Mali implementa un eLMIS integrado que aprovecha DHIS2 y MEDEXIS para la gestión logística en tiempo real

Mali es un gran país de África Occidental con una población de 22 millones de habitantes. El país tiene 11 regiones sanitarias compuestas por 75 distritos y 3.234 establecimientos sanitarios públicos y privados. El sistema sanitario de Mali tiene tres objetivos principales: (i) Mejorar el estado de salud de las poblaciones para que participen más activamente en el desarrollo socioeconómico del país; (ii) Ampliar la cobertura sanitaria haciendo que los servicios sean accesibles a la población. (iii) Hacer que el sistema sanitario sea viable y eficaz. La consecución de estos objetivos requiere un sistema nacional de salud que funcione bien y preste servicios sanitarios a las poblaciones de todo el país, lo que a su vez depende de un sistema logístico eficaz para dotar a los establecimientos sanitarios de suministros médicos suficientes.

Mali utiliza DHIS2 como Sistema de Gestión de Información de Salud (HMIS) nacional desde 2016. Mediante DHIS2, se recopilan datos tanto sobre los servicios sanitarios como sobre el suministro a nivel de establecimiento. A partir de 2022, con financiación de USAID y asistencia técnica del Centro HISP de la Universidad de Oslo (UiO), HISP África Occidental y Central (WCA) e I+Solutions, el Ministerio de Sanidad implementó un Sistema electrónico de Información de Gestión Logística (eLMIS) que integra DHIS2 con MEDEXIS, un software LMIS. Este sistema integrado ha automatizado aspectos críticos de la logística sanitaria y el inventario en Mali, incluida la generación de órdenes de compra, albaranes de entrega y hojas de recepción de productos, lo que ha reducido la carga de trabajo del personal. También ha hecho más eficiente la gestión logística: Antes del eLMIS integrado, los pedidos de insumos de los establecimientos sanitarios no solían basarse en datos reales de consumo, lo que provocaba escasez o exceso de existencias de productos esenciales y medicamentos. Al utilizar cálculos automáticos basados en los patrones de consumo mensual y en el nivel máximo de existencias de cada establecimiento sanitario, la solución MEDEXIS-DHIS2 facilita una reposición de existencias precisa y puntual. Además, los gestores del programa han observado una mejora significativa en la calidad de los datos, especialmente en los relativos a las cantidades de producto recibidas por los establecimientos sanitarios. Esto se debe a que los registros de uso de los productos en los establecimientos se actualizan en DHIS2 y se sincronizan automáticamente con los datos de MEDEXIS eLMIS para una gestión eficaz del inventario y la planificación logística.

Mejorar la calidad de los datos y la eficacia de la gestión digitalizando los sistemas de inventario

La cadena de suministro de productos sanitarios es un componente importante de cualquier sistema sanitario. En Mali, el sistema sanitario se enfrentó a dificultades relacionadas con el acceso y la disponibilidad de productos sanitarios, así como con el acceso puntual a los datos del sistema de información para la gestión logística. En septiembre de 2014, con el fin de mejorar la gestión de los datos de los medicamentos esenciales, el Ministerio de Sanidad, a través de la Dirección de Farmacia y Medicamentos (DPM), implementó la herramienta de seguimiento de productos sanitarios denominada OSPSANTE. Esta iniciativa contó con el apoyo técnico y financiero de USAID. OSPSANTE se presenta en forma de tableros basados en la web que se utilizan para agregar y analizar datos de productos básicos para programas de salud como la malaria, el VIH, la planificación familiar, la salud materno-infantil y la nutrición.

En 2016, Mali adoptó DHIS2 como plataforma nacional para la gestión de datos de salud, incluidos los productos sanitarios. Para aligerar la carga de trabajo del personal de campo y evitar el doble ingreso de datos, se estableció la interoperabilidad entre DHIS2 y OSPSANTE. Los datos logísticos de los productos sanitarios se introducen a nivel de todos los establecimientos sanitarios en DHIS2 y luego se transfieren a OSPSANTE para facilitar la elaboración de informes y el análisis de datos. Esto redujo el tiempo y el coste de transmitir copias impresas de los informes logísticos. Sin embargo, este sistema tenía limitaciones: aunque OSPSANTE funciona como herramienta de control de datos logísticos y de elaboración de informes, no proporciona una gestión digital de los inventarios y del movimiento de las existencias de productos entre los depósitos de suministros y los establecimientos sanitarios. Por tanto, se consideró necesaria una solución eLMIS completa para reforzar la cadena de suministro de productos sanitarios en Malí.

