Refuerzo de la gestión escolar y la notificación de datos en Gambia y Eswatini

Los gobiernos de todo el mundo dependen de los datos para tomar decisiones sobre sus sistemas educativos, y la calidad de esas decisiones está estrechamente relacionada con la calidad de los propios datos. Desde la asistencia diaria de los alumnos y el personal, hasta los resultados académicos, la información sobre traslados escolares y mucho más: tener acceso a datos educativos puntuales, precisos y a nivel individual ayuda a la planificación y la impartición de la educación a todos los niveles. En Eswatini y Gambia, los responsables de educación han empezado a utilizar DHIS2 y la aplicación SEMIS para pasar de los informes en papel y con datos agregados a datos educativos casi en tiempo real y a nivel individual.

En Gambia, donde DHIS2 se utilizaba como sistema nacional de información de gestión de la salud desde 2009, el Ministerio de Educación Básica y Secundaria comenzó a personalizar DHIS2 para los datos de educación en 2018 con el apoyo de HISP WCA. En Eswatinil Ministerio de Educación y Formación (MoET), con el apoyo de UNICEF Eswatini, se embarcó en un proyecto con el Centro HISP de la Universidad de Oslo (UiO), HISP Uganda e HISP Mozambique para configurar y desplegar DHIS2 para la Educación en 2020. En 2023, ambos países pusieron en marcha proyectos piloto para la implementación de la aplicación SEMIS para datos a nivel individual y registros de estudiantes, basándose en sus éxitos anteriores con DHIS2. Los primeros informes indican que SEMIS es fácil de usar y responde a las necesidades de las escuelas, apoyando los esfuerzos en curso relacionados con reducar las ausencias de profesores y alumnos, agilizar la gestión de los expedientes de los alumnos, orientar el apoyo a los alumnos en situación de riesgo, reforzar la colaboración entre dominios, y mucho más. Este progreso es especialmente notable en el continente africano, donde, según UNESCOla Asociación para el Desarrollo de la Educación en África y la Unión Africana, más de tres cuartas partes de los países no disponen actualmente de datos suficientes para supervisar los resultados de la educación.

«SEMIS es una herramienta muy buena para tener a nivel escolar. (…) La inscripción es mucho más fácil y es muy fiable». Zweli Mayisela, miembro del equipo de datos de implementación de SEMIS, Instituto Charles Wesley, Eswatini

SEMIS: Una solución integral para la gestión de alumnos, personal y centros escolares

El sitio Aplicación SEMIS es un conjunto de herramientas para estudiantes y personal de la escuela, desarrollado mediante la colaboración continua con grupos de HISP y Ministerios de Sanidad del sur global. Diseñado para ayudar a los países a cumplir los requisitos básicos de inscripción y gestión de estudiantes y personal, sus funcionalidades se centran en la planificación del curso académico, la gestión de las actividades rutinarias y la realización de los procesos de fin de curso. SEMIS permite al personal tomar asistencia de forma rápida e intuitiva -tanto en la web como mediante el ingreso de datos sin conexión en dispositivos móviles Android- y facilita las transacciones educativas, como los procesos de promoción, transferencia y graduación, y la gestión de los datos de evaluación del aprendizaje. Con SEMIS, las escuelas pueden registrar a los nuevos profesores, asignarles identificadores únicos y apoyar la publicación a nivel regional y nacional, y la aplicación puede configurarse para supervisar las evaluaciones de los profesores e identificar también las necesidades de desarrollo profesional.

SEMIS es esencialmente una implementación de la aplicación DHIS2 Tracker, pero adaptada específicamente a casos de uso educativo, y con un modelo de datos adaptable para su uso en diferentes contextos. «Hemos creado una plataforma que puede utilizarse para planificar, inscribir alumnos, actualizar los datos de los profesores, tomar asistencia, registrar las notas de las evaluaciones y los exámenes, promocionar a los alumnos a un nuevo curso y otras actividades». dijo Alfred Muchanga, jefe de la Unidad de Desarrollo de Sistemas de Saudigitus en Mozambique, y miembro clave del equipo de desarrollo de SEMIS.

