Rationalisation des rapports aux donateurs par l’envoi de données d’indicateurs directement à partir du DHIS2

Si les pays à revenu faible et intermédiaire (PRFI) ont progressivement augmenté leurs dépenses de santé publique au cours des dernières décennies, en 2024, 36 % des dépenses du secteur de la santé dans les pays à faible revenu étaient couvertes par l’aide au développement, contre 26 % par les gouvernements nationaux(source). Fonds Mondial to Fight AIDS, Tuberculosis and Malaria est l’un des plus importants mécanismes de financement multilatéral des programmes de santé publique dans les PRFI, avec 15,7 milliards de dollars de contributions sur la période 2024-2026. Au niveau national, ces fonds sont distribués sous forme de subventions qui soutiennent les priorités du ministère de la santé pour les programmes de lutte contre le VIH, la tuberculose et le paludisme, ainsi que le renforcement des systèmes de santé en général. Dans de nombreux pays, ces subventions ont soutenu la mise en place et l’extension de systèmes d’information sur la gestion sanitaire (SGIS) basés sur le DHIS2, qui ont aidé les pays à améliorer le suivi, l’analyse et la planification des programmes sanitaires. Ce financement a eu un impact : Depuis sa création en 2002, les programmes de santé soutenus par le Fonds Mondial ont permis d’accroître la couverture des principales interventions de traitement et de prévention du VIH, de la tuberculose et du paludisme, sauvant au final 65 millions de vies.

Une gestion efficace de cet effort global nécessite des données de qualité. Au niveau central, le Fonds Mondial utilise son propre système DHIS2 pour contrôler et évaluer les performances des programmes qu’il finance dans le monde entier. Les pays bénéficiant d’un soutien financier sont tenus de présenter chaque trimestre des indicateurs clés pour les programmes de lutte contre le VIH, la tuberculose et le paludisme. Dans le passé, il s’agissait d’un processus essentiellement manuel. À partir de 2023, le Fonds mondial a travaillé avec l’équipe centrale de DHIS2 à HISP UiO et les groupes locaux du réseau HISP pour rationaliser et automatiser ce processus de reporting avec l’appli DHIS2 Data Exchange et une collection de métadonnées normalisées pour le format de reporting du Fonds mondial, ce qui permet aux pays d’envoyer des indicateurs clés directement depuis leur site national SGIS vers le référentiel central du Fonds mondial.

À la fin de l’année 2024, les rapports d’échange de données agrégées (ADEx) du Fonds Mondial ont été déployés dans 12 pays. Les résultats ont été positifs. L’utilisation de l’ADEx a permis de réduire le temps consacré par les pays à la préparation des rapports, de faciliter l’identification et la correction des problèmes de qualité des données et d’identifier les lacunes dans les systèmes nationaux SGIS, que plusieurs pays s’efforcent actuellement de combler.

« Nous consacrons moins de temps à l’établissement de rapports. Auparavant, nous allions dans SISMA (le système national DHIS2) et sélectionnions les données, puis chaque programme (VIH, tuberculose et paludisme) prenait peut-être 2 à 3 jours pour nettoyer et réviser les données avant de les envoyer à l’UGP. Désormais, ils peuvent effectuer ce processus en une seule journée. C’est donc plus rapide qu’avant.
– Ivone Rungo, responsable du suivi et de l’évaluation, unité de gestion des programmes (UGP), ministère de la santé du Mozambique

Développer une nouvelle approche pour une communication plus efficace des données nationales

Dans le cadre du processus manuel standard de présentation des rapports trimestriels au Fonds Mondial, les ministères de la santé extraient les données de leurs propres systèmes, procèdent au nettoyage des données, aux calculs et aux transformations dans Excel afin de produire les indicateurs programmatiques requis, puis envoient le fichier résultant au Fonds Mondial où il est importé manuellement dans la base de données centrale. Ce système présente plusieurs inconvénients. Les processus d’exportation, de nettoyage et d’importation demandent beaucoup de travail et de temps. Il encourage également les programmes de santé à effectuer leurs contrôles de qualité et leurs corrections en dehors du site SGIS, ce qui signifie que dans la plupart des cas, les données nettoyées ne sont pas réintégrées dans le système DHIS2 du pays, ce qui constitue à la fois une occasion manquée d’améliorer la qualité des données SGIS et entraîne des divergences entre les systèmes nationaux et ceux du Fonds Mondial.

