Renforcement de la gestion des écoles et de la communication des données en Gambie et en Eswatini

Les gouvernements du monde entier s’appuient sur des données pour prendre des décisions concernant leurs systèmes éducatifs, la qualité de ces décisions étant étroitement liée à la qualité des données elles-mêmes. Qu’il s’agisse de la fréquentation scolaire quotidienne des élèves et du personnel, des résultats scolaires, des informations sur les transferts d’écoles, etc., l’accès à des données sur l’éducation précises et opportunes au niveau individuel facilite la planification et la mise en œuvre de l’éducation à tous les niveaux. En Eswatini et en Gambie, les responsables de l’éducation ont commencé à utiliser DHIS2 et l’application SEMIS pour passer d’un rapport de données agrégées et sur papier à des données sur l’éducation en temps quasi réel et au niveau individuel.

En Gambie, où le système d’information sanitaire national est utilisé depuis 2009, le ministère de l’éducation de base et de l’enseignement secondaire a commencé à adapter le système DHIS2 aux données relatives à l’éducation. paramétrer DHIS2 pour les données relatives à l’éducation. en 2018 avec le soutien du HISP WCA. En Eswatini, le ministère de l’Éducation et de la Formatione ministère de l’Éducation et de la Formation (MoET), avec le soutien de l’UNICEF Eswatini, s’est lancé dans un projet avec le Centre HISP de l’Université d’Oslo (UiO), le HISP Ouganda et le HISP Mozambique pour . configurer et déployer DHIS2 pour l’éducation en 2020. En 2023, les deux pays ont lancé des projets pilotes pour mettre en œuvre l’appli SEMIS pour les données au niveau individuel et les dossiers des étudiants, en s’appuyant sur leurs succès antérieurs avec DHIS2. Les premiers rapports indiquent que SEMIS est convivial et qu’il répond aux besoins des écoles, soutenant ainsi les efforts en cours dans les domaines suivants rréduire les absences des enseignants et des élèves, rationaliser la gestion des dossiers des élèves, cibler le soutien aux élèves à risque, renforcer la collaboration entre les domaines, etc. Ces progrès sont particulièrement notables sur le continent africain, où, selon le rapport de la Commission européenne sur l’état de l’Union européenne, le nombre d’habitants de l’Union européenne a augmenté. L’UNESCOl’Association pour le développement de l’éducation en Afrique et l’Union africaine, plus des trois quarts des pays ne disposent pas actuellement de données suffisantes pour suivre les résultats de l’éducation.

« SEMIS est un très bon outil pour les écoles. (…) L’inscription est beaucoup plus facile et il est très fiable. Zweli Mayisela, membre de l’équipe chargée des données de mise-en-œvre de SEMIS, Charles Wesley High School, Eswatini

SEMIS : Une solution holistique pour la gestion des élèves, du personnel et de l’école

L’application SEMIS App est une suite d’outils pour les étudiants, le personnel et les écoles, développée grâce à une collaboration continue avec les groupes HISP et les ministères de la santé dans les pays du Sud. Conçu pour aider les pays à remplir les exigences de base en matière d’inscription et de gestion des étudiants et du personnel, ses fonctionnalités sont axées sur la planification de l’année universitaire, la gestion des activités de routine et l’exécution des processus de fin d’année. SEMIS permet au personnel de prendre les présences de manière rapide et intuitive – à la fois sur le web et via la saisie de données hors ligne sur les appareils mobiles Android – et facilite les transactions éducatives telles que les processus de promotion, de transfert et d’obtention de diplômes, ainsi que la gestion des données d’évaluation de l’apprentissage. Avec SEMIS, les écoles peuvent enregistrer les nouveaux enseignants, leur attribuer des identifiants uniques et soutenir l’affectation au niveau régional et national. L’application peut également être configurée pour suivre les évaluations des enseignants et identifier les besoins en matière de développement professionnel.

SEMIS est essentiellement une mise-en-œvre de l’app Tracker DHIS2, mais spécifiquement adaptée aux cas d’utilisation dans l’éducation, et avec un modèle de données adaptable pour une utilisation dans différents contextes. « Nous avons créé une plateforme qui peut être utilisée pour planifier, inscrire les étudiants, mettre à jour les détails des enseignants, prendre les présences, enregistrer les notes pour les évaluations et les examens, promouvoir les étudiants à une nouvelle classe, et d’autres activités », etc. a déclaré Alfred Muchanga, chef de l’unité de développement des systèmes pour Saudigitus au Mozambique, et membre clé de l’équipe de développement de SEMIS.

