Une solution eLMIS innovante au Mali

Le Mali est un pays de l’Afrique de l’Ouest ayant une superficie de 1.241 238 km2 et dont la population est estimée à 22 millions d’habitants en 2022. Le pays compte 11 régions sanitaires pour 75 districts et 3234 formations sanitaires toutes catégories confondues (publiques et privées).

La chaîne d’approvisionnement des produits de santé est une composante importante de tout système de santé. Malgré un mécanisme d’approvisionnement et de distribution des produits de santé parfaitement documenté (Schéma Directeur d’Approvisionnement et de Distribution des Médicaments Essentiels (SDADME), des difficultés persistaient quant à l’accès et la disponibilité des produits de santé ainsi que l’accès à temps aux données du système d’information de la gestion logistique de ces produits. En avril 2015, le rapport national de supervision des acteurs impliqués dans la mise en œuvre du SDADME révèle un faible taux de complétude des rapports CRGS (47%) et un faible taux de disponibilité des médicaments du panier dans les districts supervisés (50%).

En 2015, le Ministère de la Santé à travers la Direction de la Pharmacie et du Médicament (DPM) avec l’appui technique et financier de l’USAID met en place « OSPSANTE», l’Outil de Suivi des Produits de Santé permettant d’agréger et d’analyser les données sur les produits relatifs aux programmes Paludisme, VIH, Planification familiale, Santé maternelle et infantile, Nutrition et Médicaments du panier.

En 2016, le Mali adopte DHIS2 comme plateforme nationale de gestion des données et des produits de santé. Une interopérabilité est alors créée entre DHIS2 et OSPSANTE.  Les données logistiques des produits de santé saisies au niveau des formations sanitaires dans DHIS2 sont transférées dans OSPSANTE pour la production des rapports et l’analyse des données. Cette interopérabilité permet l’allègement de la charge de travail du personnel sur le terrain tout en réduisant la double saisie des données.

Cependant, OSPSANTE ne couvre pas la gestion informatisée des inventaires et des mouvements des stocks de produits entre les Dépôts Répartiteurs de Cercle (DRC) et les Dépôts de Vente (DV) des formations sanitaires (CSCom et CSref). 

Une solution eSIGL s’avérait ainsi nécessaire pour le renforcement de la chaîne d’approvisionnement des produits de santé au Mali.

Apporter le maillon manquant de la gestion informatisée

En Août 2020, Palladium en partenariat avec FHI360, Groupe Pivot Santé Population, USAID et I+Solution lance le projet de Renforcement du Système de Santé, Kénéya Sinsi Walé. I+Solution, alors en charge de l’amélioration de la gestion des systèmes d’inventaire locaux, amorce la mise en place d’une solution eSIGL intégrable à l’environnement DHIS2-OSPSANTE. 

Ce sera l’application Web MEDEXIS eLMIS. Elle permet le suivi des produits de bout en bout et la production de rapports intégrés eSIGL. Avec l’appui technique de l’équipe en charge de la Logistique au sein de l’Université d’Oslo ainsi que de HISP WCA, les données logistiques saisies dans le DHIS2 sont envoyées à MEDEXIS pour permettre la gestion informatisée des inventaires et des stocks de produits ainsi que la numérisation des transactions (commandes, colisage et expéditions). 

Au niveau des formations sanitaires, les données saisies mensuellement dans DHIS2  (tels que les quantités reçues, consommations, pertes et ajustements, solde de clôture ) sont synchronisées avec MEDEXIS qui fait ensuite les calculs de réapprovisionnement (sur la base de 3 mois de consommation moyenne mensuelle et du niveau de stock maximum pour une formation sanitaire). Les suggestions de commandes sont ainsi générées par MEDEXIS et les bons de commandes envoyés aux formations sanitaires via la messagerie interne du DHIS2, sous format PDF. 

Ces commandes sont ensuite validées par les formations sanitaires dans DHIS2 à travers un Programme Événement (Confirmation de Commandes). Une fois les commandes validées, MEDEXIS prépare automatiquement les packages et envoie le bordereau de livraison aux formations sanitaires via la messagerie DHIS2. A la réception des colis, les formations sanitaires accusent réception en utilisant un second Programme Événement.

