Adaptación del DHIS2 existente para apoyar la toma de decisiones en la cadena de suministro en Botsuana

En Botsuana, el Ministerio de Sanidad y otros agentes de la cadena de suministro disponían de una gran cantidad de datos procedentes de muchas fuentes, como el sistema de gestión de almacenes, los informes mensuales del SIGS basados en Excel, los datos de la herramienta de análisis de la cuantificación (QAT)5 , los informes mensuales de los pacientes y otros. Los centros de salud informaron bien sobre los niveles de existencias y otros datos clave. Sin embargo, la falta de integración de todos los sistemas exigía soluciones manuales y dificultaba el análisis y aprovechamiento de todos los datos para la toma de decisiones, con el fin de garantizar un suministro fiable de productos sanitarios en la última milla. Además, como la mayoría de las herramientas eran independientes y no interoperables, los datos sólo eran accesibles para unos pocos usuarios. Las herramientas existentes generaban informes que necesitaban más análisis e interpretación.

Tras un cuidadoso análisis y consultas con el Ministerio de Sanidad y otras partes interesadas, el proyecto de Gestión de Adquisiciones y Suministros del Programa Global de la Cadena de Suministros Sanitarios de USAID (GHSC-PSM) puso en marcha en marzo de 2021 una iniciativa para integrar las distintas plataformas de datos en el DHIS2 de Botsuana. y crear nuevos cuadros de mando para ayudar a los gestores de la cadena de suministro a tomar decisiones sobre adquisiciones, redistribución de productos básicos entre centros sanitarios y otras acciones.

En lugar de introducir un nuevo programa informático, el Ministerio de Sanidad prefirió integrar y mejorar DHIS2 porque el personal del Ministerio ya estaba familiarizado con él. Durante los últimos años, DHIS2 se ha utilizado en el país para la elaboración de informes mensuales sobre antirretrovirales, prevención de la transmisión maternoinfantil del VIH, programas contra la malaria y encuestas y actividades de vigilancia del Ministerio de Sanidad, pero no se había utilizado como plataforma para la gestión de la cadena de suministro. DHIS2 también se está utilizando para varias actividades relacionadas con COVID-19, incluida la vigilancia y la notificación de vacunaciones. Es importante señalar que el sistema es de código abierto y que el gobierno de Botsuana ya posee y gestiona un servidor dedicado a su funcionamiento. Aprovechar los recursos existentes en lugar de desarrollar software nuevo ahorró recursos y redujo la necesidad de reciclar a los trabajadores de la cadena de suministro.

«Podríamos haberlo hecho antes si hubiéramos entendido completamente las capacidades y aplicaciones de DHIS2 a la gestión de la cadena de suministro. Una vez que lo conoces mejor, te das cuenta de que se puede personalizar y de que tiene un potencial tremendo para el almacenamiento de datos y la elaboración de informes, así como para la presentación de análisis y visualizaciones de datos.»

Ashenafi Desta Hordofa – Director de la Unidad de Gestión Logística, GHSC-PSM

Para crear los nuevos cuadros de mando centrados en la gestión de la cadena de suministro, GHSC-PSM contrató a una empresa de software reconocida por su amplia experiencia de trabajo con DHIS2. La empresa desplegó un pequeño equipo de cinco personas que realizó todos los cambios necesarios para 2021. Desde entonces, en los debates mensuales del grupo de trabajo técnico con el almacén médico central (CMS), GHSC-PSM, USAID, varias organizaciones no gubernamentales y otros socios clave, los gestores de la cadena de suministro han utilizado los nuevos y potentes paneles y visualizaciones de datos para identificar los riesgos para la disponibilidad de productos básicos en todos los niveles de la cadena de suministro, incluida la última milla. El sistema incluye todos los productos del sistema sanitario público de Botsuana. Un punto de debate habitual se refiere a la situación actual de las existencias en los CMS y, si las existencias de un producto son escasas, a la planificación de la redistribución de las existencias de los centros sanitarios con exceso de existencias a los que corren riesgo de desabastecimiento hasta que lleguen las entregas para reponer los CMS. Los CMS también utilizan el análisis de los cuadros de mando para decidir la cantidad de existencias que deben reponer los centros sanitarios.