En agosto de 2020, Palladium, en asociación con FHI360, Groupe Pivot Santé Population e I+Solutions, puso en marcha en Mali un proyecto de fortalecimiento del sistema sanitario denominado La sonrisa de Sinsi Walé, financiado por USAID. En la preparación del proyecto, I+Solutions adoptó medidas para mejorar la gestión del inventario local mediante reuniones técnicas rutinarias e intercambios con el equipo técnico del DPM. Se debatieron varias propuestas, haciendo hincapié en la mejora del sistema existente y en su integración en el entorno DHIS2-OSPSANTE. Finalmente, se seleccionó el software MEDEXIS eLMIS para complementar el sistema integrado existente, proporcionando el eslabón que faltaba en la gestión digital de inventarios y existencias de productos. Al igual que con OSPSANTE, los datos logísticos introducidos en DHIS2 se envían a MEDEXIS mediante una integración directa para facilitar la gestión digital del inventario y la logística.

Lograr la digitalización de las transacciones de extremo a extremo mediante el diseño de la integración

El eLMIS de MEDEXIS es una aplicación web de software como servicio. Es una herramienta autónoma para garantizar la gestión logística y el seguimiento de los productos de principio a fin, con funciones integradas de elaboración de informes eLMIS. En el contexto de Mali, no se utilizan las funciones de ingreso de datos y elaboración de informes de MEDEXIS, porque el ingreso de datos de última milla en los establecimientos ya se realiza en DHIS2, mientras que el análisis y la elaboración de informes se gestionan mediante la plataforma OSPSANTE. El objetivo principal del sistema integrado es digitalizar las transacciones, incluidos los pedidos, el embalaje y los envíos. Para lograr este objetivo, I+Solutions solicitó asistencia técnica al Centro HISP de la UiO y a HISP WCA para apoyar el desarrollo de un eLMIS integrado DHIS2-MEDEXIS. El equipo de DHIS2 y los expertos en gestión logística trabajaron con los desarrolladores de MEDEXIS(XNR-SISBI e I+Solutions) para planificar una implementación basada en el Modelo de Suministro Push.

En este modelo, el flujo de datos permanece inalterado a nivel de establecimiento sanitario. Los datos introducidos en DHIS2 se sincronizan con MEDEXIS, que realiza los cálculos de reposición basándose en 3 meses de consumo medio mensual y en el nivel máximo de existencias de un establecimiento. De este modo, MEDEXIS genera las sugerencias de pedido y los formularios de pedido se envían al establecimiento a través de la mensajería interna DHIS2 en formato PDF. Estos pedidos son validados por el establecimiento en DHIS2 a través de un Programa de Eventos de Confirmación de Pedidos. Una vez validados los pedidos, MEDEXIS prepara automáticamente el envío y envía el albarán al establecimiento a través de la mensajería DHIS2. Una vez entregados los suministros, el establecimiento confirma la recepción en DHIS2 a través del programa Acuse de recibo del envío.

Planificación colaborativa, implementación por fases y formación multinivel para apoyar el éxito de la implantación

A principios de 2023, la solución DHIS2-MEDEXIS se ha implementado en tres regiones de Mali: Sikasso, Ségou y Mopti, abarcando 26 distritos sanitarios y 701 establecimientos sanitarios. La implementación se llevó a cabo en fases, comenzando con talleres de planificación de la programación y configuración del software; configuración del servidor central y configuración de la interoperabilidad del software; pruebas sobre el terreno; y, por último, formación a varios niveles.

En mayo de 2022, I+Solutions y expertos del Centro HISP organizaron un taller de planificación para el proyecto eLMIS, que ayudó al equipo a aclarar el propósito y el contexto estructural de la implementación del eLMIS basándose en el flujo actual y previsto de datos del sistema. El taller también fue una oportunidad para asignar funciones a los distintos actores; demostrar la funcionalidad de la interoperabilidad entre DHIS2 y MEDEXIS en un servidor local; y finalizar la programación y los planes de configuración de MEDEXIS como parte del sistema DHIS2/OSPSANTE existente. Por último, el taller ayudó al equipo a determinar y validar un calendario viable para la implementación del proyecto.

