Adaptation du DHIS2 existant pour soutenir la prise de décision en matière de chaîne d’approvisionnement au Botswana

Au Botswana, le ministère de la santé et d’autres acteurs de la chaîne d’approvisionnement disposaient d’une multitude de données provenant de nombreuses sources, notamment le système de gestion des entrepôts, les rapports mensuels du SIMT basés sur Excel, les données de l’outil d’analyse de la quantification (QAT)5, les rapports mensuels des patients, et d’autres encore. Les établissements de santé ont bien rendu compte des niveaux de stocks et d’autres données clés. Cependant, le manque d’intégration de tous les systèmes a nécessité des contournements manuels et a rendu difficile l’analyse et l’exploitation de toutes les données pour la prise de décision afin d’assurer un approvisionnement fiable en produits de santé sur le dernier kilomètre. En outre, la plupart des outils étant autonomes et non interopérables, les données n’étaient accessibles qu’à un petit nombre d’utilisateurs. Les outils existants généraient des rapports qui nécessitaient des analyses et des interprétations plus approfondies.

Après une analyse minutieuse et une consultation avec le ministère de la santé et d’autres acteurs concernés, le programme de l’USAID Global Health Supply Chain Program – Procurement and Supply Management project (GHSC-PSM) a lancé en mars 2021 une initiative visant à intégrer les différentes plateformes de données dans le DHIS2 du Botswana. et créer de nouveaux tableaux de bord pour aider les responsables de la chaîne d’approvisionnement à prendre des décisions concernant l’approvisionnement, la redistribution des produits entre les établissements de santé et d’autres actions.

Au lieu d’introduire un nouveau logiciel, le ministère de la santé a préféré intégrer et améliorer le DHIS2, car son personnel le connaissait déjà. Depuis plusieurs années, le DHIS2 est utilisé dans le pays pour l’établissement de rapports mensuels sur les ARV, la prévention de la transmission du VIH de la mère à l’enfant, les programmes de lutte contre le paludisme et les enquêtes et activités de surveillance du ministère de la santé, mais il n’avait pas été utilisé comme plateforme pour la gestion de la chaîne d’approvisionnement. Le DHIS2 est également utilisé pour plusieurs activités liées au COVID-19, notamment la surveillance et la notification des vaccinations. Il est important de noter que le système est open-source et que le gouvernement du Botswana possédait et gérait déjà un serveur dédié à son fonctionnement. L’utilisation des ressources existantes plutôt que le développement de nouveaux logiciels a permis d’économiser des ressources et de réduire la nécessité de recycler les travailleurs de la chaîne d’approvisionnement.

« Nous aurions pu le faire plus tôt si nous avions bien compris les capacités du DHIS2 et ses applications à la gestion de la chaîne d’approvisionnement. Une fois qu’on le connaît mieux, on se rend compte qu’il peut être paramétré et qu’il offre un potentiel énorme pour le stockage des données et l’établissement de rapports, ainsi que pour l’affichage d’analyses et de visualisations de données. »

Ashenafi Desta Hordofa – Gestionnaire de l’unité de gestion logistique, GHSC-PSM

Pour créer les nouveaux tableaux de bord axés sur la gestion de la chaîne d’approvisionnement, le GHSC-PSM a fait appel à un éditeur de logiciels reconnu pour sa grande expérience du DHIS2. L’entreprise a déployé une petite équipe de cinq personnes qui ont apporté tous les changements nécessaires d’ici à 2021. Depuis lors, lors des discussions mensuelles du groupe de travail technique avec le magasin médical central (CMS), le GHSC-PSM, l’USAID, plusieurs organisations non gouvernementales et d’autres partenaires clés, les gestionnaires de la chaîne d’approvisionnement ont utilisé les nouveaux tableaux de bord puissants et les visualisations de données pour identifier les risques liés à la disponibilité des produits à tous les niveaux de la chaîne d’approvisionnement, y compris sur le dernier kilomètre. Le système comprend tous les produits du système de santé publique du Botswana. Un point de discussion courant concerne la situation actuelle des stocks dans les CMS et, si les stocks d’un produit sont faibles, la planification de la redistribution des stocks des établissements de santé disposant d’un stock excédentaire vers ceux qui risquent une rupture de stock jusqu’à ce que les livraisons arrivent pour réapprovisionner les CMS. La CMS utilise également l’analyse des tableaux de bord pour décider de la quantité de stocks à reconstituer dans les établissements de santé.