Outre son utilisation pour la planification académique et la gestion courante, SEMIS soutient la décentralisation des systèmes éducatifs en intégrant des données provenant de sous-systèmes disparates. Il permet d’accéder à des données granulaires et agrégées pour améliorer les processus de prise de décision, du bureau central jusqu’au niveau de l’école. Il s’intègre facilement aux systèmes de données existants et permet la collecte et l’analyse de données individuelles longitudinales pour les apprenants et le personnel tout au long de leur expérience académique. SEMIS est continuellement affiné et amélioré par les utilisateurs du monde entier, et la plateforme DHIS2, entièrement personnalisable, permet aux ministères et aux partenaires de mise en œuvre d’étendre ses fonctionnalités et de l’intégrer à d’autres outils s’ils le souhaitent.

La Gambie : Un passage à des données au niveau individuel, grâce à l’expérience de l’utilisation du DHIS2

La Gambie, qui utilise DHIS2 comme système national d’information sanitaire depuis 2009, a lancé en 2018 une initiative visant à étendre son utilisation de DHIS2 au secteur de l’éducation en tant que SIGE. Avec le soutien de Norad et du GPE KIX, le ministère de l’Éducation de base et secondaire (MoBSE) a travaillé à paramétrer DHIS2 pour les données sur l’éducation en 2019, puis a entamé le passage aux données au niveau individuel en 2020 avec un système basé sur DHIS2 Tracker. Selon Seedy Pour Ahmed Jallow, du ministère de l’éducation et de la science, la nécessité de cette transition est devenue évidente lorsque le pays a utilisé le DHIS2 pour planifier la réouverture des écoles après plus d’un an de fermetures liées au COVID.

Le ministère a utilisé DHIS2 pour analyser avec succès ses données et s’est préparé à rouvrir les écoles. « Nous avons pu modéliser non seulement le nombre de salles de classe nécessaires, mais aussi l’infrastructure, le nombre d’enseignants supplémentaires à former, les contraintes financières et tout le reste ». a déclaré Jallow. Cependant, lorsque les responsables de l’éducation ont demandé des bus publics pour transporter les élèves en toute sécurité, ils ont été confrontés à un manque crucial d’informations : ils ne disposaient pas de données individuelles sur le lieu de résidence des élèves. « Nous nous sommes rendu compte que nous savions presque tout sur les écoles, mais que nous ignorions tout des élèves eux-mêmes, » Jallow a dit. « À cause de cela, nous avons manqué six mois d’apprentissage supplémentaires. Déterminée à éviter ce type de situation à l’avenir, la Gambie a poursuivi son travail sur les données individuelles dans le secteur de l’éducation, en collaboration avec le HISP WCA, le HISP UiO et d’autres partenaires.

En 2020, le MoBSE a saisi plus de 300 000 dossiers d’élèves avec des identifiants uniques dans son SIGE, mis-en-œvre une appli de suivi quotidien par SMS de la présence des enseignants, et numérisé le bulletin scolaire. En 2022, elle a lancé une version préliminaire de son SIGE basé sur Tracker dans deux écoles comptant 5 500 élèves et 200 enseignants, et le paramétrage en cours et les retours d’expérience sur le système ont ensuite alimenté la conception collaborative de l’appli SEMIS en 2023. Lorsque l’équipe technique de DHIS2 pour l’éducation a présenté son application SEMIS lors de la conférence sur l’éducation en août, la Gambie a vu les avantages évidents – comme la promotion groupée et d’autres fonctionnalités non disponibles dans son système existant basé sur Tracker – et a rapidement commencé à mettre en œuvre SEMIS.

Selon M. Jallow, l’adoption de DHIS2 et de l’appli SEMIS pour les données sur l’éducation était un choix évident pour la Gambie en raison du coût relatif très faible de la mise-en-œvre, et de la capacité d’appropriation locale. « Pour passer à l’échelle supérieure, nous devons vraiment nous assurer que ces interventions sont durables, et c’est l’une des raisons pour lesquelles nous avons choisi DHIS2.Il a ajouté : « Nous sommes très heureux de pouvoir vous aider. « Nous sommes très pragmatiques en ce qui concerne le verrouillage des fournisseurs auquel sont confrontés d’autres pays. Nous ne voulons pas nous retrouver dans ce genre de situation ».

