Déploiement de DHIS2 pour eSIGL afin d’améliorer la gestion des stocks de médicaments antipaludiques en Guinée équatoriale

Depuis plus de dix ans, le projet d’élimination du paludisme sur l’île de Bioko (BIMEP) collabore avec le ministère de la santé et de la protection sociale de Guinée équatoriale pour l’achat de produits antipaludiques destinés aux établissements de santé publique, notamment du matériel de prévention, des fournitures pour les tests de diagnostic et des traitements antipaludiques. Le BIMEP a développé plusieurs itérations de systèmes électroniques d’information sur la gestion logistique (eSIGL) basés sur Excel pour gérer l’inventaire de son entrepôt central, enregistrer les distributions de stocks et informer sur les achats de produits antipaludiques. Bien qu’elles aient été utiles pour soutenir les efforts d’enregistrement, les analyses plus complexes – telles que la prévision des taux de consommation, la triangulation des données sur les stocks et les services de santé, et l’estimation des besoins en matière d’approvisionnement – ont été difficiles à réaliser.

Alors que les budgets consacrés aux activités liées au paludisme continuent de diminuer et que les chaînes d’approvisionnement mondiales deviennent de plus en plus tendues, le BIMEP a déterminé qu’un eSIGL amélioré était essentiel pour garantir la disponibilité d’un stock adéquat de produits contre le paludisme afin de protéger les populations vulnérables contre l’une des maladies les plus fréquentes dans ce petit pays d’Afrique centrale. Le projet utilisait déjà DHIS2 pour collecter des données relatives à la santé et a décidé d’étendre son système DHIS2 afin de l’intégrer à une suite d’outils de gestion de la santé. Logistique DHIS2 pour le paludisme, ce qui permettrait à l’équipe de mieux prévoir les besoins en approvisionnement, de répondre aux besoins des établissements et de garantir un stock et une gestion adéquats des produits destinés au paludisme à tous les niveaux du système de santé publique.

Le nouveau système eSIGL du BIMEP, basé sur DHIS2, a déjà eu un impact sur les programmes de lutte contre le paludisme sur l’île de Bioko, en aidant à prévenir les ruptures de stock et à garantir des stocks suffisants à l’entrepôt central et dans tous les établissements de santé publique, en découvrant des lacunes dans les mécanismes de reporting internes et externes et des sources potentielles de fuite de stock, et en augmentant la responsabilité et la transparence.

Passage d’Excel à DHIS2 pour améliorer la qualité des données et soutenir les prévisions, la triangulation et les estimations en matière d’approvisionnement.

Les produits achetés par le BIMEP sont inventoriés dans un entrepôt central par le personnel du BIMEP, qui gère également leur distribution aux établissements de santé publique. Les systèmes eSIGL développés par le BIMEP à l’aide d’Excel présentaient plusieurs limites qui ont affecté la capacité du projet à gérer efficacement les stocks de paludisme. Basés sur Excel (sans base de données centrale, gestion des utilisateurs ou flux de validation), ces systèmes étaient sujets aux erreurs de saisie des données et à la perte de données, ce qui compromettait leur fiabilité. En outre, toutes les analyses complexes utilisant les données eSIGL, telles que les prévisions, étaient effectuées manuellement et entraînaient souvent des retards dans la transmission des rapports au siège. Cela a contribué à des ruptures de stock dans l’entrepôt central, en particulier pendant la pandémie de COVID-19, lorsque les chaînes d’approvisionnement mondiales ont été mises à rude épreuve.

Déjà équipé d’une plateforme DHIS2 robuste pour collecter des données sur les services de santé, améliorer la qualité des soins des agents de santé et mener des enquêtes hebdomadaires. surveillance du paludismeLe BIMEP a vu une opportunité de tirer parti de son instance DHIS2 existante pour la gestion logistique du paludisme afin d’aider à résoudre les problèmes liés à son eSIGL actuel et d’améliorer la gestion des stocks. Les objectifs de cet effort étaient de configurer des indicateurs logistiques de base pour chaque produit ainsi que des prédicteurs pour estimer les stocks actuels et les mois estimés de stocks disponibles à l’entrepôt central compte tenu des taux de consommation pour prévoir les besoins d’approvisionnement, et de trianguler les données sur les stocks avec les données des services de santé pour mieux comprendre la performance des stocks et les pertes (stocks jetés et écarts de stocks).

