Agilizar la presentación de informes a los donantes enviando los datos de los indicadores directamente desde DHIS2

Aunque los países de renta baja y media (PRMB) han aumentado gradualmente su gasto en salud pública en las últimas décadas, en 2024, el 36% del gasto en el sector sanitario de los países de renta baja estaba cubierto por la ayuda al desarrollo, frente al 26% de los gobiernos nacionales(fuente). El Fondo Mundial de Lucha contra el Sida, la Tuberculosis y la Malaria es uno de los mayores mecanismos multilaterales de financiación de los programas de salud pública en los PBI y los PIM, con 15.700 millones de dólares en contribuciones entre 2024 y 2026. A nivel nacional, estos fondos se distribuyen en forma de subvenciones que apoyan las prioridades del Ministerio de Sanidad para los programas de VIH, TB y malaria, así como el fortalecimiento del sistema sanitario en general. En muchos países, estas subvenciones han apoyado el despliegue y la ampliación de los Sistemas de Gestión de la Información Sanitaria (SGIS) basados en DHIS2, que han ayudado a los países a mejorar la supervisión, el análisis y la planificación de los programas sanitarios. Esta financiación ha tenido repercusiones: Desde su creación en 2002, los programas de salud respaldados por el Fondo Mundial han aumentado la cobertura de las intervenciones clave de tratamiento y prevención del VIH, la tuberculosis y la malaria, salvando en última instancia 65 millones de vidas.

Una gestión eficaz de este esfuerzo global requiere buenos datos. A nivel central, el Fondo Mundial utiliza su propio sistema DHIS2 para controlar y evaluar el rendimiento de los programas que financia en todo el mundo. Los países que reciben ayuda económica deben informar trimestralmente sobre los indicadores clave de los programas de VIH, TB y malaria. En el pasado, éste ha sido un proceso en gran medida manual. A partir de 2023, el Fondo Mundial ha trabajado con el equipo central de DHIS2 en HISP UiO y los grupos locales de la red HISP para agilizar y automatizar este proceso de presentación de informes con la aplicación DHIS2 Data Exchange y un paquete de metadatos estandarizado para el formato de presentación de informes del Fondo Mundial, haciendo posible que los países envíen los indicadores clave directamente desde su HMIS nacional al repositorio central del Fondo Mundial.

A finales de 2024, los informes del Intercambio de Datos Agregados (ADEx) del Fondo Mundial se han implantado en 12 países. Los resultados han sido positivos. El uso de ADEx ha reducido el tiempo que los países dedican a preparar los informes, ha facilitado la identificación y corrección de los problemas de calidad de los datos, y ha ayudado a identificar lagunas de datos en los sistemas HMIS nacionales que varios países están trabajando ahora para solucionar.

«Ahora empleamos menos tiempo en informar. Antes, entrábamos en SISMA (el sistema nacional DHIS2) y seleccionábamos los datos, y luego cada programa (VIH, TB y malaria) empleaba quizá 2-3 días en limpiar y revisar los datos antes de enviarlos a la UGP. Ahora, pueden hacer este proceso en un solo día. Así que es más rápido que antes».
– Ivone Rungo, Responsable de Seguimiento y Evaluación, Unidad de Gestión de Programas (UGP), Ministerio de Sanidad de Mozambique

Desarrollar un nuevo enfoque para una notificación de datos nacionales más eficaz

En el proceso manual estándar para la presentación de informes trimestrales al Fondo Mundial, los Ministerios de Sanidad extraen los datos de sus propios sistemas, realizan la limpieza de datos, cálculos y transformaciones en Excel para producir los indicadores programáticos requeridos, y luego envían el archivo resultante al Fondo Mundial, donde se importa manualmente a la base de datos central. Este sistema tiene varios inconvenientes. El proceso de exportación, limpieza e importación requiere mucho tiempo y trabajo. También anima a los programas sanitarios a realizar sus comprobaciones y correcciones de la calidad de los datos fuera del HMIS, lo que significa que, en la mayoría de los casos, los datos depurados no vuelven al sistema DHIS2 del país, lo que crea una oportunidad perdida de mejorar la calidad de los datos del HMIS y da lugar a discrepancias de datos entre los sistemas nacionales y del Fondo Mundial.