Eswatini : Soutien à un système national basé sur le code PIN pour les services gouvernementaux

En juin 2020, le ministère de l’Éducation et de la Formation de l’Eswatini (MoET) a commencé à travailler avec le HISP Ouganda et le Centre HISP de l’UiO, avec le soutien de l’UNICEF Eswatini, pour créer un EMIS basé sur DHIS2. Le pays s’appuyait auparavant sur un SIGE centralisé et numérique géré par le ministère, mais il ne répondait plus aux besoins du pays en matière de saisie des données décentralisée ou d’indicateurs de suivi pour les domaines prioritaires. Au cours de cette période, le gouvernement d’Eswatini a également adopté un système national basé sur le code PIN pour tous les services, ce qui a nécessité la création de dossiers individuels pour les apprenants dans le système scolaire. Fin 2021, le MoET a lancé le SIGE basé sur le DHIS2 pour la collecte de données agrégées et individuelles dans 100 écoles de la région de Manzini, puis… élargi à toutes les écoles l’année suivante. Une évaluation en mai 2022 a montré une large adhésion des acteurs concernés et une appropriation du système, et les commentaires continus du terrain ont ensuite façonné le développement de SEMIS lorsque les groupes HISP ont commencé leur processus de conception collaborative en 2023.

Avec l’introduction de SEMIS en août, l’Eswatini a été l’un des premiers à l’adopter, en lançant une mise-en-œvre limitée dans 10 écoles de la région de Lubombo en mars 2024. « Le projet pilote est en cours », a déclaré Nelsiwe Dlamini, responsable par intérim du système EMIS au sein du ministère de l’éducation et de la formation. Elle a indiqué que le ministère prévoyait de déployer SEMIS dans toutes les écoles au cours des prochains mois, en citant la capacité de promotion en masse de l’application dans le module des résultats finaux, ainsi que d’autres fonctionnalités qui n’étaient pas disponibles dans l’ancien système basé sur Tracker. « Imaginez que vous ayez à promouvoir un apprenant (à la fois) pour les écoles », a-t-elle déclaré. « Avec SEMIS, c’est plus facile.

Lorsque le projet pilote passera à la phase suivante en octobre 2024, le ministère lancera SEMIS dans 50 écoles supplémentaires, avec une formation pour environ 200 enseignants, ce qui, selon M. Dlamini, sera crucial pour une mise-en-œvre réussie dans le pays. « Plus que tout, nous avons appris qu’il fallait former les enseignants », a-t-elle déclaré. En plus de la formation de base sur SEMIS, elle a déclaré que les enseignants devraient comprendre comment ils peuvent utiliser les données pour informer la programmation et la planification de l’école, et que les chefs d’établissement et les utilisateurs régionaux doivent également comprendre leur rôle en tant que gardiens des données. Pour l’avenir, Mme Dlamini a indiqué que le ministère de l’éducation et de la formation prévoit d’utiliser SEMIS pour une utilisation intersectorielle avec le ministère de l’intérieur, le ministère de la santé et d’autres, par le biais du système national basé sur le code PIN. « Nous pouvons facilement nous connecter à d’autres systèmes pour voir, par exemple, si les apprenants bénéficient des services offerts par le ministère de la santé », a-t-elle déclaré.

Une approche collaborative de la conception d’applications et de la gestion des données éducatives

SEMIS est le fruit d’une collaboration entre les groupes HISP du Mozambique (Saudigitus), de l’Ouganda, du Sri Lanka et de l’Afrique occidentale et centrale, et le Centre HISP de l’Université d’Oslo (UiO). Lors de la conférence annuelle du DHIS2 en juin 2023, les représentants de ces groupes se sont réunis pour discuter des défis liés aux projets de systèmes d’information sur la gestion de l’éducation (SIGE) dans leurs pays respectifs, et ils ont décidé de travailler ensemble pour développer une app personnalisée afin de répondre aux besoins spécifiques qu’ils constataient dans le secteur de l’éducation. Le lendemain, ils avaient déjà planifié la conception de l’application. « Nous sommes partis de différentes applications isolées – chaque groupe HISP travaillait séparément sur des stratégies visant à résoudre des problèmes locaux », a déclaré M. Muchanga. « Nous avons créé une sorte d’équipe technique DHIS2 pour l’éducation, afin de voir comment nous pouvions joindre nos activités et nos stratégies pour construire une solution commune à tous les responsables de la mise en œuvre de DHIS2. »