El proceso mejorado de toma de decisiones ya ha contribuido a ayudar a gestionar las reservas de antirretrovirales heredados durante la transición a los nuevos regímenes de tratamiento del VIH/SIDA para adultos y niños. La triangulación de los datos de los pacientes con los datos de la cadena de suministro ha sido especialmente útil en la gestión de esta transición: los gestores de la cadena de suministro podían analizar mapas, tablas y gráficos que mostraban los niveles de existencias en todos los niveles de la cadena de suministro, las tasas de consumo de ARV nuevos y heredados, y el número de pacientes que pasaron a los nuevos regímenes. De este modo, los gestores de la cadena de suministro redistribuyeron las existencias entre los centros de tratamiento para garantizar un suministro fiable de los ARV heredados y evitar costosas adquisiciones innecesarias a medida que los nuevos regímenes sustituían a los antiguos. Los niveles de existencias de antirretrovirales ya eran adecuados antes de la intervención y se han mantenido. Entre abril de 2021 y febrero de 2022, el porcentaje mensual de centros de salud en los que había existencias de tenofovir, lamivudina y dolutegravir osciló entre el 97% y el 100% (media mensual del 98% desde 2018). El dolutegravir pediátrico 10 mg se introdujo en torno a junio de 2021, y el porcentaje mensual de centros de salud en los que estaba disponible también osciló entre el 97 y el 100% hasta febrero de 2022.

Hasta ahora, el principal impacto de la herramienta ha sido la visibilidad en línea de las existencias en los centros, lo que ha ayudado a los CMS a redistribuir las existencias, sobre todo de productos que suelen agotarse en los CMS, y evitar así interrupciones del tratamiento. A diferencia de la situación de los antirretrovirales descrita anteriormente, los niveles de existencias de la mayoría de los productos sanitarios son bajos en la actualidad debido principalmente a los retrasos de la CMS a la hora de renovar los contratos de adquisición a largo plazo. Con los bajos niveles de existencias, el cuadro de mandos está ayudando mucho al CMS a redistribuir las limitadas existencias para evitar interrupciones del tratamiento. Por ejemplo, el CMS está utilizando el cuadro de mandos de la cadena de suministro para localizar y consolidar los medicamentos y suministros de otros centros sanitarios para su redistribución durante una campaña de cirugía de cataratas en curso en el equipo de gestión sanitaria del distrito de Serowe-Palapye. En conjunto, la iniciativa ha demostrado ser una solución rentable y rápida, menos costosa que otras grandes iniciativas tecnológicas anteriores. El desarrollo de la herramienta ascendió a casi 55.000 dólares, con un desarrollo y puesta en marcha de ocho meses, y se trata de un software de código abierto sin cuota de suscripción. Una herramienta comparable con funciones similares, como Microsoft Power BI, costaría unos 5.000 dólares de cuota de suscripción mensual, y una solución eLMIS más robusta costaría más de 2 millones de dólares. Dado que no se disponía de fondos para invertir en un eLMIS, DHIS2 permite al menos consolidar los informes manuales mediante cargas automáticas, realizar análisis y compartir datos mediante una plataforma web.

Sin embargo, a pesar del éxito general de la iniciativa, han surgido algunos problemas, como fallos técnicos típicamente relacionados con el desarrollo de software y dificultades de conectividad al acceder a una nueva plataforma en línea. El problema más acuciante ha sido el impacto del traslado de grandes cantidades de datos al servidor del Ministerio de Sanidad, que ha provocado un procesamiento más lento de lo habitual. GHSC-PSM está trabajando con CMS para ampliar la capacidad del servidor. Ashenafi Desta Hordofa, Director de la Unidad de Gestión Logística de GHSC-PSM, anima a explorar todo el potencial de la plataforma a quienes estén considerando adaptaciones similares a DHIS2, especialmente en ausencia de otras soluciones eLMIS. «Podríamos haberlo hecho antes si hubiéramos entendido completamente las capacidades y aplicaciones de DHIS2 a la gestión de la cadena de suministro. Una vez que lo conoces mejor, te das cuenta de que se puede personalizar y de que tiene un potencial tremendo para el almacenamiento de datos y la elaboración de informes, así como para la presentación de análisis y visualizaciones de datos.»

Este artículo es una adaptación del informe técnico«Driving Last-Mile Solutions to Ensure Access to Public Health Commodities«, y se vuelve a publicar con el permiso de GHSC-PSM.