências técnicas do pessoal; no entanto, a transmissão dos resultados gerados no sistema às várias partes interessadas é um processo igualmente importante que requer um conjunto diferente de competências e formação. O BIMEP tem uma vasta experiência de trabalho com sistemas de informação, e estas experiências ensinaram-lhe que a criação de uma cultura de utilização de dados é um processo iterativo em que o progresso é feito através do aperfeiçoamento contínuo dos sistemas e do feedback a todas as partes interessadas.

A equipa do BIMEP está a procurar novas formas de aproveitar o seu DHIS2 para modelar outras actividades e produtos no seu inventário, ao mesmo tempo que reforça continuamente os seus esforços para eliminar a malária na ilha de Bioko.

Este artigo foi adaptado de um relatório de Jordan Michael Smith. Saiba mais e partilhe perguntas e comentários sobre este projeto na Comunidade de Prática DHIS2.