Además de su uso para la planificación académica y la gestión rutinaria, SEMIS apoya la descentralización de los sistemas educativos integrando datos de subsistemas dispares. Permite acceder a datos granulares y agregados para mejorar los procesos de toma de decisiones, desde la oficina central hasta el nivel escolar. Se integra fácilmente con los sistemas de datos existentes y permite recopilar y analizar datos individuales longitudinales de los alumnos y el personal a lo largo de toda su experiencia académica. La SEMIS está siendo perfeccionada y mejorada continuamente por usuarios de todo el mundo, y la plataforma DHIS2, totalmente personalizable, permite a los ministerios y socios de implementación ampliar su funcionalidad e integrarla con otras herramientas si lo desean.

Gambia: Un cambio hacia los datos a nivel individual, impulsado por las experiencias con DHIS2

Gambia, que ha utilizado DHIS2 como sistema nacional de información sobre la gestión sanitaria desde 2009, puso en marcha en 2018 una iniciativa para ampliar su uso de DHIS2 al sector educativo como EMIS. Con el apoyo de Norad y GPE KIX, el Ministerio de Educación Básica y Secundaria (MoBSE) trabajó para adaptar DHIS2 a los datos de educación en 2019, y luego comenzó el cambio a los datos a nivel individual en 2020 con un sistema basado en DHIS2 Tracker. Según Seedy Ahmed Jallow, del MoBSE, la necesidad de esta transición se hizo evidente cuando el país utilizó DHIS2 para planificar la reapertura de las escuelas tras más de un año de cierres relacionados con el COVID.

El ministerio utilizó DHIS2 para analizar con éxito sus datos y se preparó para reabrir las escuelas. «Pudimos modelizar y no sólo saber cuántas aulas se necesitaban, sino también la infraestructura, el número de profesores adicionales que había que formar, las limitaciones financieras y todo lo demás». dijo Jallow. Sin embargo, cuando los funcionarios de educación solicitaron autobuses públicos para transportar con seguridad a los alumnos, se encontraron con una grave falta de información: no disponían de datos a nivel individual sobre dónde vivían los alumnos. «Nos dimos cuenta de que lo sabíamos casi todo sobre las escuelas, pero no sabíamos nada sobre los propios alumnos,» dijo Jallow. «Por eso, perdimos otros seis meses de aprendizaje». Con la determinación de evitar este tipo de situaciones en el futuro, Gambia continuó su trabajo para obtener datos a nivel individual en el sector educativo, en colaboración con HISP WCA, HISP UiO y otros socios.

En 2020, el MoBSE introdujo en su EMIS más de 300.000 registros de alumnos con ID únicos, implementó una aplicación de asistencia diaria basada en SMS para controlar la asistencia de los profesores y digitalizó el boletín de calificaciones escolares. En 2022, puso en marcha una versión preliminar de su EMIS basado en el Tracker en dos escuelas con 5.500 alumnos y 200 profesores en 2022, y la personalización en curso y los comentarios sobre el sistema informaron luego el diseño colaborativo de la app SEMIS en 2023. Cuando el equipo técnico de DHIS2 para la Educación hizo una demostración de su aplicación SEMIS en la conferencia sobre educación celebrada en agosto, Gambia vio las ventajas evidentes -como la promoción masiva y otras funciones que no estaban disponibles en su actual sistema basado en el Tracker- y comenzó rápidamente la implementación de SEMIS.

Jallow dijo que la adopción de DHIS2 y la aplicación SEMIS para los datos de educación era una elección obvia para Gambia debido al coste relativo muy bajo de la implementación, y a la capacidad de apropiación local. «Para poder ampliar tenemos que asegurarnos de que estas intervenciones sean sostenibles, y esa es una de las razones por las que optamos por DHIS2dijo. «El tipo de bloqueo de proveedores en el que se encuentran otros países… nosotros somos muy pragmáticos al respecto. No queremos encontrarnos en ese tipo de situación».