C’est au cours de la pandémie de grippe aviaire que l’idée de créer un système de notification plus rationnel a vu le jour. Fonds Mondial a reçu un afflux soudain de contributions pour soutenir la réponse à la pandémie dans les pays à faible revenu, mais cela a également créé un besoin de rapports rapides de la part des pays pour surveiller les cas de COVID et les produits de base afin que le Fonds Mondial puisse efficacement allouer et débourser des fonds rapidement. L’équipe centrale du DHIS2 a contribué à la mise-en-œvre d’une première approche visant à permettre l’envoi de données nationales au Fonds Mondial à l’aide de l’API du DHIS2. Cette application a ensuite été développée pour devenir l’application d’échange de données, permettant aux équipes du Fonds Mondial et à leurs homologues du ministère de la Santé de configurer les échanges de données directement via l’interface utilisateur de DHIS2. Une collection de métadonnées a également été développée, comprenant des indicateurs standard pour les programmes de lutte contre le VIH, la tuberculose et le paludisme, que les pays peuvent installer dans leurs systèmes nationaux SGIS et utiliser pour sélectionner facilement les indicateurs spécifiques qu’ils souhaitent communiquer par l’intermédiaire d’ADEx.

Une fois configuré, ADEx permet aux pays de créer leurs rapports au Fonds Mondial et de procéder à l’examen et au nettoyage de la qualité des données, directement dans DHIS2. Cela réduit le temps nécessaire à l’établissement de rapports manuels et permet aux responsables des programmes nationaux de santé de consacrer plus de temps à l’amélioration de la qualité des données elles-mêmes avant la soumission du rapport. En outre, les pays n’ont plus besoin de produire des calculs d’indicateurs paramétrés, puisque le système du Fonds Mondial est en mesure d’ingérer les données et d’effectuer les transformations et les calculs automatiquement.

« Le cœur du (projet ADEx) est de savoir comment prendre des décisions programmatiques plus rapidement, tout en renforçant la qualité des données ».
– Nicola Hobby, conseillère technique et responsable de la mise-en-œvre, Fonds Mondial

Mise en-œvre locale avec le soutien du HISP et du Fonds Mondial

La première mise-en-œvre en direct du système de déclaration ADEx a eu lieu en septembre 2023 en Ouganda, le Mozambique suivant peu après. À la fin de 2023, 7 pays avaient mis en œuvre l’ADEx et commencé à l’utiliser pour soumettre des données pour le T1 2024. Cinq autres pays seront connectés en 2024.

Au niveau national, la mise-en-œvre de l’ADEx est assez simple. Nicola Hobby, responsable technique du projet au Fonds Mondial, le décrit comme « le projet le plus facile à mettre-en-œvre jusqu’à présent en ce qui concerne la mise en place dans le pays ». Les groupes locaux du HISP sont engagés pour fournir une assistance technique, y compris les étapes de préconfiguration comme la mise à niveau de la version du logiciel DHIS2 du site SGIS à la version 2.39 ou supérieure pour permettre l’utilisation de l’application Data Exchange, l’installation de l’application et de la collection de métadonnées, et le soutien d’une évaluation de la qualité des données SGIS, si nécessaire.

Fonds Mondial soutient ensuite le ministère de la santé dans la mise en place de l’ADEx, ce qui prend généralement une semaine. Il s’agit de travailler en présentiel avec le personnel du programme local du ministère de la santé et de SGIS pour définir les numérateurs et les dénominateurs et les mettre en correspondance avec les indicateurs d’échange. Le processus de cartographie prend généralement une journée par programme de santé, plus une journée supplémentaire pour mettre en place l’échange pour l’ensemble des programmes. Fonds Mondial est toujours à la recherche de moyens pour rendre ce processus plus efficace. Dans un cas précis, ils ont pu faire en sorte qu’un pays utilise ADEx pour un programme de santé en fournissant une assistance cartographique à distance. Une fois la configuration terminée, l’équipe du ministère de la santé la valide avant de la mettre en production sur le serveur national. Une fois le système ADEx activé, lorsque la personne focale du pays SGIS appuie sur le bouton « soumettre » pour la période de déclaration, ses données sont intégrées dans le portail des partenaires du Fonds Mondial dans un délai de deux heures ou moins.

