Refuerzo de la recopilación rutinaria de datos con DHIS2 para impulsar el uso de datos sobre educación en cuatro distritos ugandeses

El sector educativo de Uganda aspira a alcanzar el ODS 4: garantizar una educación inclusiva, equitativa y de calidad y promover oportunidades de aprendizaje permanente para todos. A pesar de los avances logrados por el país con la introducción de la enseñanza primaria y secundaria gratuita, el sector sigue afrontando numerosos retos, como la falta de datos oportunos y precisos sobre educación para la planificación, presupuestación, seguimiento y evaluación y elaboración de políticas. Se han hecho numerosos intentos para abordar este reto con el desarrollo y la adopción de diferentes Sistemas de Información para la Gestión de la Educación (EMIS) sin éxito sustancial debido a las limitaciones en los diseños, como la falta de integración/interfaz con otros sistemas, la falta de análisis longitudinal y los derechos limitados para acceder y modificar el código fuente del sistema.

En marzo de 2019, el departamento de Educación Básica del Ministerio de Educación y Deportes (MoES), en colaboración con HISP Uganda y Save the Children y con la financiación de Norad y GPE-KIX, inició un proyecto de investigación-acción en cuatro distritos, aprovechando DHIS2 como herramienta para la gestión de datos educativos. Los objetivos del proyecto son mejorar la recopilación, el análisis, la visualización y la utilización de datos sobre educación con mecanismos claros de retroalimentación para apoyar la toma de decisiones a todos los niveles y documentar los aprendizajes en DHIS2 como sistema de información de gestión educativa de distrito (DHIS2-DEMIS).

Una innovación clave de DHIS2-DEMIS en Uganda es la herramienta trimestral integrada, un formulario electrónico utilizado para recopilar datos esenciales de las escuelas de forma trimestral con el fin de mejorar la coordinación, el análisis y la presentación de los diferentes indicadores en todos los departamentos. La herramienta trimestral se ha utilizado para apoyar la armonización de las necesidades de datos departamentales para la recopilación rutinaria de datos y el diseño de cuadros de mando específicos del programa para la visualización de indicadores educativos clave como la matriculación, la alimentación escolar, las necesidades especiales, el género, la infraestructura y los recursos humanos. La herramienta también ayuda a minimizar la recopilación de datos inconexos por parte de distintos departamentos que trabajan en silos, lo que ha limitado los esfuerzos de uso de datos en el pasado. El equipo también ha reforzado la capacidad de las escuelas y los distritos para captar y utilizar sus datos mediante la formación práctica de los usuarios finales y la supervisión del apoyo. Además, también se han elaborado y compartido en línea vídeos para el usuario final que servirán de guías de fácil acceso para el personal de los centros escolares y los distritos sobre la introducción y el análisis de datos.

Revolucionar la recopilación y el uso de datos educativos mediante la digitalización y la descentralización

Uganda siempre ha dado prioridad a la educación en su presupuesto y planificación nacional. Gracias a la financiación pública, los enfoques de gestión basados en datos y la buena colaboración con los socios de desarrollo y las partes interesadas, la tasa de alfabetización en Uganda ha pasado del 73% en 2010 al 79% en 2021. Según el Banco Mundial, la tasa neta de matriculación en educación primaria pasó del 41% en 1980 al 95% en 2013. A pesar de estos éxitos, persisten algunos problemas, como la reciente caída de las tasas de finalización de la enseñanza básica. Para ello, el gobierno ha seguido trabajando con las partes interesadas en la educación para poner en marcha medidas que mejoren los resultados educativos, incluida la optimización de los sistemas de gestión de datos educativos.

Anteriormente, los datos sobre educación en Uganda se recogían como parte del censo anual de educación realizado por funcionarios del MoES mediante cuestionarios en papel. Posteriormente, los formularios se verificaron en los distritos antes de pasar a la sede del MoES para su transcripción a una base de datos central de Microsoft Access que sirve como base de datos EMIS independiente ubicada en el edificio del MoES. Posteriormente, estos datos se procesaban, analizaban y presentaban en anuarios estadísticos con un desfase de entre 6 y 9 meses, lo que afectaba a la capacidad del Ministerio para tomar decisiones basadas en datos en tiempo real. Además, las oficinas de distrito no podían acceder al sistema, y éste no estaba conectado a otros sistemas como los de finanzas, recursos humanos y exámenes, ni a sistemas de otros sectores como la sanidad. Como resultado, el Ministerio de Educación y los distritos se encontraron con dificultades para acceder a datos oportunos y precisos para apoyar la planificación y la asignación de recursos. Esto dio lugar a un escaso uso de los datos en los niveles inferiores y, en algunos casos, a datos de mala calidad que afectaron a las intervenciones.