El impulso para crear un sistema de notificación más racionalizado se produjo durante la pandemia de COVID. El Fondo Mundial recibió una repentina afluencia de contribuciones para apoyar la respuesta a la pandemia en los PBI y los PIM, pero esto también creó la necesidad de que los países informaran rápidamente para controlar los casos de COVID y los productos básicos, de modo que el Fondo Mundial pudiera asignar y desembolsar fondos con eficacia y rapidez. El equipo central de DHIS2 ayudó a implementar un enfoque inicial para permitir que los datos de los países se enviaran al Fondo Mundial utilizando la API de DHIS2. Posteriormente se desarrolló la aplicación de Intercambio de Datos, que permite a los equipos del Fondo Mundial y a sus homólogos del Ministerio de Sanidad configurar los intercambios de datos directamente a través de la interfaz de usuario de DHIS2. También se desarrolló un paquete de metadatos que incluye indicadores estándar para los programas de VIH, TB y malaria, que los distintos países pueden instalar en los sistemas HMIS nacionales y utilizar para seleccionar fácilmente los indicadores específicos que desean notificar a través de ADEx.

Una vez configurado, ADEx permite a los países crear sus informes del Fondo Mundial, y hacer la revisión y limpieza de la calidad de los datos, directamente en DHIS2. Esto reduce el tiempo necesario para la elaboración manual de informes y permite a los responsables de los programas nacionales de salud dedicar más tiempo a mejorar la calidad de los propios datos antes de presentar el informe. También elimina la necesidad de que los países elaboren cálculos de indicadores personalizados, ya que el sistema del Fondo Mundial es capaz de ingerir los datos y realizar las transformaciones y los cálculos automáticamente.

«El núcleo del (proyecto ADEx) es cómo tomamos decisiones programáticas más rápidamente, reforzando al mismo tiempo la calidad de los datos».
– Nicola Hobby, Asesora Técnica y Responsable de Implementación, Fondo Mundial

Implementación local con el apoyo de HISP y el Fondo Mundial

La primera implementación en vivo del sistema de información ADEx tuvo lugar en septiembre de 2023 en Uganda, y poco después le siguió Mozambique. A finales de 2023, 7 países habían implementado ADEx y empezaron a utilizarlo para presentar los datos del 1er trimestre de 2024. Otros 5 países se conectaron en 2024.

A nivel nacional, la implementación de ADEx es bastante sencilla. Nicola Hobby, responsable técnico del proyecto en el Fondo Mundial, lo describe como «el proyecto más fácil que he implementado hasta ahora en lo que se refiere a la configuración en el país». Se contrata a grupos locales de HISP para que proporcionen apoyo técnico, incluidos los pasos previos a la configuración, como la actualización de la versión del software DHIS2 del HMIS a la v2.39 o superior para permitir el uso de la aplicación de Intercambio de Datos, la instalación de la aplicación y el paquete de metadatos, y el apoyo a una evaluación de la calidad de los datos del HMIS si fuera necesario.

A continuación, el equipo del Fondo Mundial ayuda al Ministerio de Sanidad con la configuración de ADEx, que suele tardar alrededor de una semana en completarse. Esto implica trabajar en persona con el personal del programa local del Ministerio de Sanidad y del HMIS para definir los numeradores y denominadores y asignarlos a los indicadores de intercambio. El proceso de mapeo suele llevar alrededor de un día por programa sanitario, más otro día para configurar el intercambio de todos los programas juntos. El equipo del Fondo Mundial siempre está buscando formas de hacer que este proceso sea más eficaz. En un caso concreto, consiguieron que un país se pusiera en marcha con ADEx para un programa de salud proporcionando apoyo cartográfico a distancia. Una vez completada la configuración, el equipo del Ministerio de Sanidad la valida antes de ponerla en producción en el servidor nacional. Una vez que el sistema ADEx está activo, cuando la persona de enlace del HMIS del país pulsa el botón «enviar» para el periodo de notificación, sus datos se completan en el Portal de Asociados del Fondo Mundial en dos horas o menos.