Eswatini: Apoyo a un sistema nacional basado en PIN para los servicios gubernamentales

En junio de 2020, el Ministerio de Educación y Formación de Eswatini (MoET) empezó a trabajar con HISP Uganda y el Centro HISP de la UiO, con el apoyo de UNICEF Eswatini, para crear un EMIS basado en DHIS2. Anteriormente, el país contaba con un SIGE centralizado y digital gestionado por el Ministerio, pero ya no satisfacía las necesidades del país en cuanto al ingreso de datos descentralizado o el seguimiento de los indicadores de las áreas prioritarias. Durante este tiempo, el gobierno de Eswatini también había pasado a un sistema nacional basado en un PIN para todos los servicios, lo que requería registros individuales para los alumnos del sistema escolar. A finales de 2021, el MoET puso en marcha el EMIS basado en DHIS2 para la recogida de datos agregados e individuales en 100 escuelas de la región de Manzini, y después ampliado a todas las escuelas al año siguiente. Una evaluación realizada en mayo de 2022 puso de manifiesto la amplia aceptación y apropiación del sistema por parte de los interesados, y las continuas reacciones sobre el terreno dieron forma al desarrollo del SEMIS cuando los grupos HISP iniciaron su proceso de diseño colaborativo en 2023.

Con la introducción de SEMIS en agosto, Eswatini fue uno de los primeros en adoptarlo, lanzando una implementación limitada en 10 escuelas de la región de Lubombo en marzo de 2024. «El piloto está en marcha», dijo Nelsiwe Dlamini, gestora en funciones del EMIS en el MoET. Dijo que el Ministerio tiene previsto desplegar SEMIS en todos los centros escolares en los próximos meses, citando la capacidad de promoción masiva de la aplicación en el módulo de Resultados Finales, y otras funciones no disponibles en el anterior sistema basado en Tracker. «Imagínate tener que promocionar a un alumno (a la vez) para las escuelas», dijo. «Con SEMIS, es más fácil».

Cuando el proyecto piloto pase a la siguiente fase, en octubre de 2024, el ministerio pondrá en marcha el SEMIS en otras 50 escuelas, con formación para unos 200 profesores, algo que, según Dlamini, será crucial para el éxito de la implementación en el país. «Más que nada, hemos aprendido que tenemos que formar a los profesores», dijo. Además de la formación básica sobre la SEMIS, dijo que los profesores deben comprender cómo pueden utilizar los datos para informar la programación y planificación escolar, y que los directores y usuarios regionales deben comprender también su papel como custodios de los datos. De cara al futuro, Dlamini dijo que el MoET tiene previsto utilizar SEMIS para la colaboración intersectorial con el Ministerio del Interior, el Ministerio de Sanidad y otros, a través del sistema nacional basado en PIN. «Podemos enlazar fácilmente con otros sistemas para ver, por ejemplo, si los alumnos están recibiendo los servicios que presta el Ministerio de Sanidad», dijo.

Un enfoque colaborativo para el diseño de aplicaciones y la gestión de datos educativos

SEMIS se creó gracias a la colaboración entre los grupos HISP de Mozambique (Saudigitus), Uganda, Sri Lanka y África Occidental y Central, y el Centro HISP de la Universidad de Oslo (UiO). Durante la conferencia anual de DHIS2, celebrada en junio de 2023, los representantes de estos grupos se reunieron para debatir los retos que planteaban los proyectos de sistemas de información sobre la gestión de la educación (EMIS) en sus respectivos países, y decidieron trabajar juntos para desarrollar una aplicación personalizada que abordara las necesidades específicas que observaban en el sector educativo. Al día siguiente, ya habían planificado el diseño de la aplicación. «Partimos de diferentes aplicaciones aisladas: cada grupo de HISP trabajaba en estrategias por separado para resolver los retos locales», dijo Muchanga. «Establecimos una especie de equipo técnico de DHIS2 para la Educación, para ver cómo podíamos unir nuestras actividades y nuestras estrategias para construir una solución que sea común para todos los implementadores de DHIS2».

