Le Mali met-en-œvre un eSIGL intégré s’appuyant sur DHIS2 et MEDEXIS pour la gestion logistique en temps réel

Le Mali est un grand pays d’Afrique de l’Ouest qui compte 22 millions d’habitants. Le pays compte 11 régions sanitaires composées de 75 districts et de 3 234 établissements de santé publics et privés. Le système de santé malien a trois objectifs principaux : (i) Améliorer l’état de santé des populations afin qu’elles participent plus activement au développement socio-économique du pays ; (ii) étendre la couverture sanitaire tout en rendant les services accessibles à la population ; et (iii) rendre le système de santé viable et efficace. Pour atteindre ces objectifs, il faut un système national de santé qui fonctionne bien et qui fournisse des services de santé aux populations de tout le pays, ce qui dépend d’un système logistique efficace permettant d’approvisionner les établissements de santé en fournitures médicales suffisantes.

Le Mali utilise le DHIS2 comme système d’information sanitaire national (SGIS) depuis 2016. Avec l’utillisation de DHIS2, les données sur les services de santé et l’offre sont collectées au niveau de l’établissement. À partir de 2022, grâce à un financement de l’USAID et à l’assistance technique du Centre HISP de l’Université d’Oslo (UiO), du HISP Afrique de l’Ouest et du Centre (WCA) et d’I+Solutions, le ministère de la Santé a mis-en-œvre un système électronique d’information sur la gestion logistique (eLMIS) qui intègre DHIS2 avec MEDEXIS, un logiciel LMIS. Ce système intégré a permis d’automatiser des aspects essentiels de la logistique sanitaire et de l’inventaire au Mali, notamment la génération de bons de commande, de bons de livraison et de fiches de réception des produits, ce qui a réduit la charge de travail du personnel. Il a également rendu la gestion logistique plus efficace : Avant la mise en place du eSIGL intégré, les commandes d’intrants des établissements de santé n’étaient généralement pas basées sur les données de consommation réelles, ce qui entraînait des pénuries ou des surstocks de produits de base et de médicaments essentiels. En utilisant des calculs automatiques basés sur les schémas de consommation mensuels et le niveau de stock maximum pour chaque établissement de santé, la solution MEDEXIS-DHIS2 facilite le réapprovisionnement précis et opportun des stocks. En outre, les gestionnaires des programmes ont constaté une amélioration significative de la qualité des données, en particulier des données relatives aux quantités de produits reçues par les établissements de santé. En effet, les registres d’utilisation des produits au niveau des établissements sont mis à jour dans DHIS2 et automatiquement synchronisés avec les données du MEDEXIS eSIGL pour une gestion des stocks et une planification logistique efficaces.

Améliorer la qualité des données et l’efficacité de la gestion en numérisant les systèmes d’inventaire

La chaîne d’approvisionnement en produits de santé est un élément important de tout système de santé. Au Mali, le système de santé a rencontré des difficultés concernant l’accès et la disponibilité des produits de santé, ainsi que l’accès en temps voulu aux données du système d’information pour la gestion logistique. En septembre 2014, afin d’améliorer la gestion des données relatives aux médicaments essentiels, le ministère de la Santé, par l’intermédiaire de la Direction de la pharmacie et du médicament (DPM), a mis-en-œvre l’outil de surveillance des produits de santé appelé OSPSANTE. Cette initiative a été facilitée par le soutien technique et financier de l’USAID. OSPSANTE se présente sous la forme d’un tableau de bord en ligne utilisé pour l’agrégation et l’analyse des données agrégées sur les produits de base pour les programmes de santé, notamment le paludisme, le VIH, la planification familiale, la santé maternelle et infantile et la nutrition.

En 2016, le Mali a adopté le DHIS2 comme plateforme nationale de gestion des données de santé, y compris des produits de santé. Afin d’alléger la charge de travail du personnel de terrain et d’éviter la double saisie des données, l’interopérabilité a été établie entre DHIS2 et OSPSANTE. Les données logistiques relatives aux produits de santé sont saisies au niveau de tous les établissements de santé dans DHIS2 puis transférées à OSPSANTE pour faciliter la production de rapports et l’analyse des données. Cela a permis de réduire le temps et le coût de transmission des copies papier des rapports logistiques. Toutefois, ce système présentait des limites : si OSPSANTE fonctionne comme un outil de suivi des données logistiques et d’établissement de rapports, il n’assure pas la gestion numérique des inventaires et des mouvements de stocks de produits entre les dépôts d’approvisionnement et les établissements de santé. Une solution eSIGL complète a donc été jugée nécessaire pour renforcer la chaîne d’approvisionnement des produits de santé au Mali.