La experiencia de Mozambique en la transición a los informes ADEx

De los 12 países que han implementado los informes ADEx hasta ahora, Mozambique ha sido uno de los que más éxito ha tenido. Mozambique implementó por primera vez el sistema a finales de 2023 en respuesta a la necesidad de informar sobre productos esenciales para la respuesta COVID del país, y desde entonces lo ha ampliado para incluir la presentación de informes para los programas de VIH, TB y malaria. Esto permite a Mozambique proporcionar informes detallados sobre indicadores programáticos clave, como el porcentaje de personas seropositivas que reciben tratamiento antirretrovírico, o el número de casos confirmados de paludismo que recibieron tratamiento de primera línea en establecimientos sanitarios públicos.

Según Ivone Rungo, Oficial de Seguimiento y Evaluación de la Unidad de Gestión de Programas (UGP) del Ministerio de Sanidad de Mozambique, ha sido una buena experiencia. El Ministerio de Sanidad trabajó con Saudigitus (HISP Mozambique) para instalar y configurar la aplicación de Intercambio de Datos en SISMA, el HMIS nacional de Mozambique basado en DHIS2, y llevó a cabo el proceso de mapeo con dos puntos focales de cada programa. El Ministerio de Sanidad pudo elaborar su informe para el Fondo Mundial a través de ADEx, pero observó que había problemas con algunos de los indicadores. Se pusieron en contacto con el Fondo Mundial y con Saudigtus y consiguieron resolverlo rápidamente.

Aunque todavía quedan algunas lagunas de datos, como las estimaciones de población del espectro para el programa del VIH, y todavía hay algunos indicadores que requieren una actualización manual por parte del equipo del Ministerio de Sanidad tras su presentación al Fondo Mundial, el proceso ha aportado varios beneficios al Ministerio de Sanidad. La implementación de ADEx ha contribuido a reforzar SISMA, ya que ha creado un impulso para que los equipos de VIH, TB y malaria del Ministerio de Sanidad actualicen sus programas en DHIS2, y el uso de indicadores estandarizados ha permitido a los equipos configurarlos como «favoritos» en DHIS2, lo que facilita su búsqueda y revisión. Los pasos adicionales de validación tanto en SISMA como en el portal de socios del Fondo Mundial han ayudado a identificar y resolver problemas con los datos. También ha contribuido a informar la toma de decisiones del Ministerio de Sanidad. Además de enviar los informes al Fondo Mundial, el equipo del HMIS los comparte con los dirigentes del Ministerio de Sanidad para proporcionarles una visión general de los resultados programáticos, de modo que puedan obtener información y tomar decisiones más fundamentadas.

«(Los informes ADEx) también son útiles porque promueven la colaboración entre las distintas partes interesadas de los programas del Ministerio de Sanidad. Creo que es una solución innovadora».
– Ivone Rungo, Oficial de Seguimiento y Evaluación, Unidad de Gestión de Programas, Ministerio de Sanidad de Mozambique

Resultados a nivel nacional: Reducción de la carga informativa, mejora de la calidad de los datos e identificación de lagunas en los datos

La información que el equipo del Fondo Mundial ha recibido de otros países es similar a la experiencia de Mozambique. En general, los países informan de que gracias a ADEx pueden dedicar menos tiempo a transcribir datos y más a profundizar en los resultados a nivel subnacional para identificar y abordar los problemas de calidad de los datos. Los países consideran una ventaja poder informar de estos datos automáticamente sin necesidad de transformación manual y limpieza externa de datos.

Dado que los propios países pueden decidir qué indicadores incluir en ADEx en lugar de informar manualmente, el sistema ha creado incentivos añadidos para solucionar los problemas subyacentes de estructura y calidad de los datos, de modo que se puedan incluir indicadores adicionales en el informe, de modo que se pueda informar automáticamente de tantos datos como sea posible. Aunque ningún país ha podido presentar todos los indicadores a través de ADEx desde el principio, países como Uganda han alcanzado un 80% de informes sobre el VIH a través de ADEx, como un ejemplo, y el equipo del Fondo Mundial espera que la tendencia siga subiendo con el tiempo.

