Renforcer la collecte de données de routine avec DHIS2 pour stimuler l’utillisation des données sur l’éducation dans quatre districts ougandais

Le secteur de l’éducation en Ouganda vise à atteindre l’ODD 4, à savoir assurer une éducation de qualité inclusive et équitable et promouvoir les possibilités d’apprentissage tout au long de la vie pour tous. Malgré les progrès réalisés par le pays pour atteindre cet objectif grâce à l’introduction de l’enseignement primaire et secondaire inférieur gratuit, le secteur reste confronté à de nombreux défis, notamment le manque de données précises et actualisées sur l’éducation pour la planification, la budgétisation, le suivi, l’évaluation et l’élaboration de politiques. De nombreuses tentatives ont été faites pour relever ce défi avec le développement et l’adoption de différents systèmes d’information sur la gestion de l’éducation (EMIS), sans succès notable en raison des limites de la conception, telles que l’absence d’intégration/d’interface avec d’autres systèmes, le manque d’analyse longitudinale et les droits limités d’accès et de modification du code source du système.

En mars 2019, le département de l’éducation de base du ministère de l’Éducation et des Sports (MoES), en partenariat avec HISP Ouganda et Save the Children et avec le financement de Norad et GPE-KIX, a lancé un projet de recherche-action dans quatre districts, en tirant parti de DHIS2 comme outil de gestion des données sur l’éducation. Les objectifs du projet sont d’améliorer la collecte, l’analyse, la visualisation et l’utilisation des données sur l’éducation avec des mécanismes de retour d’information clairs pour soutenir la prise de décision à tous les niveaux et de documenter les apprentissages dans le DHIS2 en tant que système d’information sur la gestion de l’éducation au niveau du district (DHIS2-DEMIS).

L’une des principales innovations du DHIS2-DEMIS en Ouganda est l’outil trimestriel intégré – un formulaire électronique utilisé pour collecter des données essentielles auprès des écoles sur une base trimestrielle afin d’améliorer la coordination, l’analyse et la présentation des différents indicateurs à travers les départements. L’outil trimestriel a été utilisé pour soutenir l’harmonisation des besoins en données des départements pour la collecte de données de routine et la conception de tableaux de bord spécifiques aux programmes pour la visualisation des indicateurs clés de l’éducation tels que la scolarisation, l’alimentation scolaire, les besoins spéciaux, le genre, les infrastructures et les ressources humaines. L’outil permet également de minimiser la collecte de données désordonnées par différents services travaillant en silos, ce qui a limité les efforts d’utilisation des données dans le passé. L’équipe a également renforcé les capacités des écoles et des districts à saisir et à utiliser leurs données par le biais d’une formation pratique des utilisateurs finaux et d’une supervision de soutien. En outre, des vidéos destinées aux utilisateurs finaux ont également été développées et partagées en ligne pour servir de guides facilement accessibles au personnel des écoles et des districts en matière de saisie et d’analyse des données.

Révolutionner la collecte et l’utilisation des données sur l’éducation par la numérisation et la décentralisation.

L’Ouganda a toujours accordé la priorité à l’éducation dans son budget et sa planification nationale. Grâce au financement du gouvernement, à des approches de gestion axées sur les données et à une bonne collaboration avec les partenaires de développement et les acteurs concernés, le taux d’alphabétisation en Ouganda est passé de 73 % en 2010 à 79 % en 2021. Selon la Banque mondiale, le taux net de scolarisation dans l’enseignement primaire est passé de 41 % en 1980 à 95 % en 2013. Malgré ces succès, certains défis persistent, notamment une baisse récente des taux d’achèvement des études de base. À cette fin, le gouvernement a continué à travailler avec les acteurs concernés par l’éducation pour mettre en place des mesures qui amélioreront les résultats de l’éducation, y compris l’optimisation des systèmes de gestion des données de l’éducation.

Auparavant, les données sur l’éducation en Ouganda étaient collectées dans le cadre du recensement annuel de l’éducation mené par les fonctionnaires du ministère de l’éducation et des sports à l’aide de questionnaires papier. Les formulaires ont ensuite été vérifiés dans les districts avant d’être transmis au siège du MES pour être transcrits dans une base de données centrale Microsoft Access qui sert de base de données EMIS autonome située dans le bâtiment du MES. Ces données ont ensuite été traitées, analysées et présentées dans des annuaires statistiques avec un décalage de 6 à 9 mois, ce qui a affecté la capacité du ministère à prendre des décisions fondées sur des données en temps réel. En outre, les bureaux de district ne pouvaient pas accéder au système et celui-ci n’était pas connecté à d’autres systèmes tels que ceux des finances, des ressources humaines et des examens, ni à d’autres systèmes sectoriels tels que celui de la santé. En conséquence, le MES et les districts ont rencontré des difficultés pour accéder à des données opportunes et précises afin de soutenir la planification et l’allocation des ressources. Cela s’est traduit par une faible utilisation des données aux niveaux inférieurs et, dans certains cas, par des données de mauvaise qualité affectant les interventions.