En s’appuyant sur le développement du cadre commun de données logistiques de l’OMS, la collection de métadonnées DHIS2 pour la logistique du paludisme a été intégrée dans l’instance DHIS2 existante et adaptée pour répondre aux besoins des pays. Le personnel du BIMEP utilise le module de logistique du paludisme pour suivre les données relatives à la distribution des produits antipaludiques depuis la banque centrale jusqu’au niveau des établissements de santé. L’ensemble a été adapté pour inclure des produits supplémentaires pour les programmes individuels de traitement/prévention du paludisme ainsi que des fournitures de laboratoire pour le diagnostic du paludisme. Des indicateurs et des visualisations supplémentaires ont été configurés pour soutenir les efforts programmatiques.

Un programme d’événements DHIS2 a également été configuré pour modéliser les quantités de chaque produit antipaludique reçu dans l’entrepôt central, ainsi que sa date de péremption et l’identifiant du lot. Les notifications du DHIS2 ont été configurées pour alerter le personnel lorsque les produits de l’entrepôt central approchent de leur date de péremption. En outre, les prédicteurs du Paramétrage de DHIS2 ont été configurés pour créer des totaux courants des stocks reçus et des stocks distribués à partir de l’entrepôt central afin de générer des indicateurs pour les stocks estimés et les mois estimés de stocks disponibles pour chaque produit, qui sont présentés dans un tableau de bord pour la gestion des approvisionnements en stocks. Les notifications alertent également les gestionnaires pour qu’ils entament des procédures d’approvisionnement lorsque les stocks de produits de base atteignent un seuil critique, compte tenu des taux de consommation prévus.

Des formulaires papier sont emportés sur le terrain pour collecter les données sur les distributions de produits, qui sont ensuite saisies à l’aide de l’application de saisie de données DHIS2 basée sur le web ; cependant, la transition vers l’utilisation de l’application de saisie Android DHIS2 est en cours. L’utillisation de saisie DHIS2 basée sur le web est utilisée à l’entrepôt central pour saisir les données d’événements pour les stocks reçus lors de l’approvisionnement.

Avoir un impact sur la gestion des projets de lutte contre le paludisme grâce à des données précises et opportunes permettant d’améliorer l’analyse et d’orienter la prise de décision.

L’un des principaux avantages de l’eSIGL DHIS2 réside dans les indicateurs prévisionnels automatiques qui permettent d’estimer les stocks disponibles et les mois de stocks disponibles à l’entrepôt central. Le système eSIGL précédent ne permettait pas de prévoir les besoins en stocks en fonction des taux de consommation des produits de base. Par conséquent, l’entrepôt central a connu à plusieurs reprises des ruptures de stock en raison des retards liés à la nécessité de compiler manuellement les données relatives aux services de santé et à la distribution, et de calculer manuellement les indicateurs relatifs aux achats. Lorsque ces calculs ont été communiqués au siège pour l’approvisionnement, il était déjà trop tard, en particulier pendant la pandémie de COVID-19, lorsque la chaîne d’approvisionnement mondiale était déjà mise à rude épreuve. Les indicateurs et les alertes configurés dans le DHIS2 ont rapidement fourni au personnel les données dont il avait besoin pour prendre des décisions grâce à la prévision des achats de stocks, ce qui a permis de garantir des stocks suffisants à l’entrepôt central et dans les établissements de santé publique.