Para contrarrestar esta situación, el departamento de Educación Básica del MoES colaboró con un consorcio formado por HISP Uganda y Save the Children Uganda para poner en marcha el proyecto DEMIS, aprovechando la financiación de Norad. La DHIS2-DEMIS, una plataforma EMIS descentralizada, se puso a prueba en los distritos de Gulu y Mayuge a partir de mediados de 2019. Tras importantes éxitos y notables mejoras en la calidad y el acceso a los datos educativos para la planificación y la intervención, el proyecto se amplió posteriormente para incluir dos distritos más con financiación adicional de GPE KIX.

El proyecto DHIS2-DEMIS también ha implicado el desarrollo de herramientas para satisfacer necesidades específicas de datos: la herramienta trimestral y el informe de situación escolar. La implementación de la herramienta trimestral comenzó con una semana de revisión de las necesidades de datos y un taller de personalización de DHIS2-DEMIS organizado por HISP Uganda y Save the Children, para el personal del MoES en diferentes departamentos con el fin de armonizar los indicadores clave, las herramientas de información y crear capacidad en el diseño y mantenimiento del sistema. Esto sentó una base sólida para lo que se convirtió en esfuerzos concertados durante las fases de aplicación. El DHIS2-DEMIS permite ahora la notificación puntual de datos desde las escuelas con ordenadores y conexión a Internet. Cuando la captura de datos en DHIS2-DEMIS no es posible a nivel escolar, los datos en formularios de papel cumplimentados se introducen en el sistema a nivel de distrito.

El equipo siguió desarrollando el informe sobre la situación de los centros escolares, que les ayuda a hacer un seguimiento de indicadores importantes como la matriculación, las infraestructuras y los recursos humanos. El sistema ha proporcionado datos que han servido de base a otras iniciativas gubernamentales, como el programa UgIFT, a través del cual el gobierno ugandés destina un fondo especial a atender necesidades críticas en educación aprovechando los datos de rendimiento. Utilizando datos de diversas fuentes para orientar las intervenciones gubernamentales, se incentiva a los distritos con buenos resultados con recursos adicionales para la ampliación de escuelas, la asignación de más profesores y la mejora de las aulas, con lo que se mantienen los buenos resultados y se motiva a otros a mejorar la calidad de la educación básica en sus distritos.

También se desarrollaron cuadros de mando personalizados con visualizaciones perspicaces para simplificar y promover un mayor uso de los datos en todos los niveles de la gestión educativa del país. Los cuadros de mando presentan indicadores clave como las tendencias de matriculación, retención y ratios profesor-alumno, entre otros, para facilitar el acceso y uso por parte de los gestores educativos. Las visualizaciones también presentan datos relativos a alumnos con discapacidad, infraestructuras y cuestiones relacionadas con el género en formatos de fácil lectura para intervenir a tiempo.

La promesa de un uso transformador de los datos educativos que permite DHIS2

Algunos resultados de la aplicación de DHIS2 basada en la investigación como plataforma educativa para la recopilación, el análisis y la visualización de datos en Uganda han sido prometedores. Gracias a la mejora de la recogida, la gestión y el análisis de datos, las partes interesadas en la educación tienen ahora la capacidad de tomar decisiones fundamentadas basadas en datos fiables y oportunos. La plataforma ha mejorado el seguimiento de los indicadores educativos, como la matriculación, el control del abandono escolar mediante el seguimiento trimestral de los motivos por los que los alumnos no regresan a la escuela, la proporción profesor-alumno, la proporción de aseos disponibles en relación con el número de alumnos, entre otros.

Desde su puesta en marcha, la plataforma DEMIS ha sido utilizada por gestores educativos de distintos niveles del sistema en Uganda para orientar la planificación y las políticas hacia la mejora de los resultados educativos. Los distritos han utilizado los datos del sistema DHIS2-DEMIS de varias maneras para apoyar sus iniciativas educativas. En primer lugar, las cifras de matriculación recogidas en DHIS2-DEMIS eran cruciales para la elaboración de presupuestos y la asignación de subvenciones de capitación a las escuelas públicas. Estas cifras de matriculación se presentaron durante el proceso presupuestario para la ciudad de Gulu y el municipio de Entebbe, proporcionando una indicación de la población estudiantil prevista para el año siguiente.

