Malí implanta un eLMIS integrado que aprovecha DHIS2 y MEDEXIS para la gestión logística en tiempo real

Malí es un gran país de África Occidental con 22 millones de habitantes. El país tiene 11 regiones sanitarias compuestas por 75 distritos y 3.234 centros sanitarios públicos y privados. El sistema sanitario de Malí tiene tres objetivos principales: (i) Mejorar el estado de salud de las poblaciones para que participen más activamente en el desarrollo socioeconómico del país; (ii) Ampliar la cobertura sanitaria y, al mismo tiempo, poner los servicios al alcance de la población. (iii) Hacer que el sistema sanitario sea viable y eficiente. La consecución de estos objetivos requiere un sistema nacional de salud que funcione correctamente y preste servicios sanitarios a las poblaciones de todo el país, lo que a su vez depende de un sistema logístico eficaz para dotar a los centros de salud de suministros médicos suficientes.

Mali ha utilizado DHIS2 como Sistema de Información de Gestión Sanitaria (HMIS) nacional desde 2016. Con DHIS2, los datos sobre servicios sanitarios y suministros se recopilan en los centros de salud. A partir de 2022, con financiación de USAID y asistencia técnica del Centro HISP de la Universidad de Oslo (UiO), HISP África Occidental y Central (WCA) e I+Solutions, el Ministerio de Sanidad implantó un Sistema de Información de Gestión Logística electrónico (eLMIS) que integra DHIS2 con MEDEXIS, un software LMIS. Este sistema integrado ha automatizado aspectos críticos de la logística sanitaria y el inventario en Malí, incluida la generación de órdenes de compra, albaranes de entrega y hojas de recepción de productos, lo que ha reducido la carga de trabajo del personal. También ha hecho más eficiente la gestión logística: Antes del eLMIS integrado, los pedidos de insumos de los centros sanitarios no solían basarse en datos reales de consumo, lo que provocaba escasez o exceso de existencias de productos básicos y medicamentos. Al utilizar cálculos automáticos basados en los patrones de consumo mensual y el nivel máximo de existencias de cada centro sanitario, la solución MEDEXIS-DHIS2 facilita una reposición de existencias precisa y puntual. Además, los gestores del programa han observado una mejora significativa en la calidad de los datos, especialmente en los relativos a las cantidades de producto recibidas por los centros sanitarios. Esto se debe a que los registros de uso de productos en los centros se actualizan en DHIS2 y se sincronizan automáticamente con los datos de MEDEXIS eLMIS para una gestión eficaz del inventario y la planificación logística.

Mejorar la calidad de los datos y la eficacia de la gestión digitalizando los sistemas de inventario

La cadena de suministro de productos sanitarios es un componente importante de cualquier sistema sanitario. En Malí, el sistema sanitario se enfrentó a dificultades en cuanto al acceso y la disponibilidad de productos sanitarios, así como al acceso puntual a los datos del sistema de información para la gestión logística. En septiembre de 2014, con el fin de mejorar la gestión de datos de los medicamentos esenciales, el Ministerio de Sanidad, a través de la Dirección de Farmacia y Medicamentos (DPM) puso en marcha la herramienta de seguimiento de productos sanitarios denominada OSPSANTE. Esta iniciativa contó con el apoyo técnico y financiero de USAID. OSPSANTE se presenta en forma de un tablero de mandos basado en la web que se utiliza para la agregación y el análisis de datos sobre productos básicos para programas de salud como la malaria, el VIH, la planificación familiar, la salud maternoinfantil y la nutrición.

En 2016, Mali adoptó DHIS2 como plataforma nacional para la gestión de datos sanitarios, incluidos los productos sanitarios. Para aligerar la carga de trabajo del personal de campo y evitar la doble introducción de datos, se estableció la interoperabilidad entre DHIS2 y OSPSANTE. Los datos logísticos de los productos sanitarios se introducen a nivel de todos los centros sanitarios en DHIS2 y luego se transfieren a OSPSANTE para facilitar la elaboración de informes y el análisis de datos. Esto redujo el tiempo y el coste de transmitir copias impresas de los informes logísticos. Sin embargo, este sistema tenía limitaciones: aunque OSPSANTE funciona como una herramienta de seguimiento e información de datos logísticos, no proporciona una gestión digital de los inventarios y el movimiento de las existencias de productos entre los depósitos de suministros y los centros sanitarios. Por tanto, se consideró necesaria una solución eLMIS completa para reforzar la cadena de suministro de productos sanitarios en Malí.