L’expérience du Mozambique en matière de transition vers le rapport ADEx

Sur les 12 pays qui ont mis-en-œvre le reporting ADEx jusqu’à présent, le Mozambique est l’un de ceux qui ont le mieux réussi. Le Mozambique a mis-en-œvre le système pour la première fois fin 2023 en réponse à un besoin de reporting sur les produits essentiels pour la réponse COVID du pays et l’a depuis élargi pour inclure le reporting pour les programmes de lutte contre le VIH, la tuberculose et le paludisme. Le Mozambique est ainsi en mesure de fournir des rapports détaillés sur des indicateurs programmatiques clés, tels que le pourcentage de personnes vivant avec le VIH qui reçoivent un traitement antirétroviral ou le nombre de cas de paludisme confirmés qui ont reçu un traitement de première intention dans les établissements de santé publics.

Selon Ivone Rungo, responsable du suivi et de l’évaluation au sein de l’unité de gestion des programmes (UGP) du ministère de la santé du Mozambique, l’expérience a été positive. Le ministère de la santé a travaillé avec Saudigitus (HISP Mozambique) pour installer et configurer l’application d’échange de données sur SISMA, le système national du Mozambique basé sur DHIS2 SGIS, et a procédé au processus de cartographie avec deux points focaux de chaque programme. Le ministère de la santé a été en mesure de présenter son rapport au Fonds Mondial par l’intermédiaire de l’ADEx, mais a constaté que certains indicateurs posaient problème. Ils ont contacté le Fonds Mondial et Saudigtus et ont pu résoudre rapidement ces problèmes.

Bien qu’il y ait encore des lacunes dans les données, telles que les estimations de la population du spectre pour le programme VIH, et que certains indicateurs nécessitent encore une mise à jour manuelle de la part de l’équipe du ministère de la santé après la soumission au Fonds Mondial, le processus a apporté plusieurs avantages au ministère de la santé. La mise-en-œvre de l’ADEx a contribué à renforcer SISMA, car elle a incité les équipes des ministères de la santé chargées du VIH, de la tuberculose et du paludisme à mettre à jour leurs programmes dans DHIS2, et l’utilisation d’indicateurs normalisés a permis aux équipes de les mettre en « favoris » dans DHIS2, ce qui les rend plus faciles à trouver et à examiner. Les étapes de validation supplémentaires, tant dans SISMA que dans le portail des partenaires du Fonds Mondial, ont permis d’identifier et de résoudre les problèmes liés aux données. Il a également contribué à éclairer la prise de décision du ministère de la santé. En plus d’envoyer des rapports au Fonds Mondial, l’équipe SGIS les partage avec les dirigeants du ministère de la santé afin de leur fournir une vue d’ensemble des résultats des programmes et de leur permettre d’acquérir des connaissances et de prendre des décisions plus éclairées.

« (Le rapport ADEx) est également utile dans la mesure où il favorise la collaboration entre les différents acteurs concernés par les programmes du ministère de la santé. Je pense qu’il s’agit d’une solution innovante.
– Ivone Rungo, responsable du suivi et de l’évaluation, unité de gestion des programmes, ministère de la santé du Mozambique

Résultats au niveau national : Réduction de la charge de travail liée aux rapports, amélioration de la qualité des données et identification des lacunes dans les données

Les commentaires que l’équipe du Fonds Mondial a reçus d’autres pays sont similaires à l’expérience du Mozambique. En général, les pays indiquent que, grâce à l’ADEx, ils peuvent consacrer moins de temps à la transcription des données et plus de temps à l’analyse des résultats au niveau infranational afin d’identifier et de résoudre les problèmes de qualité des données. Les pays considèrent comme un avantage le fait de pouvoir communiquer ces données automatiquement sans avoir à les transformer manuellement et à les nettoyer à l’extérieur.

Étant donné que les pays peuvent décider eux-mêmes des indicateurs à inclure dans l’ADEx par rapport à la déclaration manuelle, le système a créé des incitations supplémentaires pour résoudre les problèmes de structure et de qualité des données sous-jacentes afin que des indicateurs supplémentaires puissent être inclus dans le rapport, de sorte que le plus grand nombre possible de données puissent être déclarées automatiquement. Bien qu’aucun pays n’ait été en mesure de soumettre tous les indicateurs via ADEx dès le départ, des pays comme l’Ouganda ont atteint un taux de 80 % de déclaration du VIH via ADEx, à titre d’exemple, et l’équipe du Fonds Mondial s’attend à ce que la tendance continue d’augmenter au fil du temps.