El uso de ADEx para automatizar los informes también ha ayudado a aumentar la visibilidad de los datos que faltan en el HMIS nacional. Algunos ejemplos son las estimaciones de población, como las encuestas de espectro que estiman la población de personas que viven con el VIH, que se utilizan como denominadores en los cálculos de indicadores clave. Varios equipos nacionales del Ministerio de Sanidad han identificado la posibilidad de añadir estos datos de población como cifra anual en el HMIS, y al menos un país ya ha dado este paso. Algunos países como Tanzania, que utiliza un programa Tracker para el seguimiento del VIH a nivel de paciente, también están explorando la posibilidad de agregar estos datos a nivel individual para incluirlos en los informes automatizados del Fondo Mundial.

Próximos pasos para el Fondo Mundial: Facilitar el análisis epidemiológico

Para el Fondo Mundial, el objetivo final de los informes ADEx no es sólo hacer más eficiente el proceso de elaboración de informes. Acceder más rápidamente a datos nacionales más detallados también ha permitido al Fondo Mundial realizar análisis más matizados. Estas inmersiones profundas en los datos nacionales no se limitan al análisis de los resultados de las subvenciones, sino que también pueden incluir análisis epidemiológicos, lo que no ha sido posible con los informes tradicionales que sólo incluyen indicadores precalculados a nivel nacional. Con la granularidad adicional que proporcionan los informes ADEx, que permiten a los expertos en la materia del Fondo Mundial ver los datos brutos de los numeradores y denominadores en los que se basan estos indicadores, ahora existe la posibilidad de que estos expertos examinen los datos de forma programática, por ejemplo realizando análisis de deficiencias y tendencias, o superponiéndolos a otros sets de datos como el clima y la financiación para un análisis triangulado.

Aunque el equipo del Fondo Mundial todavía está desarrollando su enfoque para trabajar con estos datos, ya se han producido algunos resultados concretos. Por ejemplo, tras observar que algunos indicadores se notificaban sistemáticamente en exceso en un país, un análisis realizado por el Fondo Mundial determinó que en el SIGS faltaban varios establecimientos notificadores y lo comunicó al Ministerio de Sanidad para que lo resolviera. En casos como éste, ADEx ayuda al Fondo Mundial a ser un socio activo del Ministerio de Sanidad a la hora de utilizar sus datos para actuar.

Oportunidades futuras con los informes ADEx: Otros países y donantes

El Fondo Mundial apoya actualmente programas contra el VIH, la tuberculosis y la malaria en más de 100 países. De estos países, un gran porcentaje utiliza el DHIS2 para recopilar datos sobre estos programas sanitarios. El equipo del Fondo Mundial espera que otros países den prioridad a la implementación de ADEx para racionalizar sus informes y permitir que el Fondo Mundial trabaje con ellos más estrechamente para mejorar los resultados programáticos.

ADEx también sirve como ejemplo de cómo la utilización de DHIS2 como fuente de la verdad para agilizar la presentación de informes puede ser beneficiosa para diversos donantes y organizaciones de salud mundial. En la actualidad, cada organización tiene sus propios requisitos de elaboración de informes, lo que significa que los PBI y los PIM que obtienen ayuda financiera de varios financiadores diferentes para un programa de salud tienen que elaborar informes personalizados distintos para cada uno de ellos, lo que consume un valioso tiempo del personal y puede incluso requerir sistemas de elaboración de informes paralelos. En algunos países, los datos sobre el mismo programa sanitario pueden incluso notificarse en varias bases de datos DHIS2 distintas para cumplir los requisitos de notificación a los donantes.

El Fondo Mundial ha empezado a mantener conversaciones con varias organizaciones clave sobre las posibilidades de alinear los indicadores y reducir los sistemas paralelos de presentación de informes. Se trata de un problema complejo, ya que cada organización tiene prioridades y necesidades de datos específicas, pero la esperanza es que, al crear un sistema que facilite a los países la notificación automática de datos basándose en normas predefinidas, el Fondo Mundial pueda ayudar a inspirar un movimiento hacia la colaboración y el intercambio de datos entre donantes, reduciendo aún más la carga de notificación de cada país y permitiéndoles centrar sus limitados recursos en su labor principal: mejorar la salud de su población.

Más información:

• Presentación sobre ADEx en la Conferencia Anual 2024 DHIS2: Ver en YouTube
• Entrevista a Nicola Hobby, «¿Qué significa DHIS2 para ti?»: Ver en YouTube