En junio de 2022, se celebró en Bamako un taller de orientación para desarrollar la capacidad de los agentes de nivel central sobre las funcionalidades genéricas de MEDEXIS. Este taller de seguimiento, facilitado por los expertos en MEDEXIS de I+Solution, ayudó a preparar a las principales partes interesadas a nivel central para gestionar mejor el proceso de integración DHIS2-MEDEXIS, así como a formar a los agentes a nivel operativo en la solución eLMIS desarrollada.

Tras estos talleres, el equipo técnico configuró el servidor central a nivel nacional y estableció la funcionalidad de interoperabilidad entre DHIS2 y MEDEXIS. El equipo elaboró además una guía detallada para ayudar a los administradores de DHIS2 a gestionar la configuración tanto en DHIS2 como en MEDEXIS. A continuación se realizaron pruebas en ordenadores y tabletas para verificar la idoneidad y estabilidad del sistema. Posteriormente, se realizaron pruebas de campo en profundidad en condiciones reales de trabajo en el distrito sanitario de Selingue (región de Sikasso) en agosto de 2022. Las pruebas de campo se realizaron conforme al protocolo establecido de Pruebas de Aceptación del Usuario, que facilita la confirmación independiente de la conformidad de la configuración con el caso de uso de Mali. Durante las pruebas de campo, se detectaron errores de sincronización que impedían que algunas funciones se ejecutaran automáticamente. Estos errores se corrigieron, y el equipo introdujo mejoras adicionales.

Tras el éxito de la configuración y las pruebas de la plataforma integrada eLMIS, se llevó a cabo la formación de formadores a nivel nacional y regional como preparación para la adopción a gran escala del sistema. Estas sesiones estaban dirigidas a las principales partes interesadas, incluidos los ejecutivos de los PDM, los farmacéuticos regionales y los responsables regionales del Sistema de Información Sanitaria (SIS), para facilitar la apropiación local de los módulos de formación y equiparlos mejor para formar a otros a nivel operativo. Esta sesión de tres días tenía como objetivo familiarizar a los participantes con el enfoque eLMIS en Mali y formarles en las funcionalidades genéricas del software MEDEXIS, incluida la gestión de usuarios, la sincronización de datos, los cálculos de reabastecimiento y la gestión de pedidos y envíos.

Posteriormente, se celebraron sesiones de formación para los equipos de los distritos sanitarios, en las que se fomentó la capacidad del personal de nivel operativo en la plataforma eLMIS. Entre los participantes había gestores de la RDC, asistentes logísticos y funcionarios del SIS en las regiones de Sikasso, Ségou y Mopti. La formación se centró en la sincronización de datos entre el LMIS y el DHIS2, los cálculos de reposición y el seguimiento de pedidos/envíos en MEDEXIS. Los participantes también aprendieron a validar los pedidos y a acusar recibo de la entrega en DHIS2. Entre noviembre de 2022 y febrero de 2023 se impartió formación adicional sobre confirmaciones de pedido y acuses de recibo al personal de los CSComs.

Seguimiento de la dinámica de interoperabilidad entre DHIS2 y MEDEXIS eLMIS

En diciembre de 2022, los distritos sanitarios empezaron a utilizar la solución eLMIS para gestionar las transacciones de productos sanitarios. A finales de febrero de 2023, la tasa de utilización de la solución eLMIS era del 67%.

Mali es el primer país que ha implementado una solución integrada DHIS2-MEDEXIS. Por tanto, controlar el rendimiento de esta solución innovadora es esencial para la sostenibilidad y el intercambio de conocimientos. Se ha puesto en marcha un mecanismo de supervisión para mejorar progresivamente las funciones del sistema y la experiencia del usuario. Este mecanismo consiste en un modelo de apoyo a los usuarios que incluye un documento en el que se describen los distintos niveles de apoyo, así como las funciones de los distintos agentes; un grupo de debate sobre el eLMIS con canales de comunicación entre las partes implicadas en el proyecto Medexis, y una reunión mensual para supervisar las actividades del eLMIS en Malí.

Aunque la solución eLMIS DHIS2-MEDEXIS aún no cubre la totalidad de los 75 distritos sanitarios del país, ya ha empezado a mejorar la logística sanitaria en Malí, allanando el camino para un sistema digital de gestión logística integral a escala nacional.