Además, la cartografía escolar mediante la aplicación Maps de DHIS2-DEMIS desempeñó un papel fundamental en el apoyo a las actividades de los socios para la reincorporación al Programa de Educación Acelerada de los estudiantes que abandonaron los estudios. El sistema permitía a los distritos visualizar en un mapa las escuelas con altas tasas de abandono escolar, lo que facilitaba las intervenciones específicas para volver a matricular a los alumnos que habían abandonado los estudios. Además, el proceso de cartografía identificó lagunas en el abastecimiento de agua al situar las escuelas en relación con las fuentes de agua más cercanas, lo que sirvió de base para la construcción de pozos de sondeo. Otro uso importante de los datos fue informar sobre los traslados de profesores de primaria. Mediante el análisis de la ratio profesor-alumno recogida en el DHIS2-DEMIS, los distritos pudieron identificar las escuelas con personal docente limitado y facilitar la reasignación de profesores dentro del distrito de Gulu para hacer frente a la escasez de personal y garantizar una distribución equilibrada de profesores entre las escuelas.

Los distritos aprovecharon además los datos de DHIS2-DEMIS para hacer frente a los problemas de las tasas de abandono escolar y absentismo. Los indicadores de alerta temprana del abandono escolar, como el absentismo y las razones para dejarlo, se visualizaron en cuadros de mando, lo que permitió a los distritos y escuelas diseñar intervenciones inmediatas y buscar el apoyo de los socios. Por ejemplo, en la ciudad de Gulu, la oficina de educación colaboró con socios para sensibilizar a la comunidad mediante programas de radio y podcasts, concienciando sobre la importancia de mantener escolarizados a niños y adolescentes.

Además, la mejora de las prácticas de gestión de datos mediante DHIS2-DEMIS repercutió positivamente en el rendimiento de las administraciones locales. El equipo de la ciudad de Gulu logró una puntuación del 94% para el departamento de educación en las evaluaciones nacionales, estableciéndose como distrito modelo para el aprendizaje y la evaluación comparativa por parte de otros distritos. Este éxito condujo a la puesta en marcha del programa de aprendizaje y evaluación comparativa de los gobiernos locales, cuyo objetivo es establecer distritos regionales de excelencia. Además, las visualizaciones de las tarjetas de puntuación de los distritos en DHIS2 ayudan a las partes interesadas a hacer un seguimiento de los datos esenciales de la educación básica en los distritos que reciben ayuda.

Más allá de la gestión de la educación, los datos de DHIS2-DEMIS facilitaron la colaboración intersectorial entre los departamentos de educación y sanidad. Las cifras de matriculación ayudaron a los equipos de educación de los distritos a distribuir mosquiteras para combatir el paludismo entre los niños escolarizados, mientras que los datos de matriculación de los centros de Desarrollo Infantil Temprano ayudaron a planificar las campañas de vacunación contra la poliomielitis para niños menores de seis años. Esta colaboración reforzó la asociación entre los sectores educativo y sanitario a nivel de distrito.

Por último, los datos recogidos a través de DHIS2-DEMIS han resultado valiosos para la investigación científica llevada a cabo por las universidades locales. Estudiantes de posgrado de la Universidad de Gulu y la Universidad de Makerere han utilizado los datos para realizar investigaciones independientes, centradas en temas como la relación entre el rendimiento escolar, la alimentación escolar y el absentismo. La disponibilidad de datos sobre indicadores educativos clave puso de relieve los retos educativos del distrito y proporcionó valiosas áreas de interés para futuras investigaciones de los becarios y los funcionarios encargados de la mejora.

Conclusión

Con DHIS2-DEMIS, la gestión de los datos educativos en los cuatro distritos de ejecución de Uganda se ha hecho más eficiente y eficaz. Las sólidas herramientas de análisis de datos de la plataforma permiten a las partes interesadas en la educación visualizar y analizar los datos en tiempo real. Esto ha facilitado que los responsables de la toma de decisiones identifiquen tendencias y problemas emergentes, y respondan en consecuencia. La plataforma permite difundir datos sobre educación a todas las partes interesadas, incluidos los padres, las organizaciones de la sociedad civil y otras partes interesadas. Esto ha mejorado la participación de todas las partes interesadas en los procesos de toma de decisiones, fomentando la transparencia y la rendición de cuentas.

De cara al futuro, el equipo del proyecto está explorando sinergias y oportunidades de colaboración y compartiendo las lecciones aprendidas para informar los esfuerzos en curso en el desarrollo e implementación de un EMIS nacional bajo el Departamento de Planificación del MoES.

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