Pour remédier à cette situation, le département de l’éducation de base du MES a collaboré avec un consortium composé de HISP Ouganda et de Save the Children Ouganda pour mettre-en-œvre le projet DEMIS en s’appuyant sur le financement du Norad. Le DHIS2-DEMIS, une plateforme EMIS décentralisée, a été piloté dans les districts de Gulu et Mayuge à partir de la mi-2019. Suite à des succès significatifs et à des améliorations notables de la qualité et de l’accès aux données sur l’éducation pour la planification et l’intervention, le projet a été étendu à deux autres districts avec un financement supplémentaire du GPE KIX.

Le projet DHIS2-DEMIS a également impliqué le développement d’outils pour répondre à des besoins de données spécifiques : l’outil trimestriel et le rapport sur l’état de l’école. La mise-en-œvre de l’outil trimestriel a commencé par une semaine d’examen des besoins en données et un atelier de paramétrage DHIS2-DEMIS organisés par le HISP Ouganda et Save the Children pour le personnel du MES dans différents départements afin d’harmoniser les indicateurs clés, les outils de reporting et de renforcer les capacités en matière de conception et de maintenance du système. Cela a permis de jeter des bases solides pour ce qui est devenu des efforts concertés au cours des phases de mise-en-œvre. Le DHIS2-DEMIS permet désormais aux écoles disposant d’ordinateurs et d’une connexion internet de communiquer leurs données en temps voulu. Lorsque la saisie des données dans le DHIS2-DEMIS n’est pas possible au niveau de l’école, les données figurant sur les formulaires papier remplis sont introduites dans le système au niveau du district.

L’équipe a également développé le rapport sur la situation des écoles, qui aide les écoles à suivre des indicateurs importants tels que les inscriptions, les infrastructures et les ressources humaines. Le système a fourni des données pour informer d’autres initiatives gouvernementales telles que le programme UgIFT par lequel le gouvernement ougandais fournit un fonds spécial pour répondre aux besoins critiques dans le domaine de l’éducation en tirant parti des données de performance. En utilisant des données provenant de diverses sources pour guider les interventions du gouvernement, les districts performants sont incités à fournir des ressources supplémentaires pour l’agrandissement des écoles, l’affectation d’enseignants supplémentaires et l’amélioration des salles de classe, ce qui permet de maintenir les bonnes performances et de motiver les autres à améliorer la qualité de l’éducation de base dans leurs districts.

Des tableaux de bord paramétrés avec des visualisations perspicaces ont également été développés pour simplifier et promouvoir une utilisation accrue des données à tous les niveaux de la gestion de l’éducation dans le pays. Les tableaux de bord présentent des indicateurs clés tels que les tendances en matière d’inscription, la rétention et les ratios enseignant-apprenant, entre autres, pour faciliter l’accès et l’utilisation par les gestionnaires de l’éducation. Les visualisations présentent également des données relatives aux apprenants handicapés, aux infrastructures et aux questions liées au genre dans des formats facilement lisibles pour permettre des interventions opportunes.

La promesse d’une utilisation transformatrice des données de l’éducation grâce au DHIS2

Certains résultats de la mise-en-œvre du DHIS2 basé sur la recherche en tant que plateforme éducative pour la collecte, l’analyse et la visualisation des données en Ouganda ont été prometteurs. Grâce à l’amélioration de la collecte, de la gestion et de l’analyse des données, les acteurs concernés par l’éducation sont désormais en mesure de prendre des décisions éclairées sur la base de données fiables et opportunes. La plateforme a amélioré le suivi des indicateurs de l’éducation, tels que la scolarisation, la procuration à l’abandon scolaire en suivant les raisons pour lesquelles les apprenants ne retournent pas à l’école sur une base trimestrielle, les ratios enseignants-élèves, les ratios des établissements de toilettes disponibles par rapport au nombre d’élèves, entre autres.

Depuis sa mise-en-œvre, la plateforme DEMIS a été utilisée par les responsables de l’éducation à différents niveaux du système en Ouganda pour guider la planification et la politique en vue d’améliorer les résultats de l’éducation. Les districts ont utilisé les données du système DHIS2-DEMIS de plusieurs manières pour soutenir leurs initiatives éducatives. Tout d’abord, les chiffres des inscriptions saisis dans le DHIS2-DEMIS étaient cruciaux pour l’établissement du budget et l’allocation de subventions aux écoles publiques. Ces chiffres ont été présentés au cours du processus budgétaire pour la ville de Gulu et la municipalité d’Entebbe, donnant une indication de la population étudiante attendue pour l’année à venir.

