Utillisation de DHIS2 pour l’amélioration du suivi et de la gestion des équipements de la chaîne du froid au Malawi

Les équipements de la chaîne du froid et les données sur les stocks de vaccins – deux pierres angulaires d’un programme de vaccination efficace à l’échelle nationale – ont représenté des défis majeurs pour le Malawi au cours des dernières années. Les tempêtes ont endommagé les équipements de la chaîne du froid et affaibli le réseau électrique et les infrastructures de transport dans certaines régions, et les épidémies ont encore réduit la capacité de stockage du froid. En outre, les registres des équipements de la chaîne du froid au Malawi ont souvent utilisé un patchwork de feuilles de calcul, de messages électroniques et de formulaires papier non standardisés, ce qui complique la consolidation et l’analyse des données, ainsi que l’attribution et l’entretien des équipements.

En raison de son succès précédent utillisation de DHIS2 pour la surveillance et la réponse au Covid-19, les responsables de la santé du Malawi ont décidé en 2022 d’utiliser la plateforme pour moderniser la gestion et le suivi de l’équipement de la chaîne du froid des vaccins (CCE). Le personnel du Programme élargi de vaccination (PEV) et de la Division de la santé numérique – avec le soutien de l’UNICEF Malawi – a conçu et testé un nouveau système de CCE dans DHIS2, et a formé des techniciens à l’enregistrement et à la gestion des articles de CCE dans Tracker. Les techniciens ont ensuite enregistré et suivi plus de 300 pièces d’équipement dans 20 districts en l’espace de quatre semaines. L’amélioration du suivi des CCE dans ces districts a permis de mieux planifier l’allocation des ressources et la maintenance, car les techniciens peuvent désormais consulter en temps réel les stocks, l’état des équipements et les transactions sur leurs tableaux de bord DHIS2. Les données d’inventaire qui prenaient autrefois cinq ans à produire sont désormais disponibles en cinq minutes.

« Le système de gestion des équipements de la chaîne du froid nous a permis d’accéder à l’inventaire de la chaîne du froid, de connaître toutes les transactions effectuées et de planifier le prochain service CCE. Lucius Future Chisale, assistant technique pour la chaîne du froid, zone centre-est

L’identification des flux de travail et des métadonnées clés permet d’informer la configuration du Tracker et la formation des techniciens CCE.

La gestion des équipements de la chaîne du froid au Malawi s’est faite sur papier, avec quelques fichiers électroniques autonomes sur tableur, jusqu’à très récemment, selon Blessings Kamanga, chef de produit à la division de la santé numérique du ministère. Il a indiqué que certains gestionnaires de la chaîne du froid avaient déjà fait des progrès en utilisant des feuilles de calcul en ligne, mais que cette approche présentait également des difficultés. « Par exemple, si vous voulez connaître les niveaux de stock ou l’état des opérations, c’était très difficile parce que cela signifiait que vous deviez consolider ces fichiers individuels et vous assurer que vous pouviez faire l’analyse vous-même dans Excel. Il s’agissait donc d’une lacune », a-t-il expliqué. Auparavant, les membres de l’équipe nationale du PEV devaient se rendre dans chacun des établissements du CCE pour dresser un inventaire complet – un processus qui se déroulait généralement tous les cinq ans – alors qu’aujourd’hui, ces mêmes informations sont accessibles en l’espace de cinq minutes. « Désormais, en cinq minutes, nous pouvons nous connecter au système et extraire les données, mettre à jour l’état des fonctionnalités ou synchroniser les données avec le serveur », a déclaré M. Kamanga.

Première étape importante vers la numérisation et la normalisation de ses flux de travail pour le suivi et la gestion des équipements de la chaîne du froid, la Division de la santé numérique a procédé à un examen approfondi des formulaires papier et des différentes feuilles de calcul électroniques utilisées. Ils ont cherché à déterminer exactement quelles données étaient collectées et ont mis en évidence les étapes de gestion du flux de travail existant, qui comprenait les transactions d’équipement, l’état de fonctionnement, la surveillance de la température, etc. « Une fois que vous avez enregistré l’équipement, il se peut que vous deviez l’envoyer dans un autre établissement ou que vous deviez effectuer une maintenance planifiée ou corrective », a déclaré M. Kamanga à propos des processus CCE. « Nous devons également savoir si l’équipement a déclenché une alarme indiquant que la température a dépassé le seuil, ce qui nécessiterait de prendre des mesures ».

Sur la base de ces exigences, l’équipe nationale a conçu un processus d’enregistrement et de gestion du matériel, et deux techniciens du DHIS2 de la Division de la santé numérique ont développé un programme Tracker, désormais appelé  » eVax Cold Chain Guard « , au sein du module national de vaccination électronique (eVax) sur la plateforme de surveillance One Health du Malawi. Après que l’équipe du PEV a terminé les tests, le personnel de la division de la santé numérique et du PEV a dispensé une formation aux techniciens de la chaîne du froid de deux districts ciblés – Lilongwe et Ntchisi. Ils ont donné une brève orientation, montrant comment enregistrer, contrôler et gérer les articles CCE dans le système, et ont distribué des étiquettes avec des codes de réponse rapide (QR) d’identification unique pour permettre une saisie des données et un suivi de l’équipement plus rapides.

L’équipe nationale supervise et soutient les techniciens au niveau du district pour une mise-en-œvre réussie.