Le processus décisionnel amélioré a déjà contribué à la gestion des stocks d’anciens ARV pendant la transition vers de nouveaux schémas thérapeutiques pour les adultes et les enfants atteints du VIH/sida. La triangulation des données sur les patients avec les données de la chaîne d’approvisionnement a été particulièrement utile pour gérer cette transition : les responsables de la chaîne d’approvisionnement ont pu analyser des cartes, des tableaux et des graphiques montrant les niveaux de stock à tous les niveaux de la chaîne d’approvisionnement, les taux de consommation des nouveaux ARV et des anciens, et le nombre de patients passés à de nouveaux schémas thérapeutiques. Les responsables de la chaîne d’approvisionnement ont ainsi redistribué les stocks entre les sites de traitement afin de garantir un approvisionnement fiable en anciens ARV et d’éviter les achats inutiles et coûteux au fur et à mesure que les nouveaux régimes remplaçaient les anciens. Les stocks d’ARV étaient déjà suffisants avant l’intervention et ont été maintenus. Entre avril 2021 et février 2022, le pourcentage mensuel d’établissements de santé où le stock de ténofovir, de lamivudine et de dolutégravir était disponible a varié entre 97 et 100 % (moyenne mensuelle de 98 % depuis 2018). Le dolutégravir pédiatrique 10 mg a été introduit vers juin 2021, et le pourcentage mensuel d’établissements de santé où il était disponible a également oscillé entre 97 et 100 % jusqu’en février 2022.

Jusqu’à présent, le principal impact de l’outil a été de fournir une visibilité en ligne des stocks au niveau de l’établissement, d’aider les CMS à redistribuer les stocks, en particulier pour les produits qui sont souvent en rupture de stock au niveau du CMS, et donc d’éviter les interruptions de traitement. Contrairement à la situation des ARV décrite ci-dessus, les niveaux de stocks de la plupart des produits de santé sont actuellement faibles, principalement en raison des retards pris par la CMS pour renouveler les contrats d’approvisionnement à long terme. Le tableau de bord aide grandement la CMS à redistribuer les stocks limités afin d’éviter les interruptions de traitement. Par exemple, le CMS utilise le tableau de bord de la chaîne d’approvisionnement pour localiser et consolider les médicaments et les fournitures provenant d’autres établissements de santé afin de les redistribuer lors d’une campagne de chirurgie de la cataracte en cours dans l’équipe de gestion de la santé du district de Serowe-Palapye. Dans l’ensemble, l’initiative s’est révélée être une solution rentable et rapide, moins coûteuse que les grandes initiatives technologiques précédentes. Le développement de l’outil s’est élevé à près de 55 000 dollars, le développement et le déploiement ayant duré huit mois. Il s’agit d’un logiciel open-source sans frais d’abonnement. Un outil comparable doté de fonctions similaires, tel que Microsoft Power BI, coûterait environ 5 000 dollars d’abonnement mensuel, et une solution eSIGL plus robuste coûterait plus de 2 millions de dollars. En l’absence de financement pour investir dans un eSIGL, le DHIS2 permet au moins de consolider les rapports manuels grâce à des téléchargements automatiques, d’effectuer des analyses et de partager des données à l’aide d’une plateforme en ligne.

Toutefois, malgré le succès global de l’initiative, certains problèmes sont apparus, notamment des problèmes techniques généralement liés au développement de logiciels et des problèmes de connectivité lors de l’accès à une nouvelle plateforme en ligne. Le problème le plus urgent a été l’impact du transfert de grandes quantités de données vers le serveur du ministère de la santé, ce qui a entraîné un traitement plus lent que d’habitude. Le GHSC-PSM travaille avec le CMS pour augmenter la capacité du serveur. Pour ceux qui envisagent des adaptations similaires à DHIS2, notamment en l’absence d’autres solutions eSIGL, Ashenafi Desta Hordofa, gestionnaire de l’unité de gestion logistique, GHSC-PSM, encourage à explorer tout le potentiel de la plateforme. « Nous aurions pu le faire plus tôt si nous avions bien compris les capacités du DHIS2 et ses applications à la gestion de la chaîne d’approvisionnement. Une fois qu’on le connaît mieux, on se rend compte qu’il peut être paramétré et qu’il offre un potentiel énorme pour le stockage des données et l’établissement de rapports, ainsi que pour l’affichage d’analyses et de visualisations de données. »

Cet article est adapté du rapport technique« Driving Last-Mile Solutions to Ensure Access to Public Health Commodities« , et est republié avec l’autorisation du GHSC-PSM.