En outre, la cartographie scolaire utilisant l’utilation Maps dans DHIS2-DEMIS a joué un rôle essentiel dans le soutien des activités des partenaires pour la réintégration des élèves qui ont abandonné le programme d’enseignement accéléré. Le système a permis aux districts de visualiser sur une carte les écoles présentant des taux élevés d’abandon d’études, ce qui a facilité les interventions ciblées visant à réinscrire les élèves ayant abandonné l’école. Le processus de cartographie a également permis d’identifier les lacunes dans l’approvisionnement en eau en localisant les écoles par rapport aux sources d’eau les plus proches, ce qui a permis d’orienter la construction de puits de forage. Une autre utilisation importante des données a consisté à informer sur les transferts d’enseignants de l’école primaire. En analysant le ratio enseignant-élève saisi dans le DHIS2-DEMIS, les districts ont pu identifier les écoles disposant d’un personnel enseignant limité et faciliter la réaffectation des enseignants dans le district de Gulu afin de remédier aux pénuries de personnel et d’assurer une répartition équilibrée des enseignants entre les écoles.

Les districts ont également exploité les données du DHIS2-DEMIS pour résoudre les problèmes liés aux taux d’abandon scolaire et à l’absentéisme. Des indicateurs d’alerte précoce pour l’abandon scolaire, tels que l’absentéisme et les raisons de quitter l’école, ont été visualisés sur des tableaux de bord, permettant aux districts et aux écoles de concevoir des interventions immédiates et de rechercher le soutien de partenaires. Par exemple, dans la ville de Gulu, le bureau de l’éducation a collaboré avec des partenaires pour sensibiliser la communauté par le biais d’émissions radiophoniques et de podcasts, afin de faire prendre conscience de l’importance de maintenir les enfants et les adolescents à l’école.

En outre, l’amélioration des pratiques de gestion des données grâce à l’utillisation de DHIS2-DEMIS a eu un impact positif sur les performances des gouvernements locaux. L’équipe de la ville de Gulu a obtenu un score de 94 % pour le département de l’éducation lors des évaluations nationales, s’imposant ainsi comme un district modèle pour l’apprentissage et l’étalonnage par d’autres districts. Ce succès a conduit à la mise en place d’un programme d’échange, d’apprentissage et d’évaluation des performances des collectivités locales, visant à établir des districts régionaux d’excellence. En outre, les visualisations des tableaux de bord des districts dans DHIS2 aident les acteurs concernés à suivre les données essentielles sur l’éducation de base dans les districts soutenus.

Au-delà de la gestion de l’éducation, les données du DHIS2-DEMIS ont facilité la collaboration intersectorielle entre les départements de l’éducation et de la santé. Les chiffres des inscriptions ont aidé les équipes éducatives des districts à distribuer des moustiquaires pour lutter contre le paludisme chez les enfants scolarisés, tandis que les données relatives aux inscriptions dans les centres de développement de la petite enfance ont permis de planifier des campagnes de vaccination contre la polio pour les enfants de moins de six ans. Cette collaboration a renforcé le partenariat entre les secteurs de l’éducation et de la santé au niveau du district.

Enfin, les données collectées par le biais du DHIS2-DEMIS se sont avérées précieuses pour la recherche scientifique menée par les universités locales. Des étudiants diplômés de l’Université de Gulu et de l’Université de Makerere ont utilisé les données pour mener des recherches indépendantes, en se concentrant sur des sujets tels que la relation entre les performances scolaires, l’alimentation scolaire et l’absentéisme. La disponibilité de données sur les indicateurs clés de l’éducation a mis en évidence les défis éducatifs dans le district et a fourni des domaines d’intérêt précieux pour des recherches plus approfondies par les stagiaires et les responsables de la mise à niveau.

Conclusion

Grâce au DHIS2-DEMIS, la gestion des données sur l’éducation dans les quatre districts de mise-en-œvre en Ouganda est devenue plus efficace et efficiente. Les outils d’analyse de données robustes de la plateforme permettent aux acteurs concernés par l’éducation de visualiser et d’analyser les données en temps réel. Cela a permis aux décideurs d’identifier plus facilement les tendances et les questions émergentes, et de réagir en conséquence. La plateforme permet la diffusion des données sur l’éducation à tous les acteurs concernés, y compris les parents, les organisations de la société civile et les autres parties intéressées. Cela a permis d’améliorer la participation de tous les acteurs concernés aux processus décisionnels, favorisant ainsi la transparence et la responsabilité.

Pour aller de l’avant, l’équipe du projet explore les synergies et les possibilités de collaboration et de partage des enseignements tirés afin d’éclairer les efforts en cours pour le développement et la mise-en-œvre d’un SIGE national sous l’égide du département de la planification du MES.

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