Uso de DHIS2 para mejorar el seguimiento y la gestión de los equipos de la cadena de frío en Malawi

El equipamiento de la cadena de frío y los datos sobre las existencias de vacunas -dos piedras angulares de los programas eficaces de inmunización a escala nacional- han representado desafíos clave para Malawi en los últimos años. Las tormentas han dañado el equipo existente de la cadena de frío y debilitado la red eléctrica y la infraestructura de transporte en algunas zonas, y los brotes de enfermedades han puesto aún más a prueba la capacidad de almacenamiento en frío. Además, los registros de los equipos de la cadena de frío en Malawi han utilizado habitualmente un mosaico de hojas de cálculo no estandarizadas y basadas en la web, mensajes de correo electrónico y formularios en papel, lo que complica la consolidación y el análisis de los datos, así como la asignación y el mantenimiento de los equipos.

Debido a su éxito anterior Utilizando DHIS2 para la vigilancia y respuesta a Covid-19, las autoridades sanitarias de Malawi decidieron en 2022 utilizar la plataforma para modernizar la gestión y supervisión de su equipo de la cadena de frío de las vacunas (CCE). El personal del Programa Ampliado de Inmunización (PAI) y de la División de Salud Digital -con el apoyo de UNICEF Malawi- diseñó y probó un nuevo sistema de AOC en DHIS2, y formó a técnicos para registrar y gestionar los artículos de AOC en Tracker. A continuación, los técnicos registraron y rastrearon más de 300 equipos en total en 20 distritos en el transcurso de cuatro semanas en total. La mejora de la supervisión de los CCE en estos distritos ha contribuido a una asignación de recursos y una planificación del mantenimiento informadas, ya que ahora los técnicos pueden ver el inventario, el estado de los equipos y las transacciones en sus tableros DHIS2 en tiempo real. Los datos de inventario que antes tardaban cinco años en generarse ahora están disponibles en cinco minutos.

«El sistema de gestión de equipos de la cadena de frío nos ha ayudado a acceder al inventario de la cadena de frío, conocer todas las transacciones que se han producido y ayudarnos a planificar el próximo servicio de CCE debido». Lucius Future Chisale, asistente técnico de la cadena de frío, Zona Centro-Este

La identificación de los flujos de trabajo y los metadatos clave informan la configuración del Tracker y la formación de los técnicos de CCE

La gestión de los equipos de la cadena de frío en Malawi se ha basado en el papel, con algunos archivos de hojas de cálculo electrónicas independientes, hasta hace muy poco, según Blessings Kamanga, gestor de productos de la División de Salud Digital del Ministerio. Dijo que algunos gestores de la cadena de frío hicieron progresos iniciales al pasar a hojas de cálculo basadas en la web, pero que ese enfoque también presentaba retos. «Por ejemplo, si quieres conocer los niveles de existencias, o tal vez el estado operativo, eso era muy difícil porque significa que tienes que consolidar esos archivos individuales y asegurarte de que puedes hacer el análisis por tu cuenta en Excel. Así que esa era una laguna», explicó. Antes, los miembros del equipo nacional del EPI tenían que desplazarse a cada uno de los establecimientos de la CCE para elaborar un inventario exhaustivo -un proceso que solía tener lugar una vez cada cinco años- y ahora se puede acceder a esa misma información en cinco minutos. «Ahora, en cinco minutos, podemos entrar en el sistema y sacar los datos, actualizar el estado de la funcionalidad o sincronizar los datos con el servidor», dijo Kamanga.

Como primer paso importante para digitalizar y normalizar sus flujos de trabajo para el control y la gestión de los equipos de la cadena de frío, la División de Salud Digital llevó a cabo una revisión exhaustiva de los formularios impresos y de las diversas hojas de cálculo electrónicas en uso. Trabajaron para establecer exactamente qué elementos de datos se estaban recopilando, y señalaron las etapas de gestión del flujo de trabajo existente, que incluían transacciones de equipos, estado operativo, control de la temperatura y más. «Una vez registrado el equipo, puede que tengas que enviarlo a otro establecimiento, o que tengas que llevar a cabo un mantenimiento planificado o correctivo», dijo Kamanga sobre los procesos de la CCE. «También necesitamos saber si el equipo ha activado una alarma para indicar que la temperatura ha superado el umbral, lo que exigiría tomar alguna medida».

Basándose en estos requisitos, el equipo nacional diseñó un proceso para registrar y gestionar el equipo, y dos técnicos de DHIS2 de la División de Salud Digital desarrollaron un programa Tracker, ahora llamado «eVax Cold Chain Guard», dentro del módulo nacional de vacunación electrónica (eVax) en la plataforma de vigilancia One Health de Malawi. Después de que el equipo del EPI completara las pruebas, el personal de la División de Salud Digital y del EPI impartió formación a los técnicos de la cadena de frío de dos distritos seleccionados: Lilongwe y Ntchisi. Dieron una breve orientación, demostrando cómo registrar, supervisar y gestionar los artículos de la CCE en el sistema, y distribuyeron etiquetas con códigos de respuesta rápida (QR) de identificador único para ayudar a agilizar el ingreso de datos y el seguimiento de los equipos.