Un autre avantage tout aussi important de l’eSIGL est qu’il permet à l’équipe de trianguler facilement les données relatives à la distribution des stocks avec les données relatives aux services de santé. Ces visualisations d’ indicateurs aident l’équipe à mieux comprendre la performance des stocks et les pertes, tout en leur fournissant des données pour informer les responsables des établissements de santé sur la façon dont ils peuvent améliorer la gestion des stocks au sein de leur établissement respectif. Au cours du premier mois de mise-en-œvre de l’eSIGL dans le DHIS2, l’équipe a immédiatement remarqué des divergences de données entre les multiples mécanismes de reporting du DHIS2, à savoir les rapports de distribution des stocks, les rapports hebdomadaires sur le paludisme et les registres détaillés des patients. Par exemple, dans un hôpital de district, le nombre de TDR délivrés aux patients était supérieur au nombre de tests effectués selon les registres numérisés des patients. En outre, le nombre de TDR délivrés aux patients était supérieur au nombre total de consultations signalées par le module de surveillance hebdomadaire du paludisme au cours de cette période.

Ces visualisations, qui étaient auparavant impossibles à obtenir en temps voulu, fournissent à l’équipe des preuves facilement compréhensibles dont elle a besoin pour soutenir les enquêtes et réagir rapidement. En triangulant les données sur les stocks et les services de santé, les équipes ont découvert des lacunes dans les mécanismes de notification internes et externes, ainsi que des sources potentielles de fuite de stocks, qui ont ensuite pu être discutées lors de réunions de planification stratégique avec les principaux acteurs concernés. En outre, les données ont permis à l’équipe BIMEP de suivre de plus près ses propres flux de travail internes, augmentant ainsi la responsabilité et la transparence.

Défis et possibilités d’amélioration de la gestion logistique avec le DHIS2

Malgré des résultats significatifs, l’équipe du BIMEP a dû faire face à un certain nombre de défis lors de la mise-en-œvre de l’eSIGL dans le DHIS2. En raison de l’indisponibilité de certains schémas de traitement du paludisme auprès des fournisseurs de produits pharmaceutiques, de nombreux traitements en stock à l’entrepôt central ont dû être reconditionnés pour être distribués afin d’éviter les ruptures de stock dans les établissements de santé. Heureusement, DHIS2 offre des moyens flexibles de modéliser ces changements, et de nouveaux indicateurs ont permis à l’équipe de poursuivre le suivi de son inventaire sans complications majeures. En outre, comme ce système eSIGL rentable n’a pas été conçu pour remplacer un système eSIGL transactionnel adapté, sa capacité à estimer les stocks et à suivre les produits par numéro de lot dans l’ensemble du système de santé publique est limitée. Néanmoins, le module créé pour enregistrer les stocks reçus dans l’entrepôt a été configuré pour avertir l’équipe lorsque les produits approchent de leur date de péremption.

Bien que la plupart des défis aient été relevés grâce à des solutions rendues possibles par la flexibilité du DHIS2, le plus grand défi reste à relever : inculquer une culture axée sur les données au sein de l’équipe de distribution des médicaments afin de garantir une gestion adéquate des produits antipaludiques. Bien que les outils soient disponibles dans l’eSIGL, l’équipe apprend encore à utiliser les données pour la prise de décision. Les académies DHIS2 en ligne proposées par le réseau HISP et les systèmes BAO ont renforcé les compétences techniques du personnel ; cependant, la transmission des résultats générés dans le système aux différents acteurs concernés est un processus tout aussi important qui nécessite un ensemble différent de compétences et de formations. Le BIMEP a une grande expérience des systèmes d’information, et cette expérience lui a appris que la création d’une culture de l’utilisation des données est un processus itératif dans lequel les progrès sont réalisés grâce à l’amélioration continue des systèmes et au retour d’information à tous les acteurs concernés.

L’équipe BIMEP cherche de nouvelles façons de tirer parti de son DHIS2 pour modéliser d’autres activités et produits dans son inventaire, tout en renforçant continuellement ses efforts pour éliminer le paludisme sur l’île de Bioko.

Cet article a été adapté d’un rapport de Jordan Michael Smith. Pour en savoir plus et partager vos questions et commentaires sur ce projet , consultez la Communauté de Pratique DHIS2.