En août 2020, Palladium, en partenariat avec FHI360, le Groupe Pivot Santé Population et I+Solutions, a lancé un projet de renforcement du système de santé au Mali, appelé le sourire de Sinsi Walé, financé par l’USAID. En préparation du projet, I+Solutions a adopté des mesures visant à améliorer la gestion des stocks locaux par le biais de réunions techniques de routine et d’échanges avec l’équipe technique du DPM. Un certain nombre de propositions ont été discutées, l’accent étant mis sur l’amélioration du système existant et son intégration dans l’environnement DHIS2-OSPSANTE. Finalement, le logiciel MEDEXIS eSIGL a été choisi pour compléter le système intégré existant, en fournissant le chaînon manquant dans la gestion numérique des inventaires et des stocks de produits. Comme pour OSPSANTE, les données logistiques saisies dans DHIS2 sont envoyées à MEDEXIS via une intégration directe pour faciliter la gestion numérique des stocks et de la logistique.

La numérisation des transactions de bout en bout grâce à la conception de l’intégration

Le MEDEXIS eSIGL est une application web de type « software-as-a-service ». Il s’agit d’un outil autonome permettant d’assurer la gestion logistique et le suivi des produits de bout en bout, doté de fonctions intégrées d’établissement de rapports eSIGL. Dans le contexte du Mali, les fonctionnalités de saisie des données et de reporting de MEDEXIS ne sont pas utilisées, car la saisie des données au dernier kilomètre dans les établissements est déjà effectuée dans DHIS2, tandis que l’analyse et le reporting sont pris en charge par la plateforme OSPSANTE. L’objectif principal du système intégré est de numériser les transactions, y compris les commandes, l’emballage et les expéditions. Pour atteindre cet objectif, I+Solutions a sollicité l’assistance technique du Centre HISP de l’UIO et de l’HISP WCA pour soutenir le développement d’un eSIGL intégré DHIS2-MEDEXIS. L’équipe de DHIS2 et les experts en gestion logistique ont travaillé avec les développeurs de MEDEXIS(XNR-SISBI et I+Solutions) pour planifier une mise-en-œvre basée sur le Push Supply Model.

Dans ce modèle, le flux de données reste inchangé au niveau de l’établissement de santé. Les données saisies dans DHIS2 sont synchronisées avec MEDEXIS, qui effectue ensuite les calculs de réapprovisionnement sur la base de 3 mois de consommation moyenne mensuelle et du niveau de stock maximum pour un établissement. Les propositions de commande sont ainsi générées par MEDEXIS et les bons de commande envoyés à l’établissement via la messagerie interne DHIS2 au format PDF. Ces commandes sont validées par l’établissement dans DHIS2 par le biais d’un programme d’événements de confirmation de commande. Une fois les commandes validées, MEDEXIS prépare automatiquement l’envoi et envoie le bon de livraison à l’établissement via la messagerie DHIS2. Une fois les fournitures livrées, l’établissement confirme leur réception dans DHIS2 par le biais du programme d’événement « Accusé de réception ».

Planification concertée, mise-en-œvre progressive et formation à plusieurs niveaux pour un déploiement réussi

Début 2023, la solution DHIS2-MEDEXIS a été mise-en-œvre dans trois régions du Mali : Sikasso, Ségou et Mopti, couvrant 26 districts sanitaires et 701 établissements de santé. La mise-en-œvre s’est déroulée en plusieurs phases, à commencer par des ateliers de programmation et de planification de la configuration des logiciels, la configuration du serveur central et l’installation de l’interopérabilité des logiciels, des essais sur le terrain et, enfin, une formation à plusieurs niveaux.

En mai 2022, I+Solutions et des experts du Centre HISP ont organisé un atelier de planification pour le projet eLMIS, qui a aidé l’équipe à clarifier l’objectif et le contexte structurel de la mise-en-œvre du eLMIS sur la base du flux actuel et prévu des données du LMIS. L’atelier a également été l’occasion d’attribuer des rôles aux différents acteurs, de démontrer la fonctionnalité de l’interopérabilité entre DHIS2 et MEDEXIS sur un serveur local, et de finaliser les plans de programmation et de configuration de MEDEXIS dans le cadre du système existant DHIS2/OSPSANTE. Enfin, l’atelier a aidé l’équipe à déterminer et à valider un calendrier réaliste pour la mise-en-œvre du projet.