Ensemble, l’équipe a travaillé au développement rapide de l’application, dans le but de partager une démonstration lors de la conférence et de l’académie DHIS2 pour l’éducation en Ouganda, à peine deux mois plus tard. Ce fut un grand succès. Dans les semaines qui ont suivi la conférence, la Gambie et l’Eswatini se sont déjà engagés à tester l’application dans leurs écoles publiques. Prosper Behumbiize, directeur des programmes du HISP Ouganda, a déclaré : « Nous sommes en train d’écrire une page d’histoire » en aidant la direction des écoles jusqu’au niveau le plus bas et en allant au-delà des données agrégées. Ce développement rapide a été possible grâce à la flexibilité inhérente à la plateforme DHIS2, ainsi qu’à la connaissance approfondie et directe des systèmes éducatifs locaux et régionaux par les groupes HISP.

Bien qu’il soit encore mis-en-œvre en tant que projet pilote en Eswatini et en Gambie, le retour d’information en provenance du terrain permet d’affiner et d’améliorer SEMIS. Au fur et à mesure que le développement se poursuit, l’objectif est de publier des modules supplémentaires en utilisant une approche autonome, permettant de soutenir soit une mise-en-œvre partielle dans le secteur de l’éducation, soit une mise-en-œvre selon les besoins dans d’autres domaines. Le module Transfert, par exemple, peut être utilisé pour gérer l’équipement et suivre les mouvements de divers équipements entre les établissements, et le module Performance a des utilisations évidentes dans la saisie de données en masse. « Tout système que vous voulez mettre-enœvre, si vous voulez faire de la saisie de données en masse, vous pouvez utiliser ce module de performance – vous pouvez changer le nom pour ce que vous voulez », a déclaré Muchanga.

Tirer parti des premiers succès et planifier l’avenir

M. Jallow a déclaré que le ministère gambien de l’économie et des finances avait tiré plusieurs leçons importantes au cours de sa transition vers des données au niveau individuel. « SEMIS fonctionne, c’est la première chose ». a-t-il déclaré. « Deuxièmement, nous devons donner la priorité aux besoins des écoles ». Il a insisté sur l’importance de travailler directement avec les écoles pour mieux comprendre les défis liés aux données, afin de s’assurer que les solutions sont adaptées aux besoins locaux. La Gambie a poursuivi son travail en faveur d’une gestion de l’éducation axée sur les données, en concluant un accord en 2024 entre le MoBSE, l’Université de Gambie et l’UiO, pour concevoir un programme de maîtrise axé sur la demande dans les systèmes d’information de gestion de l’éducation. L’objectif est d’améliorer la gestion et l’utilisation des données ainsi que le renforcement des systèmes d’information grâce à l’appropriation locale d’outils, de normes et de procédures mondiales.

Mme Dlamini a souligné l’importance des données individuelles dans le secteur de l’éducation, qui permettent aux gouvernements d’adopter une approche plus globale. « En tant que pays, nous devrions nous éloigner de l’idée de nous contenter de [tracking] d’informations agrégées », a-t-elle déclaré. « En fin de compte, nous avons affaire à des êtres humains dont nous devons rendre compte. (…) Si une école dit ‘nous fournissons des services à 100 apprenants’, qui sont ces 100 apprenants ? Sont-ils présents ? Ont-ils les livres qu’ils sont censés avoir ? Ont-ils les enseignants qualifiés pour leur donner une éducation ? C’est là tout le concept, pour contrôler que tout se passe bien », a déclaré M. Dlamini.

L’Eswatini et la Gambie partageront des résultats supplémentaires au début de 2025, lorsque leurs projets pilotes SEMIS respectifs passeront à la phase suivante. Pour en savoir plus sur la mise-en-œvre de l’application SEMIS, contactez l’équipe DHIS2 Education à l’adresse suivante emis@dhis2.org. Les notes de mise à jour sont disponibles pour web et Android.

Cette étude d’impact est basée en partie sur les présentations de DHIS2 pour l’éducation lors de la conférence annuelle 2024. En savoir plus.