Après leur orientation avec le système eVax Cold Chain Guard en mars 2024, les techniciens CCE des deux districts ont commencé à enregistrer les équipements dans leurs établissements – en apposant les étiquettes à code QR et en saisissant les données correspondantes sur des appareils mobiles. En seulement trois semaines, les techniciens de ces deux districts ont pu enregistrer 200 équipements dans 105 établissements. Une semaine plus tard, ces premiers techniciens ont encadré les techniciens de 18 autres districts, qui ont ensuite enregistré 100 autres équipements dans un seul district. ont enregistré 100 autres équipements en une semaine, pour un résultat combiné de 300 équipements enregistrés en quatre semaines.

Tout au long du processus d’enregistrement des équipements dans les deux premiers districts, l’équipe nationale a utilisé un chat de groupe sur une application de messagerie texte populaire pour un dépannage en direct et d’autres types d’assistance à la mise-en-œvre, et des membres de la division de la santé numérique et du PEV se sont rendus dans de nombreux établissements du CCE pour suivre les progrès et résoudre tout problème en cours concernant l’enregistrement des équipements. Dans un cas, l’équipe a découvert que certains techniciens utilisant leurs propres appareils mobiles pour la saisie des données n’étaient pas en mesure de télécharger les données en raison de problèmes liés à un champ obligatoire, et a pris des mesures rapides pour résoudre ce problème en modifiant le formulaire de collecte des données.

Outre l’utilisation d’appareils personnels pour la saisie des données, l’équipe a rencontré des difficultés liées à la connectivité internet dans certains des établissements les plus éloignés. « Nous avons beaucoup utilisé l’application DHIS2 Android Capture pour nous assurer que les données sont bien saisies dans ces zones », a expliqué M. Kamanga. Alors qu’il n’était pas possible d’obtenir des données en temps réel dans ces zones en raison du manque de connectivité, l’utilisation de cette appli permettait aux utilisateurs de saisir les données électroniquement sur place, puis de les télécharger sur le serveur dès qu’ils disposaient à nouveau d’une couverture réseau.

Des tableaux de bord paramétrés assurent la transparence des partenaires et soutiennent les décisions en matière de ressources fondées sur des données.

Dans le cadre de la mise-enœvre de ce système CCE, l’équipe de la division de la santé numérique du ministère a créé des tableaux de bord et des listes de lignes au sein d’eVax Cold Chain Guard pour consulter et analyser diverses données – notamment l’état opérationnel par district, l’équipement disponible par établissement, les types d’équipement déployés, l’équipement doté de dispositifs de surveillance de la température à distance, et plus encore. Ces tableaux de bord offrent de nouvelles fonctionnalités aux gestionnaires de la chaîne du froid, avec des informations en temps réel sur la disponibilité des équipements, les besoins de maintenance et la capacité de la chaîne du froid par rapport au volume réellement stocké.

« Pour chaque district, nous sommes en mesure de voir combien d’équipements sont fonctionnels, combien ont besoin d’être entretenus et combien ne sont pas fonctionnels », a déclaré M. Kamanga. « S’il est nécessaire d’acheter du matériel, nous pouvons facilement voir quel type de matériel acheter. Comme les tableaux de bord indiquent également la source de financement de chaque pièce d’équipement, « nous sommes en mesure de faire preuve de transparence et de responsabilité en ce qui concerne l’équipement que nos donateurs et nos partenaires fournissent au pays ». Kamanga a expliqué. Ces informations peuvent aider les donateurs tels que Gavi, l’Unicef et l’USAID à contrôler l’efficacité de leur soutien au système sanitaire du Malawi et à donner la priorité à des domaines nécessitant un financement supplémentaire.

« La gestion de l’inventaire des données est désormais conservée dans un site [location] simple et facile d’accès pour l’analyse et la visualisation, comme les modèles de CCE, le volume de CCE, l’utilisation de l’énergie, etc. » Anock Sinkhonde, assistant technique zonal pour la chaîne du froid, zone sud-ouest

Prochaines étapes : Extension à d’autres districts, intégration de sources de données supplémentaires et mise en service d’un plus grand nombre d’équipements.

Depuis les premières étapes de ce projet de numérisation de la gestion des CCE, le ministère a poursuivi le déploiement du système eVax Cold Chain Guard dans le cadre d’une nouvelle feuille de route de modernisation plus large qui sera mise-en-œvre de 2025 à 2027. Selon M. Kamanga, la feuille de route prévoit l’extension d’eVax Cold Chain Guard à d’autres districts, ainsi que l’intégration d’autres types de données, notamment les données de surveillance de la température à distance. « Nous envisageons d’organiser des séances d’orientation dans ces autres districts, afin de nous assurer que tous les équipements de la chaîne du froid sont enregistrés », a déclaré M. Kamanga. « Certains des articles CCE sont équipés de dispositifs de surveillance de la température à distance fournis par Nexleaf, [and]. L’idée est d’intégrer ces dispositifs au système que nous avons créé, de manière à ce qu’il soit automatisé. » En outre, le ministère espère faire passer le système de surveillance des CCE à la facturation inversée et envisage de l’étendre à d’autres types d’équipements dans le secteur des soins de santé.

Cet article est basé sur une présentation de Blessings Kamanga à la conférence annuelle DHIS2 2024. Regardez l’enregistrement sur YouTube (commence à 24:26) et visionnez les diapositives sur Google Drive. Écoutez son point de vue sur ce projet dans la vidéo ci-dessous.