L’utilisation de l’ADEx pour automatiser les rapports a également permis d’accroître la visibilité des données manquantes sur le site national SGIS. Il s’agit par exemple d’estimations de la population, telles que les enquêtes sur le spectre qui évaluent la population des personnes vivant avec le VIH, qui sont utilisées comme dénominateurs dans le calcul des indicateurs clés. Plusieurs équipes nationales du ministère de la santé ont identifié la possibilité d’ajouter ces données démographiques en tant que chiffre annuel dans le site SGIS, et au moins un pays a déjà pris cette mesure. Certains pays comme la Tanzanie, qui utilise un programme Tracker pour le suivi du VIH au niveau des patients, étudient également la possibilité d’agréger ces données individuelles pour les inclure dans les rapports automatisés du Fonds Mondial.

Prochaines étapes pour le Fonds Mondial : Faciliter l’analyse épidémiologique

Pour le Fonds Mondial, l’objectif final du rapport ADEx n’est pas seulement de rendre le processus de rapport plus efficace. L’accès plus rapide à des données nationales plus détaillées a également permis au Fonds Mondial d’effectuer des analyses plus nuancées. Ces plongées profondes dans les données nationales ne se limitent pas à l’analyse de la performance des subventions, mais peuvent également impliquer une analyse épidémiologique, ce qui n’était pas possible avec les rapports traditionnels qui n’incluaient que des indicateurs précalculés au niveau national. Grâce à la granularité supplémentaire fournie par le rapport ADEx, qui permet aux experts en la matière du Fonds Mondial de voir les données brutes des numérateurs et des dénominateurs sur lesquels ces indicateurs sont basés, ces experts ont désormais la possibilité d’examiner les données de manière programmatique, par exemple en effectuant une analyse des écarts et des tendances, ou en les superposant à d’autres ensembles de données tels que le climat et le financement pour une analyse triangulée.

Bien que l’équipe du Fonds Mondial soit encore en train de développer son approche pour travailler avec ces données, il y a déjà eu quelques résultats concrets. Par exemple, après avoir observé que certains indicateurs étaient systématiquement surdéclarés dans un pays, une analyse du Fonds Mondial a déterminé qu’il manquait un certain nombre d’établissements de déclaration sur le site SGIS et a communiqué ce problème au ministère de la santé pour qu’il le résolve. Dans des cas comme celui-ci, ADEx aide le Fonds Mondial à être un partenaire actif du ministère de la santé en utilisant ses données pour prendre des mesures.

Opportunités futures avec les rapports ADEx : Autres pays et donateurs

Fonds Mondial soutient actuellement des programmes de lutte contre le VIH, la tuberculose et le paludisme dans plus de 100 pays. Parmi ces pays, un grand pourcentage utilise le DHIS2 pour la collecte des données sur ces programmes de santé. Fonds Mondial espère que d’autres pays donneront la priorité à la mise-en-œvre de l’ADEx afin de rationaliser leurs rapports et de permettre au Fonds Mondial de travailler plus étroitement avec eux pour améliorer les résultats des programmes.

L’ADEx est également un exemple de la manière dont l’utilisation de DHIS2 comme source de vérité pour la rationalisation des rapports peut être bénéfique pour une variété de donateurs et d’organisations de santé mondiale. Actuellement, chaque organisation a ses propres exigences en matière de rapports, ce qui signifie que les PRFM qui reçoivent un soutien financier de plusieurs bailleurs de fonds différents pour un programme de santé doivent produire des rapports paramétrés distincts pour chacun d’entre eux, ce qui prend un temps précieux au personnel et pourrait même nécessiter des systèmes de rapports parallèles. Dans certains pays, les données relatives à un même programme de santé peuvent même être enregistrées dans plusieurs bases de données DHIS2 distinctes afin de satisfaire aux exigences des donateurs en matière de rapports.

Fonds Mondial a entamé des discussions avec plusieurs organisations clés sur la possibilité d’aligner les indicateurs et de réduire les systèmes de rapports parallèles. Il s’agit d’un problème complexe, car chaque organisation a des priorités et des besoins spécifiques en matière de données, mais l’espoir est qu’en créant un système qui facilite la communication automatique des données par les pays sur la base de normes prédéfinies, le Fonds Mondial peut contribuer à inspirer un mouvement de collaboration et de partage des données entre les donateurs, en réduisant davantage la charge de la communication pour les pays individuels et en leur permettant de concentrer leurs ressources limitées sur leur travail principal : l’amélioration de la santé de leur population.

En savoir plus :

• Présentation de l’ADEx lors de la conférence annuelle 2024 DHIS2 : Regardez sur YouTube
• Entretien avec Nicola Hobby, « Que signifie DHIS2 pour vous ? »: Regardez sur YouTube