Juntos, el equipo trabajó para desarrollar rápidamente la aplicación, con el objetivo de compartir una demostración en la Conferencia y Academia DHIS2 para la Educación en Uganda, sólo dos meses después. Fue un gran éxito. En las semanas inmediatamente posteriores a la conferencia, Gambia y Eswatini ya habían firmado para poner a prueba la aplicación en sus escuelas públicas. «Estamos haciendo historia» al ayudar al liderazgo escolar hasta el nivel más bajo, e ir más allá de los datos agregados, dijo el Dr. Prosper Behumbiize, director de programas de HISP Uganda. Un desarrollo tan rápido fue posible gracias a la flexibilidad inherente de la plataforma DHIS2, así como al profundo conocimiento de primera mano de los sistemas educativos locales y regionales por parte de los grupos HISP.

Aunque todavía se está implementando como proyecto piloto en Eswatini y Gambia, la información obtenida sobre el terreno sirve de base al trabajo en curso para perfeccionar y mejorar el SEMIS. A medida que continúe el desarrollo, el objetivo es publicar módulos adicionales utilizando un enfoque independiente, que permita apoyar tanto la implementación parcial en el sector educativo, como la implementación aplicable en otros ámbitos. El módulo Transferencia, por ejemplo, puede utilizarse para gestionar equipos y hacer un seguimiento de los movimientos de diversos elementos de equipo entre establecimientos, y el módulo Rendimiento tiene usos obvios en la entrada masiva de datos. «Cualquier sistema que quieras implementar, si quieres hacer un ingreso masivo de datos, puedes utilizar este módulo de rendimiento; puedes cambiarle el nombre por el que quieras», dijo Muchanga.

Aprovechar los primeros éxitos y planificar el futuro

Jallow dijo que el MoBSE de Gambia había aprendido varias lecciones importantes durante su transición a los datos a nivel individual. «SEMIS funciona, eso es lo primero». dijo. «En segundo lugar, tenemos que dar prioridad a las necesidades de las escuelas». Hizo hincapié en el valor de trabajar directamente con las escuelas para comprender mejor sus retos relacionados con los datos, a fin de garantizar que las soluciones se adaptan a las necesidades locales. Gambia ha proseguido su labor hacia una gestión de la educación basada en los datos, suscribiendo un acuerdo en 2024 entre el MoBSE, la Universidad de Gambia y la UiO, para diseñar un programa de máster en sistemas de información para la gestión de la educación basado en la demanda. El objetivo es mejorar la gestión de datos, la utilización y el fortalecimiento de los sistemas de información mediante la apropiación local de herramientas, normas y procedimientos globales.

Dlamini destacó la importancia de los datos a nivel individual en el sector educativo como forma de que los gobiernos adopten un enfoque más holístico. «Como países, deberíamos alejarnos de la noción de sólo [tracking] información agregada», dijo. «Al fin y al cabo, estamos tratando con seres humanos de los que tenemos que rendir cuentas. (…) Si una escuela dice ‘prestamos servicios a 100 alumnos’, ¿quiénes son esos 100 alumnos? ¿Asisten? ¿Reciben los libros que se supone que deben recibir? ¿Reciben los profesores cualificados para impartirles la educación? Ese es todo el concepto, controlar que se está haciendo», dijo Dlamini.

Tanto Eswatini como Gambia compartirán conclusiones adicionales a principios de 2025, cuando sus respectivos proyectos piloto SEMIS pasen a la siguiente fase. Para obtener más información sobre la implementación de la aplicación SEMIS, ponte en contacto con el equipo de Educación de DHIS2 en emis@dhis2.org. Las notas de la versión están disponibles para web y Android.

Esta historia de impacto se basa en parte en las presentaciones de DHIS2 para la Educación en la Conferencia Anual 2024. Más información.