Première implémentation dans 3 régions du Mali

Une première implémentation est lancée dans trois régions : Sikasso, Ségou et Mopti, couvrant en tout 26 districts pour 701 formations sanitaires (CSCom et CSRef) et une population totale de 10 480 000 habitants . Cette  implémentation a consisté à une mise en œuvre séquentielle incluant la tenue d’un atelier de programmation et de configuration en présence des principaux acteurs du projet, ainsi qu’un atelier d’orientation visant à renforcer les capacités des acteurs du niveau central sur les fonctionnalités du logiciel MEDEXIS.

En juillet 2022, des ajustements programmatiques de configuration de MEDEXIS ont été réalisés et un guide pour la configuration des fonctionnalités dans les deux instances DHIS2 et MEDEXIS a également été élaboré. En août 2022, l’équipe de configuration teste l’intégration DHIS2-MEDEXIS au sein de quelques formations sanitaires dans le district de Selingué. Ce test d’acceptation par l’utilisateur (UAT) a confirmé l’adéquation des fonctionnalités configurées aux processus et au flux de travail définis dans le cas d’utilisation du MEDEXIS. Cependant, des erreurs de synchronisation qui empêchaient certaines fonctionnalités de s’exécuter automatiquement ont été identifiées puis rectifiées.

Formation des formateurs et des équipes des districts sanitaires sur les fonctionnalités de la solution eSIGL

En septembre 2022, la formation des formateurs des niveaux national et régional a permis le renforcement de connaissances sur (i) l’approche eSIGL au Mali ; (ii) les fonctionnalités génériques du logiciel MEDEXIS ; (iii) la gestion des utilisateurs dans MEDEXIS ; (iv) la synchronisation des données et les calculs de réapprovisionnement ; (v) la gestion des commandes et la gestion des expéditions. Cette formation a été suivie de trois autres sessions de formation à destination des équipes de districts sanitaires des régions de Sikasso, Ségou et Mopti. 

Suivi de la dynamique de l’interopérabilité DHIS2-Medexis

En décembre 2022, les districts sanitaires ont commencé à utiliser la solution eSIGL pour gérer les transactions des produits de gratuité.  Fin mars 2023, le taux d’utilisation de la solution eSIGL était de 67% (n=701). 

La solution eSIGL DHIS2-MEDEXIS a révolutionné les réapprovisionnements grâce aux calculs automatiques basés sur la CMM et le niveau maximum de stock d’une Formation Sanitaire (ces deux critères ayant été définis par le pays), contribuant à une plus grande précision des prévisions et à la réduction des pénuries, des ruptures de stock et du surstockage.

Une autre innovation apportée est l’amélioration de la qualité des données, notamment l’exactitude des informations concernant les quantités de produits reçus par une formation sanitaire. Grâce à sa fonctionnalité de synchronisation des données, Medexis peut corriger dans DHIS2 (qui est la porte d’entrée des données logistiques) les informations erronées saisies par une formation sanitaire sur les quantités reçues.

L’interopérabilité entre DHIS2 et Medexis est donc une expérience inédite. Le Mali est le premier pays à avoir implémenté cette solution. Le suivi de la dynamique de cette interconnexion a été une étape clé de cette implémentation. Un mécanisme de suivi a été mis en place pour redresser au fur et à mesure les insuffisances ou les problèmes observés au cours de l’utilisation de la solution. Ce mécanisme a consisté à : (i) développer un modèle de soutien aux utilisateurs, un document décrivant les différents niveaux d’assistance ainsi que les rôles des différents acteurs ; (ii) mettre en place un groupe de discussion eSIGL ainsi que des canaux de communication entre les parties prenantes impliquées dans le projet Medexis: HISP WCA, UiO, I+Solution et XNR-SISBI ; (iii) tenir des réunions mensuelles de suivi des activités eLMIS au Mali.

Les innovations apportées par la solution eSIGL DHIS2-MEDEXIS contribueront à améliorer davantage le système de gestion des médicaments et ouvrent la voie à la mise en place d’un eSIGL complet du Mali.

Le récit complet de cette expérience est disponible sur la Communauté de Pratique.