El equipo nacional supervisa y apoya a los técnicos de los distritos para que la implementación tenga éxito

Tras su orientación con el sistema eVax Cold Chain Guard en marzo de 2024, los técnicos de CCE de los dos distritos empezaron a registrar los equipos en sus establecimientos, pegando las etiquetas con códigos QR e introduciendo los datos correspondientes en dispositivos móviles. En sólo tres semanas, los técnicos de estos dos distritos pudieron registrar 200 equipos en 105 establecimientos. Una semana después, esos primeros técnicos asesoraron a los técnicos de otros 18 distritos, que a su vez registraron otros 100 equipos en una semana, para un resultado combinado de 300 equipos registrados en un total de cuatro semanas.

A lo largo del proceso de registro de equipos en los dos primeros distritos, el equipo nacional utilizó un chat de grupo en una popular aplicación de mensajería de texto para la resolución de problemas en directo y otros tipos de ayuda a la implementación, y miembros de la División de Salud Digital y del EPI se desplazaron a muchos de los establecimientos de los CCE para supervisar los progresos y resolver cualquier problema en curso con el registro de equipos. En un caso, el equipo descubrió que algunos técnicos que utilizaban sus propios dispositivos móviles para el ingreso de datos no podían cargarlos debido a problemas con un campo obligatorio, y actuó rápidamente para resolverlo editando el formulario de recogida de datos.

Además del uso de dispositivos personales para el ingreso de datos, el equipo tuvo problemas con la conexión a Internet en algunos de los establecimientos más remotos. «Utilizamos ampliamente la app Captura de Android DHIS2 para asegurarnos de que los datos se recogen en esas zonas», dijo Kamanga. Aunque en estas zonas no era posible obtener datos en tiempo real debido a la falta de conectividad, el uso de esta app significaba que los usuarios podían capturar los datos electrónicamente in situ, y luego subirlos al servidor en cuanto volvieran a tener cobertura de red.

Los tableros personalizados proporcionan transparencia a los socios y apoyan las decisiones sobre recursos basadas en datos

Como parte de la implementación de este sistema de CCE, el equipo de la División de Salud Digital del Ministerio creó tableros y listas de líneas dentro de eVax Cold Chain Guard para ver y analizar diversos datos, como el estado operativo por distrito, los equipos disponibles por establecimiento, los tipos de equipos desplegados, los equipos con dispositivos de control remoto de la temperatura, etc. Estos tableros proporcionan una nueva funcionalidad a los gestores de la cadena de frío, con información en tiempo real sobre la disponibilidad de los equipos, los requisitos de mantenimiento y la capacidad de la cadena de frío frente al volumen real almacenado.

«En cada distrito podemos ver cuántos equipos funcionan, cuántos necesitan mantenimiento y cuántos no funcionan», dijo Kamanga. «Si hay que adquirir algún equipo, podemos ver fácilmente qué tipo de equipo hay que adquirir». Como los tableros también muestran la fuente de financiación de cada pieza de equipamiento, «podemos mostrar transparencia y responsabilidad en cuanto al equipamiento que nuestros donantes y socios proporcionan al país». explicó Kamanga. Esta información puede ayudar a donantes como Gavi, Unicef y USAID a supervisar la eficacia de su apoyo al sistema sanitario de Malawi y a dar prioridad a las áreas que requieren financiación adicional.

«La gestión del inventario de datos se guarda ahora en un [location] sencillo y de fácil acceso para su análisis y visualización, como los modelos de CCE, el volumen de CCE, el uso de energía, etc.». Anock Sinkhonde, Asistente Técnico Zonal de la Cadena de Frío, Zona Suroeste

Próximos pasos: Ampliación a otros distritos, integración de fuentes de datos adicionales e incorporación de más equipos.

Desde las fases iniciales de este proyecto de digitalización de la gestión de la CCE, el Ministerio ha seguido desplegando el sistema eVax Cold Chain Guard como parte de una nueva y más amplia hoja de ruta de modernización que se implementará de 2025 a 2027. Según Kamanga, la hoja de ruta apoya la expansión de eVax Cold Chain Guard a otros distritos, así como la integración de otros tipos de datos, incluidos los datos de control remoto de la temperatura. «Estamos estudiando la posibilidad de llevar a cabo orientaciones en esos otros distritos, para asegurarnos de que todos los equipos de la cadena de frío están registrados», dijo Kamanga. «Algunos de los artículos de la CCE están equipados con dispositivos de control remoto de la temperatura proporcionados por Nexleaf, [and] la idea es integrarlo con el sistema que hemos creado, para que esté automatizado». Además, el Ministerio espera pasar el sistema de control de la CCE a la facturación inversa, y está estudiando la posibilidad de ampliarlo para incluir otros tipos de equipos dentro del sector sanitario.

Este artículo se basa en una presentación de Blessings Kamanga en la Conferencia Anual DHIS2 2024. Mira la grabación en YouTube (comienza a las 24:26) y ver las diapositivas en Google Drive. Escucha sus puntos de vista sobre este proyecto en el siguiente vídeo.