En juin 2022, un atelier d’orientation a été organisé à Bamako pour renforcer les capacités des acteurs du niveau central sur les fonctionnalités génériques de MEDEXIS. Cet atelier de suivi animé par les experts MEDEXIS d’I+Solution a permis de préparer les acteurs concernés au niveau central à mieux gérer le processus d’intégration DHIS2-MEDEXIS et à former les acteurs opérationnels à la solution eSIGL développée.

À la suite de ces ateliers, l’équipe technique a configuré le serveur central au niveau national et mis en place des fonctionnalités d’interopérabilité entre DHIS2 et MEDEXIS. L’équipe a ensuite élaboré un guide détaillé pour aider les administrateurs de DHIS2 à gérer la configuration à la fois dans DHIS2 et dans MEDEXIS. Des tests ont ensuite été effectués sur des ordinateurs et des tablettes afin de vérifier l’adéquation et la stabilité du système. Par la suite, des tests approfondis sur le terrain ont été menés dans des conditions de travail réelles dans le district sanitaire de Selingue (région de Sikasso) en août 2022. Les tests sur le terrain ont été menés conformément au protocole de test d’acceptation par l’utilisateur établi, qui facilite la confirmation indépendante de la conformité de la configuration avec le cas d’utilisation du Mali. Lors des tests sur le terrain, des erreurs de synchronisation ont été identifiées et ont empêché certaines fonctionnalités de fonctionner automatiquement. Ces erreurs ont été corrigées et des améliorations supplémentaires ont été apportées par l’équipe.

Après la configuration et le test réussis de la plateforme intégrée eSIGL, la formation des formateurs aux niveaux national et régional a été menée en préparation de l’adoption à grande échelle du système. Ces sessions s’adressaient aux principaux acteurs concernés, notamment les cadres du DMP, les pharmaciens régionaux et les responsables régionaux du Système d’Information Sanitaire (SIS), afin de faciliter l’appropriation locale des modules de formation et de mieux les équiper pour former d’autres personnes au niveau opérationnel. Cette session de trois jours visait à ancrer les participants dans l’approche eSIGL au Mali et à les former aux fonctionnalités génériques du logiciel MEDEXIS, notamment la gestion des utilisateurs, la synchronisation des données, les calculs de réapprovisionnement et la gestion des commandes et des expéditions.

Par la suite, des sessions de formation ont été organisées pour les équipes des districts sanitaires, renforçant ainsi les capacités du personnel opérationnel sur la plateforme eSIGL. Les participants comprenaient des gestionnaires de RDC, des assistants logistiques et des agents SIS dans les régions de Sikasso, Ségou et Mopti. La formation s’est concentrée sur la synchronisation des données entre le LMIS et le DHIS2, les calculs de réapprovisionnement et le suivi des réquisitions/expéditions dans MEDEXIS. Les participants ont également appris à valider les commandes et à accuser réception des livraisons dans DHIS2. Des formations supplémentaires sur les confirmations de commande et les accusés de réception ont été organisées pour le personnel des CSComs entre novembre 2022 et février 2023.

Suivi de la dynamique d’interopérabilité entre DHIS2 et MEDEXIS eSIGL

En décembre 2022, les districts sanitaires ont commencé à utiliser la solution eSIGL pour gérer les transactions de produits de santé. À la fin du mois de février 2023, le taux d’utilisation de la solution eSIGL était de 67 %.

Le Mali est le premier pays à avoir mis-en-œvre une solution intégrée DHIS2-MEDEXIS. Le suivi des performances de cette solution innovante est donc essentiel pour la durabilité et le partage des connaissances. Un mécanisme de suivi a été mis en place pour améliorer progressivement les fonctions du système et l’expérience des utilisateurs. Ce mécanisme consiste en un modèle de soutien aux utilisateurs comprenant un document décrivant les différents niveaux de soutien ainsi que les rôles des différents acteurs ; un groupe de discussion eSIGL avec des canaux de communication entre les acteurs concernés par le projet Medexis, et une réunion mensuelle de suivi des activités eSIGL au Mali.

Bien que la solution eSIGL DHIS2-MEDEXIS ne couvre pas encore l’ensemble des 75 districts sanitaires du pays, elle a déjà commencé à améliorer la logistique sanitaire au Mali, ouvrant la voie à un système de gestion logistique numérique de bout en bout à l’échelle nationale.