En agosto de 2020, Palladium, en colaboración con FHI360, Groupe Pivot Santé Population e I+Solutions, puso en marcha en Malí un proyecto de fortalecimiento del sistema sanitario denominado La sonrisa de Sinsi Walé, financiado por USAID. En la preparación del proyecto, I+Solutions adoptó medidas para mejorar la gestión del inventario local mediante reuniones técnicas rutinarias e intercambios con el equipo técnico de DPM. Se debatieron varias propuestas, haciendo hincapié en la mejora del sistema existente y su integración en el entorno DHIS2-OSPSANTE. Finalmente, se seleccionó el software MEDEXIS eLMIS para complementar el sistema integrado existente, proporcionando el eslabón que faltaba en la gestión digital de inventarios y existencias de productos. Al igual que con OSPSANTE, los datos logísticos introducidos en DHIS2 se envían a MEDEXIS a través de una integración directa para facilitar el inventario digital y la gestión logística.

Digitalización integral de las transacciones mediante el diseño de la integración

MEDEXIS eLMIS es una aplicación web de software como servicio. Se trata de una herramienta autónoma para garantizar la gestión logística y el seguimiento integral de los productos, con funciones integradas de elaboración de informes eLMIS. En el contexto de Malí, no se utilizan las funciones de introducción de datos y elaboración de informes de MEDEXIS, porque la introducción de datos de última milla en los centros ya se realiza en DHIS2, mientras que el análisis y la elaboración de informes corren a cargo de la plataforma OSPSANTE. El objetivo principal del sistema integrado es digitalizar las transacciones, incluidos los pedidos, el embalaje y los envíos. Para lograr este objetivo, I+Solutions solicitó asistencia técnica al Centro HISP de la UiO y a HISP WCA para apoyar el desarrollo de un eLMIS integrado DHIS2-MEDEXIS. El equipo de expertos en DHIS2 y gestión logística colaboró con los desarrolladores de MEDEXIS(XNR-SISBI e I+Solutions) para planificar una implantación basada en el modelo de suministro push.

En este modelo, el flujo de datos se mantiene sin cambios a nivel de centro sanitario. Los datos introducidos en DHIS2 se sincronizan con MEDEXIS, que a continuación realiza los cálculos de reposición basándose en 3 meses de consumo medio mensual y en el nivel máximo de existencias de un centro. De este modo, MEDEXIS genera las sugerencias de pedido y los formularios de pedido se envían al centro a través de la mensajería interna DHIS2 en formato PDF. Estos pedidos son validados por el centro en DHIS2 a través de un Programa de Eventos de Confirmación de Pedido. Una vez validados los pedidos, MEDEXIS prepara automáticamente el envío y envía el albarán al centro a través de la mensajería DHIS2. Una vez entregados los suministros, el centro confirma la recepción en DHIS2 a través del programa Acknowledgement of Shipment Received Event.

Planificación colaborativa, implantación por fases y formación a varios niveles para apoyar el éxito de la implantación

A principios de 2023, la solución DHIS2-MEDEXIS se ha implantado en tres regiones de Malí: Sikasso, Ségou y Mopti, abarcando 26 distritos sanitarios y 701 centros de salud. La implantación se llevó a cabo por fases, empezando por talleres de programación y planificación de la configuración del software; configuración del servidor central y configuración de la interoperabilidad del software; pruebas sobre el terreno; y, por último, formación a varios niveles.

En mayo de 2022, I+Solutions y expertos del Centro HISP organizaron un taller de planificación para el proyecto eLMIS, que ayudó al equipo a clarificar el propósito y el contexto estructural para la implementación de eLMIS basándose en el flujo de datos LMIS actual y previsto. El taller también fue una oportunidad para asignar funciones a los diferentes actores; demostrar la funcionalidad de la interoperabilidad entre DHIS2 y MEDEXIS en un servidor local; y finalizar la programación y los planes de configuración de MEDEXIS como parte del sistema DHIS2/OSPSANTE existente. Por último, el taller ayudó al equipo a determinar y validar un calendario viable para la ejecución del proyecto.

En junio de 2022 se celebró en Bamako un taller de orientación para capacitar a los agentes de nivel central en las funcionalidades genéricas de MEDEXIS. Este taller de seguimiento facilitado por los expertos en MEDEXIS de I+Solution ayudó a preparar a las principales partes interesadas a nivel central para gestionar mejor el proceso de integración de DHIS2-MEDEXIS y a formar a los agentes a nivel operativo en la solución eLMIS desarrollada.

Tras estos talleres, el equipo técnico configuró el servidor central a nivel nacional y estableció la funcionalidad de interoperabilidad entre DHIS2 y MEDEXIS. El equipo elaboró además una guía detallada para ayudar a los administradores de DHIS2 a gestionar la configuración tanto en DHIS2 como en MEDEXIS. A continuación se realizaron pruebas en ordenadores y tabletas para comprobar la idoneidad y estabilidad del sistema. Posteriormente, se realizaron pruebas de campo en profundidad en condiciones reales de trabajo en el distrito sanitario de Selingue (región de Sikasso) en agosto de 2022. Las pruebas sobre el terreno se realizaron conforme al protocolo establecido de Pruebas de Aceptación por el Usuario, que facilita la confirmación independiente de la conformidad de la configuración con el caso de uso de Mali. Durante las pruebas de campo, se detectaron errores de sincronización que impedían que algunas funciones se ejecutaran automáticamente. Estos errores se corrigieron y el equipo introdujo mejoras adicionales.

Tras el éxito de la configuración y las pruebas de la plataforma integrada eLMIS, se llevó a cabo la formación de formadores a escala nacional y regional como preparación para la adopción a gran escala del sistema. Estas sesiones estaban dirigidas a las principales partes interesadas, incluidos los directivos de los PDM, los farmacéuticos regionales y los responsables regionales del Sistema de Información Sanitaria (SIS), para facilitar la apropiación local de los módulos de formación y prepararlos mejor para formar a otros a nivel operativo. Esta sesión de tres días tenía como objetivo familiarizar a los participantes con el enfoque eLMIS en Mali y formarles en las funcionalidades genéricas del software MEDEXIS, incluida la gestión de usuarios, la sincronización de datos, los cálculos de reposición y la gestión de pedidos y envíos.

Posteriormente, se celebraron sesiones de formación para los equipos de los distritos sanitarios, en las que se reforzó la capacidad del personal operativo en la plataforma eLMIS. Entre los participantes había gestores de la RDC, asistentes logísticos y responsables del SIS en las regiones de Sikasso, Ségou y Mopti. La formación se centró en la sincronización de datos entre LMIS y DHIS2, los cálculos de reposición y el seguimiento de pedidos/envíos en MEDEXIS. Los participantes también aprendieron a validar pedidos y acusar recibo de entregas en DHIS2. Entre noviembre de 2022 y febrero de 2023 se impartió formación adicional sobre confirmaciones de pedido y acuses de recibo al personal de los CSComs.

Seguimiento de la dinámica de interoperabilidad entre DHIS2 y MEDEXIS eLMIS

En diciembre de 2022, los distritos sanitarios empezaron a utilizar la solución eLMIS para gestionar las transacciones de productos sanitarios. A finales de febrero de 2023, la tasa de utilización de la solución eLMIS era del 67%.

Malí es el primer país que ha implantado una solución integrada DHIS2-MEDEXIS. El seguimiento del rendimiento de esta solución innovadora es, por tanto, esencial para la sostenibilidad y el intercambio de conocimientos. Se ha puesto en marcha un mecanismo de seguimiento para mejorar progresivamente las funciones del sistema y la experiencia de los usuarios. Este mecanismo consiste en un modelo de apoyo a los usuarios que incluye un documento en el que se describen los distintos niveles de apoyo, así como las funciones de los diferentes agentes; un grupo de debate sobre eLMIS con canales de comunicación entre las partes interesadas que participan en el proyecto Medexis, y una reunión mensual para supervisar las actividades de eLMIS en Malí.

Aunque la solución eLMIS DHIS2-MEDEXIS aún no cubre la totalidad de los 75 distritos sanitarios del país, ya ha empezado a mejorar la logística sanitaria en Malí, allanando el camino para un sistema digital de gestión logística integral a escala nacional.